Рационализация делопроизводства в центральных и местных учреждениях в–е годы

В 1920-е годы формирование обновленного революцией центрального и республиканского госаппаратов было сопряжено с изысканием инновационных форм документационного обеспечения (делопроизводства), которое уже в тот период воспринималась как одна из неотъемлемых вспомогательных функций аппарата управления государством. Совершенствование работы госорганов представлялось невозможным без упорядочения делопроизводственной сферы.
Насущные задачи, стоявшие в тот период перед советской властью в части регламентации процессов управления и постановки делопроизводства, нашли свое отражение в ряде нормативных актов местных органов власти того периода. Так, например, ЦИК Социалистической Советской Республики Беларусь 15 января 1921 года утвердил постановление «О формах печатей и порядке выдачи разрешений на право заказов печатей и штампов». Данное постановление оказало существенное влияние на внесение порядка в процессы заверения документации работниками госаппарата, оно определило допустимые формы печатей и штампов, перечень государственных учреждений, которым давалось право на использование гербовых печатей, указало порядок получения разрешений на изготовление таких печатей. Также положение утвердило единую для всех республиканских учреждений форму штампов, а также определило состав необходимых реквизитов для исходящей корреспонденции.
Еще один нормативный акт, изданный белорусским ЦИК, – «О порядке пользования печатями с государственным гербом» от 1922 года – конкретизировал и расширил перечень региональных госучреждений, обладавших правом использования гербовых печатей, и утвердил порядок получения разрешений на их изготовление и порядок учета. В дальнейшем, с внесением изменений в административно-территориальное деление (была введена новая система округов), вышло еще одно постановление, 1925 года, касавшееся применения печатей. Оно уточнило перечень учреждений в соответствии с новой системой территориального деления.
Конституция СССР 1924 года определила виды документов, издаваемых государственными и административными органами, уточнила порядок их опубликования. Декреты ВЦИК СССР предоставили государственным органам национальных республик и областей право вести делопроизводство не только на русском, но и на национальных языках. При этом устанавливалось правило, что та документация, что направлялась за пределы региона, должна была быть написана либо на двух языках - русском и национальном, – либо только на русском.
Рационализация документооборота касалась и непосредственно работы ЦИК и СНК РСФСР при осуществлении ими законодательной и законотворческой деятельности. СНК на заседаниях периодически принимал решения о порядке создания ЦИК и СНК декретов, положений и прочих нормативных актов: о процедурах подготовки, рассмотрения, редактирования, согласования и утверждения. Эти решения определяли единый порядок и последовательность стадий прохождения нормативных документов.
Еще 27 января 1918 года СНК РСФСР утвердил декрет «О редактировании и печатании законодательных и правительственных актов», а 20 декабря 1920 года – «О порядке рассмотрения и опубликования законодательных и правительственных актов», эти нормативные акты регламентировали процедуры издания правительственных актов, начиная с этапа предварительной подготовки и заканчивая этапами утверждения и публикации в печати. Впоследствии региональные власти при организации законотворческой деятельности на местах выпускали собственные нормативные акты, опираясь на декреты центральной власти. Так, например, белорусский СНК в феврале 1922 года разработал и утвердил собственный декрет «О порядке рассмотрения и опубликования…», по которому рассмотрение и согласование законопроектов с действующими нормами права, а также их редактура возлагались на законодательно-кодификционный отдел Наркомата юстиции, а публикация законов предполагалась в местном Собрании узаконений и распоряжений РКП ССРБ.
Рассматривая порядок документирования в сфере правительственной законодательной работы, необходимо отметить вышедшее в 1923 году постановление «Наказ о порядке работ Комиссии Законодательных Предположений при СНК СССР». Этот внушительный по объему документ содержал как сведения о регламенте работы органа власти, так и правила его документационного обеспечения. Помимо основных положений, касавшихся правительства, обязанностях его председателя, заместителей и других членов, в наказе присутствовали регламент вынесения вопросов на рассмотрение СНК, устанавливались сроки для согласования проектов, правила их оформления, редактуры, визирования, инструкции по ведению и оформлению протоколов и т.п. нюансы работы..
В феврале 1925 года ЦИК и СНК СССР издали постановление «О времени вступления в силу законов и распоряжений правительства Союза ССР, а равно распоряжений ведомств Союза ССР», регламентировавшее сроки и порядок вступления в силу нормативных актов в столичных городах республик Союза и их уездах, в губернских и прочих городах и их уездах, а также в местах, где отсутствовало административное деление территории на губернии и уезды.
Несмотря на то, что регламентация документирования законодательной деятельности была довольно четкой и детальной, местные органы власти, вынося законотворческие вопросы для рассмотрения на уровне центральных органов, далеко не всегда точно соблюдали эти инструкции

. Это стало причиной появления гигантского массива отдельных циркуляров, которые указывали учреждениям на необходимость придерживаться инструкций и соблюдать сроки представления основной и сопроводительной документации, регистрационный порядок, процедуры утверждения проектов, правила рассылки копий постановлений и протоколов госорганов и т.д. и т.п.
Из-за этой особенности коммуникации центральных и местных властей в 1920–е годы циркуляры стали самым распространенным типом документов, направленных на регламентацию разных аспектов делопроизводства в органах власти и учреждениях. В основном ответственность за издание циркуляров лежала на Управлении делами СНК и Секретариате ЦИК, поскольку именно они отвечали за постановку документационного обеспечения. Но в отдельных случаях публикация циркуляров происходила и от имени самого Совнаркома или Президиума ЦИК.
Также циркуляры местных органов власти утверждали порядок проведения соответствующих мер контроля за исполнением нормативных актов центральных властных органов. Например, циркуляр СНК Украинской ССР от 27.11.1926 года обязывал все наркоматы и центральные учреждения УССР проверять исполнение нормативных актов центра по специально разработанной Управделами Совнаркома табличной форме. Табличная форма проверки позволяла провести детальный и всесторонний контроль и уйти от необходимости проведения периодических проверок, которые, как показала предыдущая практика, почти всегда оказывались неполными или неэффективными. Аналогичный циркуляр об использовании табличной формы проверки исполнения документов вышел на территории Белорусской ССР 30 ноября 1926 года.
В 1920–е годы был также рационализирован порядок обмена корреспонденцией между разными учреждениями. Протоколом № 7 заседания Совнаркома от 8.03.1920 утверждена Инструкция для обмена служебной корреспонденцией между государственными учреждениями крупных городов. Инструкция была подготовлена Народным комиссариатом почт и телеграфов, поскольку обмен служебной документацией зачастую происходил именно посредством телеграфной связи и почты. В инструкции закреплялись основные почтовые правила работы с корреспонденцией (прием, сортировка, отправка и учет), предназначенной для пересылки между учреждениями, что относилось больше к сфере деятельности самих почтовых и телеграфных служб. Но наряду с этим инструкция определяла необходимые реквизиты для документов, процедуры их оформления, ведения реестровых записей, т.е. специфику процессов документационного обеспечения – делопроизводства. Правила оформления, отправки и приема корреспонденции, применения национальных языков в официальной переписке закреплялись также некоторыми циркулярами, внутренними распоряжениями и постановлениями протоколов Секретариата ЦИК и Управления делами Совнаркома. Циркуляр ЦИК 21.04.1924 года определял допустимость и порядок использования в текстах служебных документов сокращений и приводил их список. Протокольным постановлением Совнаркома СССР «О порядке передачи различных материалов» от 24.07.1924 (Протокол № 47, пункт 2103) закреплялись процедуры рассылки на места различной документации, использования бланков и т.д.
Предпринимались попытки рационализации обмена корреспонденцией между ведомствами. Так, в марте 1922 года на повестке заседания Совнаркома был вопрос о необходимости выработки и осуществления мер по сокращению объемов переписки между ведомствами. Было принято решение изучить аппараты ведомств для последующей рационализации их деятельности, а Наркомату рабоче-крестьянской инспекции давалось распоряжение пересмотреть штаты всех учреждений с целью изыскания возможностей для исключения излишнего обмена корреспонденцией и по итогам данной работы представить доклад о введении в учреждениях рационализированного делопроизводства. Результаты этого масштабного проекта не заставили себя ждать. К примеру, для Минской почтово-телеграфной конторы Наркомат РКИ в январе 1925 года подготовил проект постановления об учреждении при конторе Центрального пункта обмена корреспонденцией, который впоследствии и был реализован. Учреждение данного пункта обмена корреспонденцией не только позволило организовать эффективную экспедиторскую работу учреждений, включавшую оперативную доставку пакетов по принадлежности, но и привело к существенной экономии средств, расходуемых на курьерскую связь, поскольку штат курьеров удалось значительно сократить.
Четкий регламент был введен и для сроков исполнения местными органами входящей корреспонденции из центра. Соответствующие циркуляры ЦИК и Совнаркома постановляли всем наркоматам и государственным учреждениям исполнять поступившую от центральных органов и учреждений корреспонденцию в следующие сроки: срочную – в течение 24 часов, всю остальную – в течение 72 часов, и ровно в те же сроки требовалось доводить до сведения соответствующего центрального учреждения или органа отчет о предпринятых мерах