Понятие документирования кадровой деятельности

В современных условиях в рамках своего функционирования любая организация осуществляет кадровую деятельность, направленную на достижение цели по реализации кадровой политики.
Так, под кадровой политикой организации, как правило, понимается определенная система теоретических взглядов, норм, принципов и правил, на основании которых осуществляется выработка ключевых направлений работы с персоналом, а также способы реализации данной работы, направленные на формирование сплоченного и работоспособного коллектива.
В качестве ключевых задач осуществления кадровой деятельности целесообразно рассматривать:
- обеспечение организации достаточно опытными, высококвалифицированными, а также заинтересованными работниками;
- рациональное и максимально эффективное использование профессионального мастерства и потенциальных возможностей каждого работника;
- создание благоприятных условий для максимально возможной удовлетворенности персонала своей работой;
- поощрение, стимулирование и поддержка стремления всех работников к созданию и поддержанию благоприятного психологического климата в коллективе;
- способствование формированию заинтересованности работников в достижении общей цели и выгоды своего коллектива и организации в целом.
Реализация кадровой деятельности не возможна без документирования данного процесса (подготовка, оформление, организация работы и хранения кадровой документации), который достаточно подробно и детально регламентирован действующими нормативно-правовыми актами.
Под документированием понимается запись информации на материальный носитель по установленным правилам.
Носитель документированной информации представляет собой материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой и изобразительной или символьной информации.
В тоже время документационное обеспечение управления представляет собой деятельность, целенаправленно обеспечивающую функции управления документами.
В связи с этим документационное обеспечение управления рассматривает документы, в том числе кадровые, как имеющие юридическую силу (значимость), под которой в рамках рассматриваемого процесса понимается признак документа, предполагающий наличие возможности документа, как непосредственно (для нормативно-правовых актов), так и опосредованно инициировать юридические последствия.
Таким образом, под официальным (служебным) документом понимается документ, созданный юридическим, должностным или физическим лицом, оформленный в установленном порядке.
В связи с этим одними из ключевых понятий документационного обеспечения управления являются формуляр и реквизит документа, так как именно они гарантируют правильность оформления документации.
В настоящее время под реквизитом понимается элемент оформления документа.
Формуляр представляет собой совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности.
Реквизиты и формуляры документов оформляются в соответствии с нормами и правилами установленными государственным стандартом, правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, а также инструкциями и стандартами по делопроизводству конкретных организаций.
Важнейшее значение для документационного обеспечения управления имеет назначение и оформление документа и сфера деятельности конкретной организации, а значит и такое понятие как система документации.
Под системой документации, как правило понимается совокупность документов, взаимосвязанный по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к оформлению.
Кадровая документация представляет собой комплекс документов, образующихся в организации в процессе управления персоналом
Таким образом, под документированием кадровой деятельности понимается запись документной информации, образующейся в ходе реализации функций по управлению персоналом на материальный носитель по установленным действующим законодательством, а также локальными нормативными и методическими документами организации правилам.
Необходимо отметить, что состав, содержание и объем локальных нормативных документов может существенно отличаться и зависит от формы собственности, выполняемых функциях и сферы деятельности, организационной структуры и штатной численности, а также применения информационных технологий в конкретном учреждении

.
Однако, целесообразно выделить ряд документов, необходимых для качественного и эффективного ведения кадрового делопроизводства, к которым относятся:
- Положение об отделе кадров, либо структурном подразделении, в состав которого входят работники ответственные за ведение кадрового делопроизводства;
- Инструкция по делопроизводству;
- Инструкция по работе с документами, содержащими информацию ограниченного распространения (документы, имеющие отметки «Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна», либо содержащие персональные данные), если данная информация не является разделом Инструкции по делопроизводству;
- Номенклатура дел;
- Табель унифицированных форм документов;
- Альбом форм документов;
- Руководящий документ (стандарт) организации, определяющий работу с автоматизированной системой электронного документооборота (АСЭД).
Таким образом, локальные нормативные документы, регламентирующие процесс ведения кадрового делопроизводства, отражают его различные аспекты, дополняют друг друга и могут быть эффективны только при комплексном применении