Оценка эффективности работы с документами, выявление проблем
Зарегистрируйся в два клика и получи неограниченный доступ к материалам,а также
промокод
на новый заказ в Автор24. Это бесплатно.
Возможности современных программных продуктов велики, поэтому при внедрении системы электронного документооборота в организациях нередко отмечаются следующие результаты:
1) сокращение времени на выполнение рутинных операций по работе с документами;
2) оптимизация структуры и содержания деятельности отдельных подразделений предприятия и всей организации в целом;
3) получение дополнительной аналитической информации, которая может быть использована для принятия многих важных управленческих решений.
Подчеркнем, что описанные нами преимущества оказывают непосредственное влияние на экономическую эффективность бизнес-процессов, происходящих в организации. В то же время СЭД способствует повышению комплексной экономической эффективности за счет следующих моментов:
- экономии времени;
- эффект экономии ресурсов и материалов;
- ускорение оборота информации на предприятии.
Однако количественно оценить степень эффективности работы с документами достаточно затруднительно.
В качестве факторов качественной оценки уровня эффективности внедрения СЭД могут быть использованы показатели, которые сравнивают затраты времени и других ресурсов до и после внедрения систем электронного документооборота. К таким показателям, в частности, относятся:
1) показатель сокращения непроизводственных временных затрат, который рассчитывается как отношение объема времени, затрачиваемого на обработку документов (регистрация, рассылка, время на поиск документов, время выполнения контрольных операций по документам и поручениям) к внедрению СЭД к объему аналогичных затрат времени после внедрения СЭД;
2) показатель ускорения информационных потоков - это отношение объема времени на передачу документа на исполнение (пересылки документа между структурными подразделениями, подготовке типовых документов, согласовании типовых документов) до внедрения СЭД к объему аналогичных затрат времени после внедрения СЭД;
3) показатель экономии стоимости ресурсов и материалов - отношение расходов на канцелярию (в руб.) до внедрения СЭД до значения аналогичных расходов после внедрения СЭД.
Мы можем считать полученные результаты положительными и рекомендовать СЭД для использования в дошкольных образовательных учреждениях.
Мы выявили средний уровень эффективности внедрения и применения СЭД. Это означает необходимость несущественных изменений во внутренней структуре или интерфейсе СЭД.
Итак, в ходе нашего исследования проанализированы функциональные возможности и особенности системы электронного документооборота - «1С: Документооборот». Мы определили, что в настоящее время данная СЭД удовлетворяет требованиям потребителей, оказывает базовый спектр услуг, однако имеет и некоторые конкурентные отличия и преимущества.
В частности, к преимуществам системы 1С можно отнести сервисы ведения договоров, web-клиента, управления работами, интеграции с 1С, ведения клиентской базы и архива документов, ввода и распознавания документов.
Оценка общей эффективности внедрения СЭД производилась на основании следующих входных показателей:
- сокращение непроизводственных временных затрат;
- ускорение информационных потоков;
- экономия стоимости ресурсов и материалов
Зарегистрируйся, чтобы продолжить изучение работы
.
Итак, мы определили, что в настоящее время СЭД организации удовлетворяет требованиям потребителей, оказывают базовый спектр услуг, однако имеют и некоторые конкурентные отличия и преимущества. В частности, к преимуществам системы 1С относят сервисы ведение договоров, web-клиента, управление работами, интеграции с 1С, ведение клиентской базы и архива документов, ввода и распознавания документов (OCR), a также обращения граждан. Однако в результате анализа факторов общей оценки эффективности внедрения СЭД имеют место показатели, имеющие различную природу (качественную и количественную). Поэтому для определения эффективности внедрения системы электронного документооборота на предприятии предложено использование методологии нечеткого моделирования, на базе которой построена нечеткая модель, входными переменными которой являются показатели:
- сокращение непроизводственных временных затрат;
- ускорение информационных потоков;
- экономии стоимости ресурсов и материалов.
Исходную переменную модели - оценку уровня эффективности от внедрение СЭД - представлены лингвистической переменной, отражает оценочное суждения (например, «низкий», «средний» или «высокий»). В рамках проведения исследовательской апробации модели для клиентов, внедряющих или решают вопрос о введении СЭД, двух ИТ-компаний обнаружены совпадение более 90% оценок и выводов, что позволяет сделать вывод о приемлемом уровне адекватности модели. перспективой дальнейших исследований является расширение множества входных переменных, разработка алгоритмов обучения и настройки параметров нечеткой модели.
Рассматривается методика анализа системы документооборота, рассчитываются показатели эффективности работы с документами и на основе этих данных разрабатывается комплекс мероприятий по оптимизации документооборота.
Сегодня задача организации эффективной работы с документами актуальна как для государственных и крупных коммерческих структур, так и для организаций малого и среднего бизнеса. Большинство предприятий за время своей деятельности накопили приличный архив документов, которым нужно управлять, что при постоянном росте документооборота становится делать все сложнее. В то же время не существует хорошо формализованных доступных методов оценки влияния организации документооборота на эффективность бизнеса (деятельности)
50% курсовой работы недоступно для прочтения
Закажи написание курсовой работы по выбранной теме всего за пару кликов. Персональная работа в кратчайшее время!
