Виды делового общения

Деловое письмо-это форма профессионального общения, которая обычно состоит из меморандумов, электронных писем, писем и других документов. Обычно встречающееся в рабочей среде деловое письмо помогает сотрудникам эффективно общаться. Деловая переписка также используется для общения с внешними источниками, такими как другие компании или клиенты.
В зависимости от того, какой аудитории пишется письмо, (босс, коллеги, клиенты, другие компании) будут ожидаться определенные форматы. Аудитория также диктует содержание документа и его тон. В большинстве случаев ожидается профессиональный тон, хотя в некоторых случаях, например, с коллегами, можно использовать более непринужденный тон.
Барби Карпентер из Demand Media, агентства цифрового маркетинга, в своей статье делится четырьмя типами деловой коммуникации:
1) Коммуникация, ориентированная на результат. Этот тип переписки побуждает людей, особенно тех, кто работает в офисе, предпринимать действия или следовать определенным инструкциям. Примером этого является памятка с еженедельными целями команды. Ожидается, что она будет мотивационной для достижения твердых результатов.
2) Информационная коммуникация. Некоторые документы нацелены на достижение определенной цели, но некоторые просто информируют аудиторию. Например, электронное письмо может быть связано с изменением политики, справочным руководством для конкретной программы или объекта или изменениями в организационной структуре. Ожидается, что эти документы будут ясными, чтобы избежать неправильного толкования.
3) Негативная коммуникация. На рабочем месте происходят неизбежные события, которые могут не понравиться всем. Написание о них требует тщательного планирования

. Например, «специалисту по кадрам, возможно, придется написать письмо об увольнении или выходном пособии. В этом типе общения автор должен использовать твердый, но сочувственный тон и писать кратко, чтобы предоставить важную информацию в прямой форме».
4) Убедительная коммуникация. Это относится к предложениям или заявкам на получение государственного гранта, финансирования или партнерства. Линии должны быть убедительными и позитивными, чтобы произвести впечатление и зацепить получателя, чтобы рассмотреть или действовать по плану.
Каждая категория имеет свою общую цель. Исходя из поставленной цели, каждый из многочисленных деловых документов относится к этим четырем широким сегментам. Понимание этих концептуальных разделов поможет вам принять решение о выборе документа и его цели.
1. Учебное деловое письмо
Учебное деловое письмо предоставляет читателю информацию, необходимую для выполнения задачи. Эта задача может быть выполнена немедленно или для дальнейшего использования.
Этот тип документа должен разбивать процесс на этапы, которые понятны читателю. Письменная запись должна учитывать знания читателя о данной области, объеме задачи при одновременном учете вариаций или потенциальных проблем.
Примеры:
Руководство пользователя: руководство, ориентированное на то, чтобы позволить клиенту использовать продукт. Эффективные руководства пользователя имеют решающее значение для хорошего пользовательского опыта и счастливого клиента. Инструкции по эксплуатации часто рассматриваются как часть технического письма, которое тесно связано с деловым письмом.
Технические характеристики: технический документ, который содержит описание продукта или процесса, который позволяет его сконструировать или реконструировать незнакомому, но знающему пользователю, что обеспечивает эффективное распространение.
Памятка: краткое уведомление о новой информации, распространяемой в рамках большой группы в организации