Рекомендации по совершенствованию оформления реквизитов документов. Внедрение стандарта в соответствии с ГОСТ

В целях совершенствования оформления реквизитов документов и документационного обеспечения в целом, в ГБОУ ООШ № 21 г.Новокуйбышевска предлагается ввести стандарт оформления документации в соответствием с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Внедрение государственного стандарта необходимо вводить, согласна плана, специально разработанных мероприятий, в целях обеспечить применение основных положений стандарта на организационно-распорядительные документы, которые
Внедрение стандарта заключается в проведении ряда мероприятий, обеспечивающих применение и распространение его основных положений на организационно-распорядительные документы. Внедрение стандарта предусматривает распространение правил оформления на весь перечень документов, образующийся в результате деятельности организации (приказы, распоряжения, протоколы, акты, и так далее).
Внедрение государственного стандарта будет наиболее эффективно при применении единых правил с правовыми положениями зафиксированными в Постановлении Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 (действует в ред. Постановлений Правительства Российской Федерации от 11.12.1997 N 1538, от 06.11.1998 N 1304, от 11.02.1999 N 154
Положения ГОСТа должны применяться и проектировщиками автоматизированных (электронных) систем ДОУ, а также при выработке правил использования факсимильной и электронной связи при передаче документов.
Основной задачей внедрения государственного стандарта и его применение заключается в повышении эффективности документирования управленческой деятельности, которая заключается в полной юридической полноценности изготавливаемых документов и обеспечение им (документом) его предназначения – доказательства.
То, что государственный стандарт носит рекомендательный характер, увеличивает значение по его внедрению, потому, как правила оформления управленческой и организационно-распорядительной документации по основной деятельности любого учреждения должны быть одинаковыми для всех.
ГОСТ должен вводиться силами службы документационного обеспечения организации (ДОУ), которые в первую очередь заинтересованы в унификации организационно-распорядительных документов.
Внедрение государственного стандарта должно носить добровольный характер при соблюдении информационной и технической совместимости.
Новый государственный стандарт вводится путем разработки и издания инструкции по делопроизводству, в которой будет учтены все рекомендации и правила оформления документации образующейся в результате деятельности любой организации.
Для внедрения государственного стандарта 2016 года необходимо разработать инструкцию по делопроизводству ГБОУ ООШ № 21 г.Новокуйбышевска в соответствии с новыми рекомендациями.
С целью совершенствованию документационного обеспечения, оформления реквизитов документов предлагается разработать проект инструкции по делопроизводству ГБОУ ООШ № 21 г.Новокуйбышевска.
Для совершенствования работы в области делопроизводства в образовательном учреждении необходимо провести работу по разработке и внедрению государственного стандарта по оформлению реквизитов документа в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 .
При оформлении документа необходимо использовать реквизиты документа приведенные в разделе 4 ГОСТ Р 7.0.97-2016:
1) наименование организации;
2) наименование структурного подразделения;
3) наименование должности лица;
4) справочные данные об организации;
5) наименование вида документа;
6) дата документа;
7) регистрационный номер документа;
8) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
9) место составления (издания) документа;
10) гриф ограничения доступа к документу;
11) адресат;
12) гриф утверждения документа;
13) заголовок к тексту;
14) текст документа;
15) отметка о приложении;
16) гриф согласования документа;
17) виза;
18) подпись;
18) отметка об электронной подписи;
19) печать;
20) отметка об исполнителе;
21) отметка о заверении копии;
22) отметка о поступлении документа;
23) резолюция;
24) отметка о контроле;
25) отметка о направлении документа в дело.
При подготовке бланков приказов и распоряжений учреждения необходимо включать реквизиты:
1) наименование организации;
2) наименование вида документа;
3) место составления или издания документа,
4) дата документа;
5) регистрационный номер документа.
При изготовлении письма, следует использовать следующие реквизиты:
1) наименование организации;
2) справочные данные об организации;
3) дата документа;
4) регистрационный номер документа;
5) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа.
Оформлять реквизиты документов необходимо в соответствии с разделом 5 ГОСТ Р 7.0.97-2016.
1) герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования, который размещается на бланках документов в соответствии Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ (ред

. от 20.12.2017) "О Государственном гербе Российской Федерации" и другими правовыми актами субъектов Российской Федерации;
2) эмблему размещают в соответствии с уставом организации или другими положениями;
3) товарный знак (знак обслуживания) - в соответствии с уставом организации или другими положениями;
4) код формы документа ставится на унифицированных формах документов в соответствии с локальным классификатором и Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД);
5) наименование организации – автора документа оформляется в соответствии с полным юридическим наименованием организации;
6) наименование структурного подразделения – автора документа располагается на бланках конкретных видов документов и писем, подготавливаемые структурными подразделениями на основании и в соответствии с локальными актами организации;
7) наименование должности лица – автора документа размещаются на бланках должностных лиц организации;
8) справочные данные об организации размещаются на бланках писем и включают в себя адрес организации, телефоны, электронную почту, ИНН, КПП, ОРГН, ОКПО;
9) наименование вида документа размещается на всех документах, кроме служебных писем;
10) дата документа оформляется в соответствии с датой подписания документа, если это протокол – в соответствии с датой события;
11) регистрационный номер документа – идентификационный номер, состоит из порядкового номера, по усмотрению организации могут добавляться индекс дела или буквенные обозначения;
13) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа проставляется ниже регистрационного номера;
14) место составления (издания) документа проставляется в документах, за исключением служебных писем , внутренних справочно-информационных документов или если место расположения организации включено в ее наименование;
15) гриф ограничения доступа к документу должен соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. Гриф ограничения доступа к документу (пометка «Для служебного пользования», гриф «Коммерческая тайна») может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации;
16) адресат – используется в оформлении внутренних справочно-информационных документах, служебных письмах;
17) гриф утверждения документа проставляется на документах в правом верхнем углу первого листа документа, правило размещения прописывается в локальных актах организации;
18) заголовок к тексту – сжатое и лаконичное содержание документа;
19) текст документа – составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации;
20) отметка о приложении содержит сведения о тех документах, которые прилагаются к сопроводительному письму;
21) гриф согласования ставится на документе в случае внешнего согласования с организациями, органами власти или должностными лицами;
22) внутреннее согласование документа оформляется визой;
23) подпись проставляется руководителем организации, в случае его отсутствия его заместителями, в соответствии с локальными актами;
24) печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, проставляется в соответствии с законодательством Российской Федерации;
25) отметка об исполнителе ставится в нижней части или на обороной стороне документа и включает в себя данные о том, кто исполнил данный документ;
26) отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа;
27) отметка о поступлении документа подтверждает факт поступления документа в организацию;
28) резолюция должна содержать указание кто, когда и в какой срок должен исполнить документ;
29) отметка о контроле свидетельствует, о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа;
30) отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним.
Проекты бланков документов учреждения должны изготавливаться в соответствии с разделом 6 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу