Предложение по введению новой номенклатуры дел ГБОУ ООШ №
Зарегистрируйся в два клика и получи неограниченный доступ к материалам,а также
промокод
на новый заказ в Автор24. Это бесплатно.
Наряду с введением в ГБОУ ООШ № 21 инструкции по делопроизводству существует необходимость приведения номенклатуры дел образовательного учреждения привести в соответствие с нормативными документами и согласовать с архивной организацией.
Раздел 3.4 основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 года, определяет номенклатуру дел учреждения, как систематизированный перечень заголовков дел, где указываются сроки хранения дел.
Номенклатура дел предназначена для систематизации исполненных делопроизводством дел, определяет срок хранения таких дел и используется для составлении описи дел, предназначенных для передачи в архив.
Составляется номенклатура дел на основании регламентирующих деятельность образовательного учреждения, фактически образующихся в процессе деятельности учреждения, а так же номенклатуры дел за предшествующие годы.
Разрабатывается номенклатура дел службой делопроизводства учреждения, общим отделом или отделом канцелярии, учитывая дела структурных подразделений или специалистов учреждения. Номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией учреждения (далее - ЭК), архивным отделом и руководителем учреждения. Такая номенклатура называется сводной номенклатурой дел.
Заведующие детских садов, ведущие делопроизводство в своих структурных подразделениях, составляют свою номенклатуру согласовывают с руководителем структурного подразделения и направляют в службу ДОУ для составления сводной номенклатуры.
В конце каждого года номенклатура дел уточняется и подготавливается новая, подписывается руководителем учреждения и начинает свое действие с 1 января следующего года. С момента действия номенклатуры дел из нее делаются выписки по структурным подразделениям, для руководства в работе.
Номенклатура дел после своего утверждения и согласования подготавливается не менее чем в трех экземплярах: один остается в учреждении
на постоянном хранении, второй экземпляр находится в работе, третий направляется в вышестоящий архивный отдел.
Согласовывать сводную номенклатуру дел с архивной организацией необходимо не реже одного раза в 5 лет, только в случае изменения наименование дел или внедрение нового структурного подразделения, сводная номенклатура дел должна быть пересмотрена и согласована, не зависимо от того, как давно было согласование с архивом.
Сводная номенклатура имеет структуру в соответствии с наименованиями структурных подразделений или наименования основных направлений деятельности учреждения.
В номенклатуру дел учреждения включают периодические издания.
В случае возникновения в течении года необходимости вводить не внесенное в номенклатуру дело, наименование вносится в резервные графы с индексами.
В первой графе номенклатуры ставится индексы дела, в него входит индекс структурного подразделения, выглядит – «01» и порядковый номер дела – «01» (01-01, 01-02 и так далее).
Во второй графе номенклатуры дел пишется заголовок дела в соответствии со степенью важности дел
Зарегистрируйся, чтобы продолжить изучение работы
. Вначале располагаются заголовки дел организационно-распорядительной документации, затем остальные.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
наименование вида документа (переписка, журнал и так далее) или их разновидностей (протоколы, распоряжения и так далее);
автор документа;
наименование организации, которой адресованы или от которой получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;
даты, к которым относятся документы дела;
указание на копийность документов дела.
Третья графа номенклатуры заполняется по мере окончания дел делопроизводством или в конце календарного года, в них указываются крайние даты дела.
Четвертая графа содержит сведения о сроках хранения дела и номера статей в соответствии Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
Пятая графа номенклатуры дел содержит сведения о переходящих делах, выделение к уничтожению и другие.
В конце номенклатуры оформляется итоговая запись об общем количестве дел постоянного и временного сроков хранения.
Таким образом, рассмотрев недостатки в организации делопроизводства можно сделать некоторые выводы.
Внедрение данного стандарта предназначено для достижения наибольшей эффективности в организации делопроизводства и оформлении документации в образовательном учреждении. При внедрении нового стандарта и создания централизованной системы документационного учета позволит значительно сократить время работы с документом, а также повысит его качественные характеристики. Данная мера позволит создать единый информационный центр учреждения и вести качественный оперативный контроль, за движением документов. Структурные подразделения при этом будут освобождены от многочисленных дублирующих операций.
Наряду с внедрением нового стандарта можно рекомендовать изменить управленческую структуру образовательного учреждения, что в значительной
мере снимет огромный пласт документации с ограниченного количества лиц, ответственных за делопроизводство и улучшит качество их работы.
ГБОУ ООШ № 21 так же необходимо номенклатуру дел учреждения привести в соответствие с нормативными документами, внести в проект инструкции по делопроизводству образовательного учреждения раздел касающийся понятию номенклатуры дел учреждения и согласовать с архивной организацией.
Отсутствие специалиста ответственного за архив организации в значительной мере снижает и качество оформления дел постоянного срока хранения, имеющих особую ценность
50% дипломной работы недоступно для прочтения
Закажи написание дипломной работы по выбранной теме всего за пару кликов. Персональная работа в кратчайшее время!
