Рекомендации по совершенствованию документирования деятельности школы

В результате изучения способов и форм документирования в ГБОУ ООШ № 21 г.Новокуйбышевска выявлено, что работа с документами ведется в соответствии с утвержденной директором образовательного учреждения, номенклатурой дел, где указан перечень дел введенных в делопроизводство, и инструкцией по делопроизводству, в которой закрепляется технология создания, использования, обработки и архивного хранения документов.
Помимо этого, инструкция по делопроизводству содержит правила, регламентирующие работу лиц, ответственных за делопроизводство и устанавливает порядок работы со служебными документами учреждения, правила их создания, хранения, подготовки к сдаче в архив, требования к их содержанию и оформлению.
Как правило, это весьма внушительный локальный нормативный документ с большим количеством приложений отображающих все виды документов ГБОУ ООШ № 21 г.Новокуйбышевска. Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок разработки и согласования проекта документа, а также ответственность должностных лиц.
В ГБОУ ООШ № 21 г.Новокуйбышевска за составление и оформление различных видов документов отвечает служба делопроизводства состоящая 5 сотрудников: секретаря, инспектора по кадрам и заведующих структурными подразделениями (детскими садами) образовательного учреждения. Целью деятельности ответственных лиц является документационное обеспечение работы ГБОУ ООШ № 21 г.Новокуйбышевска, а так же ведение и контроль документооборота в полном объеме. А именно, приём, регистрация и обработка входящей корреспонденции, ведение реестра входящей/исходящей корреспонденции, ведение электронного документооборота и в том числе архива, сканирование и отправка копий документов, иная деловая переписка, оформление почтовых отправок оригиналов документов, писем – уведомлений, встреча гостей и прием посетителей, подготовка и проведение совещаний, деловых встреч, организация командировок для сотрудников организации и руководства школы, ведение всего кадрового делопроизводства (приказы и распоряжения по личному составу, командирование, отпуска, прием и увольнение и другие).
Также работа лиц, отвечающих за делопроизводство обеспечивает учет поступающей корреспонденции, отвечает за согласование, прохождение и исполнение документов в установленные сроки, информирует руководство ГБОУ ООШ № 21 г.Новокуйбышевска о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Согласно должностной инструкции, в своей работе лица ответственные за делопроизводство в образовательном учреждении руководствуются Инструкцией по делопроизводству, утвержденной директором ГБОУ ООШ № 21 г.Новокуйбышевска. Наличие инструкции по делопроизводству в ГБОУ ООШ № 21 г.Новокуйбышевска, позволяет всем структурным подразделениям осуществлять работу по документообороту по единым правилам, содержит принципы и порядок документооборота, в том числе процесс подготовки документов. Также, инструкция по делопроизводству регламентирует изготовление, учет, использование и хранение печатей и бланков документов ГБОУ ООШ № 21 г.Новокуйбышевска.
В результате детального знакомства с документационным обеспечением выявлено, что делопроизводство в образовательном учреждении ведется в период с января по декабрь включительно. В деятельность службы делопроизводства образовательного учреждения включены следующие вопросы:
– состав управленческой документации;
– общие правила подготовки и оформления документов, включая правила оформления реквизитов документов;
– подготовка и оформления отдельных видов документов, их размножение, оформление и заверение копий;
– порядок изготовления, использования и хранения бланков, печатей и штампов

.
–прием, обработка и распределение поступившей документации, а также отправки исходящих документов;
– перемещения документов внутри образовательного учреждения; определение основных инстанций движения документов и правила обработки входящих, исходящих и внутренних документов на каждом этапе;
– правила обработки документов, поступающих (или отправляемых) по электронным каналам связи; порядок учета общего объема документооборота, а в случае необходимости – и объема документооборота отдельных структурных подразделений.
Документооборот в образовательном учреждении можно разделить на три группы.
В первую группу стоит отнести входящие документы. К ним относятся документы, которые поступают в учреждение посредством почтовых служб и курьеров, а также по электронной почте. К таким документам относятся письма, запросы, а также документы поступающие из государственных органов.
Во вторую группу стоит отнести исходящие документы: документы отправленные в государственные органы по инициативе учреждения, а также в качестве ответов на запросы.
В третью группу документов входят внутренние документы ГБОУ ООШ № 21 г.Новокуйбышевска – то есть документы, которые используются и распространяются только внутри учреждения.
Внутренние документы учреждения также можно классифицировать на несколько групп:
1) уставы, положения, различные инструкции – относятся к организационным документам ГБОУ ООШ № 21 г.Новокуйбышевска;
2) решения, приказы, распоряжения – относятся к распорядительной документации;
3) текущие и перспективные планы, отчеты – к отчетной документации;
4) рассылки, информационные письма;
5) трудовые договоры, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков так далее – относятся к кадровой документации;
6) договоры, счета на оплату, акты выполненных работ. Товарная накладная и так далее – относятся к бухгалтерской документации;
В процесс документооборота и делопроизводства в целом, может входить осуществление таких действий, как:
– приём, обработка и регистрация документов, поступающих в учреждение, в том числе и иностранных документов;
– последующее рассмотрение поступивших документов руководством учреждения или иными лицами, для которых поступившие документы предназначались;
– доведение документов непосредственно до исполнителей;
– исполнение документов;
– подготовка ответов, последующая регистрация отправляемых документов и непосредственно отправка документов тому, от которого документ поступил изначально.
К одной из функций документационного обеспечения в ГБОУ ООШ № 21 г.Новокуйбышевска относится упорядочивание процесса изготовления документов путем утверждения типовых форм документов.
Одну из главных ролей в организации деятельности учреждения осуществляет делопроизводство организационно-распорядительных документов, которые регулируют производственные отношения внутри ГБОУ ООШ № 21 г.Новокуйбышевска, при этом достаточно часто служат письменным доказательством при возникновении трудовых и иных споров.
Согласно действующей Инструкции по делопроизводству в ГБОУ ООШ № 21 г.Новокуйбышевска, контролю подлежат все документы, требующие исполнения. Также, по указанию руководства образовательного учреждения (директора школы, заместителей директора) на контроль могут быть поставлены любые документы, отдельные пункты из них, устные или письменные распоряжения руководителя. На контроль поступают только зарегистрированные документы. Организационно-распорядительные документы регистрируются в журнале регистрации организационно-распорядительных документов.
При постановке документа на контроль на верхнем поле документа справа секретарём делается отметка о контроле, которую обозначают словом «Контроль»