Методы повышения эффективности системы сбыта внутри организации

Понятие "совершенствование" в широком смысле - качественное изменение объекта, нацеленного на улучшение его состояния и предоставление его новых свойства, необходимых, чтобы лучше удовлетворить целям его функционирования в окружающих условиях.
Улучшение системы продаж - непрерывный процесс обоснования и внедрения самых рациональных форм, методов, путей и способов его создания (реструктуризация) и развития; рационализация его отдельных сторон, контроля и идентификации слабых мест в управлении на основе непрерывной оценки соблюдения системы управления с внутренними и внешними условиями организации.
В каждой отдельной организации можно разными методами рационализировать систему продаж на основе внутренних и внешних условий и степени ее эффективности. Но есть общие образцы и методы для того, чтобы повысить эффективность системы продаж, подходящие для большинства средних и крупных коммерческих организаций. В небольших организациях нет никакой потребности в таких серьезных мерах контроля, а такжев средствах для осуществления таких программ, но некоторые упомянутые ниже рекомендации также полезны для небольших организаций.
Есть четыре главных типа совершенствования продаж на предприятии:
1) Улучшение контроля над планированием продаж;
2) Улучшенный контроль над внедрением планов продаж;
3) Назначение группы риска покупателю (клиенту);
4) Формирование базы данных и досье на клиентов.
Улучшение контроля над продажами является предпосылкой для выживания коммерческой организации, чтобы получить и сохранить ее предпочтительную долю рынка, и это же - цель оптимизации планирования продаж.
Планирование продаж должно быть поручено специализированному подразделению продаж или маркетинговому отделу, так как экономический отдел, у которого нет достаточной информации для этого, играет координирующую роль в планировании деятельности организации. Функции экономического отдела должны включать взаимную координацию планов функциональных и производственных отделов, а также разработку производственных планов относительно номенклатуры для организации в целом. Разработка планов продаж по типам продукции, принимая во внимание программы для внедрения существенно новых продуктов, их взаимосвязь с услугами организации должна быть организована отделом продаж или маркетинговым отделом в организации и контроль этой деятельности лежит на руководителях данных отделов.
Основным критерием оптимизации продаж, планируемых в соответствии с рыночным спросом, является бухгалтерский учет и корреляция параметров контроля в планировании продаж, а именно:
- выбранная модель развития организации (включая стратегию рыночной конкуренции);
- максимальный возможный объем продаж, определенный на основе исследования рынка;
- оптимальный с точки зрения максимизации прибыли в соответствии с возможностями организации объем продукции, гарантируя при этом равенство предельного дохода и предельных затрат;
- оптимальные продовольственные программы;
- согласование планов по продажам с планами по производству, включая графики выпуска готовой продукции, с целью внедрения планов продаж и поставки своевременно и согласно номенклатуре.
Руководитель маркетингового отдела представляет прогнозы максимально возможных ежегодных продаж продуктов организации главе экономического отдела сбыта. На основе полученных данных и анализа этих данных, прогнозирования тенденций продаж продуктов и принятия во внимание организации других аспектов планирования продаж, он организует разработку планов проекта продаж относительно продуктов организации. Общая методология, которая подходит для использования отделом сбыта в подготовке планов продаж, включает следующие стадии:
1

. На основе полученных данных, изменения в объемах продаж, создании нового плана продаж.
2. Сравнение и контроль данных проекта с данными о прогнозе для максимального возможного объема ежегодных продаж.
3. Планы продаж, которые составлены отделом сбыта, должны контролироваться руководителями торговых и маркетинговых отделов.
Все эти стадии позволят избежать производства или покупки неконкурентных товаров.
Улучшение контроля над внедрением планов продаж подразумевает постоянный анализ экономическим отделом процессов продаж и товарооборота, а так же внедрения плана относительно сбыта товаров. Это позволяет определять отклонения в поставке, отгрузке, получении товаров, оплаты за товары, и т.д. и принимать необходимые управленческие решения. Таким образом, выполняется эффективный оперативный контроль над сбытом предприятия.
Назначение группы риска покупателю нужно для того, чтобы управлять различными аспектами отношений с контрагентами в соответствии с коммерческими контрактами и предотвращать ухудшение работы организации из-за неправильного выбора покупателя (клиента), решать, возобновить контракт с таким покупателем и обеспечить ли коммерческий кредит.
Формирование базы данных (досье) клиентов необходимо, чтобы оптимизировать заключение контрактов и отслеживание заказов.
Досье - одобренная форма внутреннего бухгалтерского учета (здесь, форма бухгалтерского учета - определенно выраженная система данных, включая документы, материалы, файлы), это - структурированный набор всех доступных данных о клиенте (покупателе). Досье включает:
- все реквизиты клиента;
- данные по должностным лицам клиента, которые принимают решения об определенных пунктах контрактов (иногда менеджеры по продажам имеют свои собственные файлы и не включают эту информацию в базу данных, что приводит к проблемам, когда сотрудник увольняется);
- дата и результаты предварительных переговоров; данные по анализу финансового состояния и надежности (деловая целостность);
- данные по всем контрактам, заключенных клиентом и их фактическим выполнением, включая рабочие данные о полноте и своевременности поставок;
- данные по работе с просроченной дебиторской задолженностью;
- данные по спорам (в части требования и судебная работа); статистические данные по частоте заключения и предпочтительным условиям контрактов, о выполнении покупателем договорных обязательств (оплата и договорная дисциплина);
- и другие возможные данные по аспектам отношений между организацией и клиентом.
Досье (или база данных) должно регулярно обновляться в соответствии с новой информацией о клиенте.
Такое досье служит, чтобы управлять отношениями с покупателем для надежности и финансовой стабильности, соответствия договорной дисциплине, контролировать выполнение договорных обязательств самой организацией.
Таким образом, неспособность справиться с планированием сбыта в существующих условиях порождает следующие эффекты: переполненные склады, неуплаты, отсутствие оборотного капитала, чтобы купить сырье, приостановление производства. Подробная политика сбыта становится эффективным инструментом для текущего и последующего контроля над маркетинговой деятельностью организации и ее положением на рынке. В современных компаниях, с этой целью, используются базы данных, в настоящий момент самая популярная система управления электронным документооборотом "1C ERP".
Стимулирование сбыта - основной элемент воздействия на продажи, главным образом с использованием краткосрочных стимулов, которые разрабатываются, чтобы ускорить или увеличить продажи отдельных товаров или услуг потребителям или ритейлерам. Продвижение сбыта включает различные средства, стимулирующих потребителей - распространение образцов, купонов, предложений компенсации, снижения цены, премий, призов, потребительских вознаграждений, бесплатных образцов, гарантий, продажи на определенных условиях, поперечной стимуляции, демонстраций в пунктах продаж; продвижение торговли - снижение цены, реклама и демонстрационные скидки, свободные товары; стимулирование деловых партнеров - выставки-продажи и конференции, соревнования торговых представителей и специальная реклама.
Стимулирующие продажи могут преследовать много целей