Мероприятия, направленные на совершенствование услуг транспортной компании

Рассмотрим конкретные мероприятия, благодаря которым компания ООО "ДХЛ Экспресс" сможет в перспективе повысить конкурентоспособность своих услуг и привлечь к себе больше внимания потенциальных клиентов, нуждающихся в этих услугах.
По первому направлению можно предложить такие меры, как внедрение в работу предприятия системы электронного документооборота DocsVision, которая представляет собой современный упрощенный программный продукт, предназначенный для управления документами и бизнес-процессами.
Необходимо уточнить, что платформа DocsVision – это своего рода первоосновой, необходимая для любой компании, занимающейся логистическими услугами. При этом при делании всегда можно модифицировать данную программу, внеся в нее необходимые дополнения, улучшающие работу с документацией и получением, а также передачей необходимой информации.
Речь в данном случае идет о разработке на данной основе собственных необходимых приложений, например:
- «Делопроизводство», улучшающее процесс делопроизводства на предприятии, потому что нет необходимости создавать документы в бумажном варианте, работа с электронной информацией намного быстрее и надежнее;
− «Управление процессами», улучшающее работу всех бизнес–процессов, например, заключение договоров, предоставление необходимой документом всем заинтересованным лицам.
В зависимости от назначения документации, а также выполняемых сотрудниками обязанности платформой DocsVision предусмотрена система безопасности, которая может разрешать или запрещать любому работнику доступ к той или иной информации, ограничивая круг лиц, для которых работа с этими документами не является обязательной.
Это гарантирует не только секретность , но и высокую степень сохранности документации. Не секрет, что в работе транспортных компаний очень часто случаются случаи утраты необходимой документации, сопровождающей грузы. Из-за этого большая часть грузов неопределенное время находится на таможне. А задержка как правило, сопровождается дополнительными финансовыми потерями.
При разработке и внедрении программы DocVision потребуются дополнительные расходы, связанные с шифрованием или добавлением к документам электронной подписи (при наличии соответствующих сертификатов). Успешное внедрение решений по управлению документами и бизнес-процессами на основе данной платформы определенно будет ускорять реализацию услуг компания ООО "ДХЛ Экспресс", предоставляющей услуги по транспортировке грузов и документов.
Таким образом, ускорение документооборота при перемещении грузов и сохранность документов, их сопровождающих, - это значительный фактор, улучшающий качество услуг компании.
А результате внедрения документооборота в организации:
- деятельность с документами будет более упорядочена;
- можно будет быстрее найти нужный документ, если он будет представлен в электронном виде;
- уменьшается период реализации бизнес-процессов;
- меньше будет в работе неточностей и несоответствий;
- повысится в целом качество услуг.
В результате внедрения документооборота будет меньше претензий со стороны заказчиков, соответственно их потребности будут удовлетворяться более полно. Также можно предположить, что будет меньше простоев в транспортировке грузопотоков и, соответственно, меньше расходов.
Это отразиться на себестоимости перевозок и, следовательно, в целом на стоимости услуг компании

. Но что особенно важно, что с внедрением документооборота все бизнес процессы станут прозрачнее, а конкурентные позиции компании ООО "ДХЛ Экспресс" на рынке усилятся.
Схематично электронный документооборот представлен на рисунке 2.
Рис. 2. Схема электронного документооборота

Проанализируем главные этапы, которые будут необходимы для эффективной работы приведенной выше схемы.
На этапе мониторинга рынка необходимо будет сопоставить применяющиеся на практике системы автоматизации документооборота, например, Directum, DocsVision,
На следующем этапе возникает необходимость осуществления обследования и анализа документационного обеспечения. Здесь необходимо определить главные бизнес-процессы, а также потоки работ и формальные схемы движения документов.
Третий этап - это подготовка инфраструктуры. Речь идет о непосредственно приобретении системы, установки программного обеспечения и внедрения ПС.
Для того, чтобы система эффективно работала, необходимо обучить персонал, который будет с ней работать. Для этого следует направить на специальные курсы или пригласить специалиста для обучения работников, которые планируется поставить для работы с новой программой. В нашлем случае это 11 человек, работающих в компании ООО "ДХЛ Экспресс" филиал в г. Владивосток.
На этапе эксплуатации готовится приказ о действии системы автоматизации документооборота и готовится список пользователей.
Завершает работу по внедрению нового программного продукта процесс тестирования работы СЭД, в ходе которого:
- обнаруживаются неудовлетворительная работа отдельных параметров работы системы,
- выявляются ошибки,
- осуществляется наладка всей системы в целом,
- осуществляется устранение ошибок.
По второму направлению применимы следующие мероприятия по маркетинговому приему, связанному с продвижением официального сайта компании. Необходимо отметить, что информационный ресурс доступен пользователям на протяжении 24 часов ежедневно. Другими словами, в любой момент потенциальный клиент может зайти на сайт и увидеть интересующую его информацию, которую он может использовать для удовлетворения своих потребностей.
Предполагается, что онлайн заказ будет работать следующим способом: Действие клиента
1. Клиент предварительно оформляет заказ;
2. Заключает договор с транспортной компанией;
3. Подписывает документ с помощью электронной подписи;
4. Отправляет на электронную почту компании данный договор; 5. Взносит половину стоимости услуг на расчетный счет фирмы.
Таким образом, один из необходимых и важных пунктов настоящего договора будет осуществлен.
После подписания договора компания осуществляет следующие действия.
1. Ознакомление с типовым договором;
2. Поиск подходящего транспорта;
3. Подтверждение о зачислении средств;
4. Отправка подписанного с помощью электронной подписи договора клиенту для отчета;
5. Отправка транспорта на погрузку;
6. Информирование об отправке транспорта на погрузку.
Таким образом, разработанные выше мероприятия будут способствовать улучшению качества предоставляемых компанией ООО"ДХЛ Экспресс" филиал в г