Текущее состояние управления проектами в Школе искусств «Дерево»

Поскольку проектами в разных организациях могут называть разные объекты, в соответствии с представленной в первой главе теорией при описании КСУП целесообразно в первую очередь очертить границы проектов. Проектами в Школе искусств «Дерево» считают комплексы взаимосвязанных мероприятий, направленный на решение поставленных задач в условиях временных и ресурсных ограничений.
С учетом специфики и планов развития компании можно выделить два типа проектов в Школе искусств «Дерево»:
1) проекты в составе текущей образовательной и творческой деятельности: концерты, выставки, участие в городских, краевых, региональных и всероссийских конкурсах; участие в городских мероприятиях, фестивалях, приуроченных к значимым датам. Так же проведение совместных арт-проектов с другими учреждениями культуры, в результате совместного творчества происходит создание новых продуктов, примером может служить участие в находкинской городской ночи искусств «Арт залив»;
2) проекты развития, рассмотренные выше в разд. 2.1.
В данном разделе предполагается выделить внешние и внутренние факторы, влияющие на управление проектами в Школе искусств «Дерево», а также провести сопоставление факторов в формате перекрестного SWOT-анализа.
Исследование проведено по плану:
- экспертные оценки выполнения компонентов КСУП;
- экспертные оценки уровня зрелости КСУП;
- формализация проблемной зоны текущего состояния управления проектами в виде причинно-следственной диаграммы;
- систематизация факторов в формате SWOT.
Экспертные оценки выполнения компонентов КСУП
Для повышения объективности автором к исследованию привлечена экспертная группа из пяти опытных менеджеров и специалистов Школы искусств (таблица 5).
Таблица 5 – Состав экспертной группы
Эксперт Компетенции
Руководитель школы, предприниматель Высшее экономическое образование, стаж работы более 10 лет. Опыт работы экспертом различных проектов в области менеджмента, маркетинга, финансов, образования, культуры.
Финансовый директор Высшее экономическое образование, стаж работы более 10 лет. Опыт работы экспертом различных проектов в области менеджмента, финансов.
Коммерческий директор Высшее экономическое образование, стаж работы более 5 лет. Опыт работы экспертом различных проектов в области менеджмента, маркетинга.
Директор по учебной части Высшее педагогическое образование, стаж работы более 10 лет. Опыт работы экспертом различных проектов в области образования, культуры.
Маркетолог Высшее экономическое образование, стаж работы 3 года. Опыт работы экспертом различных проектов в области менеджмента, маркетинга.
Источник: составлено автором
То есть у экспертной группы есть необходимые компетенции для анализа КСУП.
В соответствии с рассмотренной в Главе 1 теорией структуры КСУП дана экспертная оценка эффективности подсистем КСУП по отношению к этапам проектов (таблица 6). В таблице представлена усредненная оценка по пятибалльной шкале представленных выше экспертов.
Таблица 6 – Экспертная оценка эффективности подсистем КСУП по отношению к этапам проектов
Подсистема КСУП Этап проектирования Средн.
Инициация Планирование Исполнение Контроль Завершение
1) управление содержанием и объемами работ 2,4 2,7 4,5 3,8 3,4 3,4
2) управление временем, продолжительностью 2,6 2,5 2,4 2,8 2,9 2,6
Окончание таблицы 6
Подсистема КСУП Этап проектирования Средн.
Инициация Планирование Исполнение Контроль Завершение
3) управление стоимостью 2,8 3,6 4,3 3,6 3,5 3,6
4) управление качеством 2,0 2,4 2,8 2,9 2,9 2,6
5) управление закупками и поставками 4,0 4,5 4,6 4,3 2,5 4,0
6) управление распределением ресурсов 3,7 3,8 3,9 3,5 3,5 3,7
7) управление человеческими ресурсами 2,5 2,5 2,6 2,4 3,2 2,6
8) управление рисками 0,8 0,8 2,0 2,1 2,1 1,6
9) управление запасами ресурсов 3,0 3,4 4,4 4,2 3,0 3,6
10) интеграционное управление 2,7 2,5 2,7 2,5 2,2 2,5
11) управление информацией и коммуникациями 2,5 2,5 2,4 2,3 1,8 2,3
Средн. 2,6 2,8 3,3 3,1 2,8 2,9
Источник: результаты экспертных оценок
По результатам экспертной оценки построен профиль КСУП (рисунок 7).
Рисунок 7 – Текущий профиль КСУП Школы искусств «Дерево»
Источник: составлено автором по результатам экспертных оценок
Средняя общая оценка – 2,9 балла при максимуме 5,0 баллов. То есть имеются и слабые и сильные стороны.
Наиболее отстающие подсистемы (со средним баллом менее 3 ед. – по мнению экспертов) детально рассмотрены в таблице 7.
Таблица 7 – Выводы по результатам экспертной оценки компонентов КСУП (анализ слабых факторов)
Компонент КСУП Описание проблемной ситуации
2) управление временем, продолжительностью Оценивается субъективно. Специальное ПО для управления проектами не используется.
Отсутствует принцип работы с инициативами и инициации проектов. Это часто приводит к потере эффективных бизнес-идей или реализации заведомо неэффективных проектов. СППР не используются.
4) управление качеством Отсутствие формализации. Нет ответственных. Нет утвержденной методологии оценки качества проектов.
7) управление человеческими ресурсами Отсутствует объективный механизм стимулирования проектной деятельности. Субъективный подход к премированию проектной работы
8) управление рисками Процесс на формализован. Отсутствуют ответственные.
10) интеграционное управление Проблемы в интеграционном управлении: конфликты между ресурсами при одновременном выполнении проектов. Отсутствует принцип распределения ресурсами между проектами. В орг. структуре не заложен проектный принцип работы. Это ведет к неэффективному использованию внутренних ресурсов, недозагрузке и перегрузке персонала.
11) управление информацией и коммуникациями Информация по проектам хранится в неструктурированном виде или не хранится вовсе

. Это ведет к потере знаний и накопленных экспертиз.
Источник: составлено автором по результатам опроса экспертов
Таким образом, слабые места КСУП:
- субъективность в принятии решений, не использование СППР;
- неиспользование специального ПО для моделирования проектов;
- отсутствие формализации процессов и процедур в рамках проектной деятельности;
- отсутствие ответственных по ряду компонентов КСУП;
- субъективный подход к премированию проектной работы;
- в орг. структуре не заложен проектный принцип работы.
Автором выделены также сильные подсистемы (со средним баллом более 3,5 ед. – по мнению экспертов) – см. таблицу 8.
Таблица 8 – Выводы по результатам экспертной оценки компонентов КСУП (анализ сильных факторов)
Компонент КСУП Описание сильной стороны КСУП
3) управление стоимостью У компании есть планы развития, видение. Реализуется стратегия – стратегия развития товара (услуг). Стратегия подразумевает под собой разработку новых услуг для существующих рынков при сохранении и приумножении имеющихся компетенций. Это – стратегия роста, при которой потребители уже знакомы с брендом компании, уже есть сформированный имидж компании. Основной источник доходов и прибыли в стратегии развития товара (услуг) – расширение товарных линий бренда (ассортимента услуг) и выход в новые потребительские сегменты. Данная стратегия предполагает увеличение объемов продаж за счет выведения на существующие рынки новых услуг. Для этого целесообразно регулярно изучать рынок, внедрять, поддерживать и вовремя сворачивать проекты.
Поэтому на любой проект выделяется определенный бюджет, который планируется. Выход за пределы бюджета оценивается как крайне негативная ситуация.
5) управление закупками и поставками В орг. структуре есть ответственный за снабжение. Проблем со снабжением, как правило, не возникает.
6) управление распределением ресурсов Внутри проекта ресурсы распределяются эффективно благодаря двум факторам:
- обеспеченность ресурсами (финансовыми и материальными);
- высокий уровень квалификации персонала;
- наличие у компании опыта по реализации различных образовательных и творческих проектов.
9) управление запасами ресурсов В орг. структуре есть ответственный за финансовое и экономическое планирование.
Имеется в наличие запасы (в виде реквизита и др.) для большинства типовых творческих проектов.
Источник: составлено автором по результатам опроса экспертов
Таким образом, выделены сильные стороны КСУП:
- наличие у компании стратегических планов, видения и стратегии развития;
- наличие в орг. структуре подразделений, выполняющих элементы проектного офиса (снабжение, маркетинг, финансовое планирование);
- обеспеченность финансовыми и материальными ресурсами для большинства типовых творческих проектов;
- высокий уровень квалификации персонала;
- наличие у компании опыта по реализации различных образовательных и творческих проектов.
Выделенные сильные и слабые факторы далее будут использованы в SWOT-анализе.
Экспертные оценки уровня зрелости КСУП
Исследование проведено с помощью модели Г. Керцнера. Данная модель имеет практическую ценность в совершенствовании КСУП, поскольку считается, что каждый следующий за другим уровнем не может быть начат, пока не пройден предыдущий .
Достижение каждого следующего уровня зрелости управления проектами повышает эффективность управления проектами и снижает риски неудачи проектов.
Оценка зрелости проводилось с привлечением помощи экспертов. Состав экспертной группы приведен выше.
Согласно модели Г. Керцнера, выделяют пять уровней зрелости .
Оценка уровня зрелости определялась путем выявления индивидуального мнения экспертов (+ или –) и усреднения результатов (таблица 9).
Таблица 9 – Экспертные оценки уровня зрелости КСУП в Школе искусств «Дерево»
Объект экспертизы Оценка эксперта Средняя
Уровень Характеристики
1 2 3 4 5
Первый Бессистемный процесс Управление проектами существует, проекты каким-то образом выполняются, но исключительно из субъективного видения руководителей. Каждый руководитель ведет свой проект исходя из своего субъективного представления о правильности тех или иных действий – + + + + +
Второй Повторяющийся процесс Руководители управляют проектами примерно в одном ключе, но никто это не контролирует и не проверяет. Есть разрозненная документация по управлению проектами, но нет единого утвержденного стандарта по управлению проектами – + + + + +
Окончание таблицы 9
Объект экспертизы Оценка эксперта Средняя
Уровень Характеристики
1 2 3 4 5
Третий Единый процесс. Существует единый набор регламентной документации, регулирующий процесс работы над проектами. Этой документации придерживаются руководители проектов. Существуют механизмы контроля над соблюдением единого регламента управления проектами – – – – + –
Четвертый Измеряемый процесс. Появляется проектная аналитика в разрезе проектов и групп проектов, менеджеров. На основе метрик осуществляется оперативное управление, и выявляются процессы, требующие вмешательства – – – – – –
Пятый Постоянная оптимизация. Проектный офис компании регулярно ревизует методологию управления проектами – – – – – –
В среднем уровень зрелости – первый. То есть в компании проекты реализуются, но нет никакой документации по проектному управлению, нет единых утвержденных правил управления проектами. Контроль также осуществляется субъективно.
Таким образом, уровень зрелости КСУП Школы искусств «Дерево» – первый