Основные вопросы документирования кадровой деятельности в правовых актах различного порядка

Главный закон нашей страны – Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) - нормативный правовой акт, обладающий высшей юридической силой, где статья 37 посвящена праву на труд и «работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежедневный отпуск».
Кроме того, в качестве основного регулятора отношений «работник-работодатель» в организациях выступает Трудовой кодекс Российской Федерации.
Основной задачей рассматриваемого документа является защита прав работников и работодателей, а также создание оптимальных условий труда и правовое урегулирование трудовых споров.
Данное обстоятельство обуславливает тот факт, что Трудовым Кодексом устанавливаются правила трудового законодательства:
- права и обязанности работников;
- вопросы охраны труда; трудоустройство;
- профессиональная переподготовка и повышение квалификации;
- права и обязанности работодателя;
- оплата труда;
- нормирование труда;
- порядок и правила разрешения трудовых споров;
- гарантируется право работника на защиту здоровья, своего достоинства, на социальное страхование, судебную защиту прав и свобод, возмещение вреда, причиненного во время трудовой деятельности.
Кроме того, в рамках осуществлении деятельности кадровых служб могут использоваться закрепленные Кодексом Российской Федерации положения об административных правонарушениях в части привлечения к административной ответственности по отдельным видам административных правонарушений.
Федеральный закон «О государственном языке Российской Федерации» устанавливает необходимость использования русского языка в деятельности учреждений и организаций, а также в ведении делопроизводства.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, связанные с поиском, получением, передачей, производством и распространением информации; регламентирует применение информационных технологий, обеспечивает защиту информации.
На основании Федеральных законов и нормативных правовых актов Правительства РФ профильные федеральные министерства и ведомства разрабатывают собственные документы, регламентирующие трудовую сферу.
Еще одним регулятором трудовых отношений, а значит и кадрового делопроизводства, выступает Приказ ФМС от 28.06.2010 №147 «О формах и порядке уведомления Федеральной миграционной службы об осуществлении иностранными гражданами трудовой деятельности на территории Российской Федерации», который определяет порядок и формы информирования Федеральной миграционной службы о работе в организации иностранных граждан.
Отдельно стоит рассмотреть нормативные правовые основания ведения делопроизводства в организациях, так как важно не только уметь грамотно применять все законы и подзаконные акты, но и на их основе создавать нормативно-методические документы, необходимые для работы с распорядительной документацией.
В целях организации эффективной работы с документацией и соблюдения действующих норм и требований к оформлению документов, построению системы документооборота в разработаны следующие нормативные правовые документы:
- Федеральный закон о государственном языке Российской Федерации указывает на необходимость составления документов по личному составу работников на русском языке;
- Нормы Федеральных законов «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и «О противодействии коррупции» устанавливают обязательства кадрового работника использовать и оперировать личной информацией о работнике, например, при составлении отчетов или подготовке ответов на запросы сторонних организаций, только при получении от него письменного согласия на обработку персональных данных с указанием перечня таких данных

.
- Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ, определяют основные этапы документооборота и нормы оформления отдельных документов;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», содержит требования, предъявляемые к реквизитам документов, в том числе по личному составу;
- Рекомендации по заполнению трудовых книжек и пр.
Особого внимания заслуживает регламентация процедуры формирования дел в службе управления персоналом.
Формирование дел является достаточно сложным процессом, напрямую связанным с процедурой проведения экспертизы ценности документов.
Так, экспертиза ценности документов представляет собой достаточно сложный процесс, проходящий в два этапа (на стадии делопроизводства и при осуществлении архивного хранения).
Под экспертизой ценности понимается изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения.
Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства осуществляется:
- при разработке номенклатуры дел конкретного структурного подразделения, а также сводной номенклатуры дел организации;
- в ходе процесса осуществления формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;
- при подготовке дел к передаче в архив.
Вторым этапом экспертизы ценности документов является ее проведение сотрудниками архива рассматриваемого предприятия в рамках осуществления подготовки к передаче документов, имеющих постоянный срок хранения, на государственное хранение.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом генерального директора создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
В ЭК рассматриваемой организации входят: заместитель главного инженера, заместитель главного бухгалтера, начальник службы ДОУ, заведующий архивом.
Председателем ЭК является заместитель главного инженера.
Задачи, функции, права и порядок работы ЭК организации определены соответствующим положением.
Так, при осуществлении экспертизы ценности документов проводится отбор документов временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения для последующей передачи в архив организации (предприятия); отбор документов с временными сроками хранения и с пометками «До замены новыми», «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, с истекшими сроками хранения. Одновременно проверяется полнота и качество номенклатуры дел Общества, определяется правильность сроков хранения дел.
Архив организации проводит экспертизу ценности поступивших документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством государственного архива.
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Особого внимания заслуживает проведение экспертизы ценности электронных документов.
Так, говоря о научном толковании понятия электронного документа необходимо отметить позицию М.В. Ларина, который понимает под электронным документом зафиксированную на электронном носителе информацию, которая подлежит записыванию, сохранению, передаче и представлению в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами, и которая содержит реквизитами позволяющие ее идентифицировать.
Для более полного, всестороннего и объективного понимания содержания термина «электронный документ» целесообразно обратиться к международному опыту решения данной проблемы.
Так, в европейской архивной и делопроизводственной практике не производится четкого деления на бумажные (традиционные) и электронные документы.
В связи с этим требования европейских стандартов, регламентирующие процессы делопроизводства, документооборота и архивного хранения являются универсальными и едиными для всех типов документов.
В тоже время необходимо учитывать, что электронные документы имеют ряд особенностей, к которым целесообразно отнести:
- невозможность их восприятия человеком без использования определенных технических средств;
- неразрывная связь с информационными технологиями в рамках которых были созданы рассматриваемые документы;
- наличие различной физической и логической структуры;
- отсутствие четкой привязанности к определенному носителю информации;
- возможность неограниченного воспроизведения, определяющая множественность форм и копий указанных документов, что обуславливает необходимость проведения эффективных мероприятий по поддержанию их аутентичности и целостности;
- необходимость детального формализованного описания в связи с большим количеством метаданных