Разработка рекомендаций по совершенствованию системы управления проектами в ЗАО «Москва-Макдональдс»

В ходе изучения системы управления проектами ЗАО «Москва – Макдональдс» было установлено, что компания полномасштабно внедряет проектный подход в управлении деятельностью и, в частности, в сфере оптимизации производственной системы, бизнес-процессов, управления персоналом и т.д. Для повышения эффективности проектного управления компания использует систему внутренних стандартов – Золотой стандарт ввода инициатив и коммуникаций, а также модель NABIT. Вместе с тем, компания не останавливается на достигнутом и продолжает работу по оптимизации системы управления проектами. Этому способствуют ряд нерешенных проблем в данной сфере, которые подлежат устранению с целью повышения эффективности управления бизнесом, сокращения сроков управления проектами, более рационального использования ресурсов. В настоящее время, возможности решения указанных проблем связаны с реализацией мероприятий, направленных на сокращение времени тестирования и ввода проектов, повышение мотивации персонала, оптимизации процесса коммуникации участников проекта.
Выделенные проблемы непосредственно взаимосвязаны. Так, в компании параллельно ведется ряд проектов, для тестирования и ввода которых задействовано всегда одно и то же количество предприятий быстрого обслуживания – 30 объектов. При этом, для управления разными проектами компания назначает разных консультантов. Учитывая, что предприятия быстрого обслуживания одновременно ведут тестирование и ввод сразу нескольких проектов, количество консультантов, с которыми приходится коммуницировать менеджерам и работникам бригад ПБО, может достигать 15 и даже 20 человек. Такой подход имеет ряд недостатков, отмеченных ранее:
1) увеличение времени взаимодействия с консультантами мешает персоналу ПБО выполнять свои функциональные обязанности, в том числе, связанные с тестированием тех или иных проектов;
2) на обучение персонала в офисе выделяется 2 часа в неделю, а ассистентам – 1 день в месяц (для изучения нововведений, подготовку презентаций, освоение новых стандартов и т.п.). За столь ограниченное время обеспечить эффективный процесс персонала невозможно, лишь небольшая часть сотрудников готова обучаться вне рабочей смены и вне офиса. В результате, у работников ПБО отсутствует мотивация для обучения и оперативного освоения требований и стандартов в связи с принятыми нововведениями;
3) недостаточно эффективный процесс коммуникации проектного офиса и подразделений компании является причиной неоднозначного понимания и различных толкований методологии управления проектами в компании, в результате чего, для достижения цели проекта требуется больше ресурсов и времени, что снижает их эффективность.
Для решения указанных проблем, в компании следует:
Ограничить количество параллельно тестируемых проектов. Это позволит сократить нагрузку на персонал, уменьшить число консультантов, с которыми в период тестирования проектов взаимодействует персонал, снизить временные затраты, связанные с коммуникациями между участниками проектов, сократить время тестирования и ввода проекта, получить экономию человеческих и финансовых ресурсов, повысить эффективность проектов и проектной деятельности компании в целом;
Процесс обучения работников персонала организовать не на индивидуальной основе (каждый работник индивидуально решает, в какой день недели или месяца он занимается обучением), а на групповой с привлечением консультанта. В частности, организовывать обучение каждой бригады (смены) в определенный день на плановой основе, используя методики группового обучения и усвоения знаний. При таком подходе, процесс обучения будет проходить более эффективно, поскольку групповые методики обучения способствуют лучшему усвоению новой информации

. Результативность обучения целесообразно контролировать путем прохождения тестирования работников по результатам посещения обучающих мероприятий по итогам месяца;
С целью повышения мотивации персонала целесообразно процесс усвоения знаний стандартов по нововведениям связать с основными бизнес-процессами. Для этого систему показателей эффективности деятельности персонала можно дополнить специальным индикатором, который характеризует интенсивность и качество усвоения сотрудником проектных нововведений. Еще одним возможным стимулом повышения эффективности обучения персонала может быть внедрение соревновательного принципа с учетом результатов тестирования персонала по итогам посещения обучающих мероприятий. Для сотрудников, которые получили наиболее высокие баллы по результатам тестирования может представляться право выбора времени тарифного отпуска (выходного дня), сокращения рабочей смены на один или два часа раз в неделю и т.п.
Далее кратко рассмотрим основные этапы разработки и реализации предлагаемого проекта организационных изменений по оптимизации системы управления проектами в ЗАО «Москва-Макдональдс».
На первом этапе рассмотрим необходимость и целесообразность осуществления предлагаемых организационных изменений. Принимая во внимание, что в связи с параллельным выполнением сразу нескольких проектов в тестируемых ПБО продолжительность жизненного цикла проектов в среднем увеличивается на 5 недель. Следовательно, в связи с увеличением продолжительности тестирования проектов компания в среднем несет дополнительные издержки в размере 215 млн. руб, в год. Дополнительные издержки возникают в связи с необходимостью оплаты труда консультантов, а также некоторым снижением производительности труда персонала тестируемых ПБО в период освоения нововведений.
Необходимость реализации организационных мероприятий в сети предприятий быстрого обслуживания ЗАО «Москва – Макдоналдс» представляется обоснованной. Реализация проекта имеет важное экономическое и социальное значение для компании, которое выражается в повышении выручки и снижении издержек компании в связи с сокращением продолжительности тестирования нововведений в компании, повышением эффективности обучения персонала и повышением мотивации сотрудников.
Целью организационного проекта является внедрение мероприятий по оптимизации системы управления проектами ЗАО «Москва – Макдоналдс».
Для реализации проекта в компании разработан комплекс мероприятий в соответствии с Золотыми стандартами ввода и коммуникации (табл. 4).
Таблица 4 – Этапы реализации организационных мероприятий по оптимизации системы управления проектами в ЗАО «Москва – Макдоналдс»
Этап реализации проекта Сроки реализации Ответственные участники проекта
Определение возможностей для улучшения на основании обратной связи от сотрудников Январь 2020 г. Проектный отдел компании
Анализ ввода проекта для дальнейших непрерывных улучшений Январь –февраль 2020 г. Проектный отдел компании
Стратегическое планирование последовательности ввода всех инициатив на уровне компании Февраль – март 2020 г. Высшее руководство компании, проектный офис компании
Разработка плана проекта и последовательности действий по вводу Март 2020 г. Проектный отдел компании
Информация и обучение в формате NABIT для всех вовлечённых сторон Март – апрель 2020 г. Проектный отдел компании
Поддержка ввода инициатив NABIT со стороны руководителей Март – апрель 2020 г. Высшее руководство компании, директора ПБО, проектный офис компании
Реализация проектных инициатив на высшем уровне управления компанией Апрель 2020 г