Анализ документирования основной деятельности организации и направления её совершенствования
Зарегистрируйся в два клика и получи неограниченный доступ к материалам,а также
промокод
на новый заказ в Автор24. Это бесплатно.
Введение
Актуальность проблемы. Управление любой организацией неизбежно требует создания многих видов документов. Независимо от масштабов деятельности предприятия, количество обрабатываемых документов достаточно велико. Грамотная организация документооборота на предприятии влияет на оперативность, экономичность и надежность функционирования фирмы в целом. Данная выпускная квалификационная работа посвящена вопросам организации документооборота на предприятии. Информация по данному вопросу необходима и интересна руководителям, учредителям, участникам и собственникам организации и в особенности сотрудником для повышения результативности работы и принятия экономически обоснованных решений при осуществлении хозяйственной деятельности. Реальная практика хозяйственной деятельности демонстрирует, что правильная и грамотная организация документооборота в процессе управленческой деятельности является залогом успеха управления в целом. Если документооборот предприятия нерационален и не обеспечивает задачи управления, то профессиональная деятельность становится неэффективной. Все эти аспекты обусловили актуальность темы курсовой работы. Многие предприятия сталкиваются с проблемами в делопроизводстве, даже если это не касается его автоматизации: документы теряются, не проверяются, не контролируются и т.д. Организации имеют реальную возможность усовершенствовать качество аппарата управления, благодаря улучшению работы делопроизводства, что является одной из важнейших задач современной российской экономики. В процессе исследования были изучены работы различных авторов. Так, например, в работе Белова А.Н. описываются основы делопроизводства и требования к документообороту фирмы. Проводится анализ современных проблем контроля документов и дается перечень документов, которые необходимо контролировать. В работе Басакова М.И. представлен необходимый материал о порядке оформления широкого круга документов, обращающихся в организациях, а также изложена информация о структуре, функциях и задачах делопроизводственной службы. Цель данной выпускной квалификационной работы – изучение теоретических аспектов документооборота и проведение анализа документооборота на примере ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый». Для достижения указанной цели в выпускной квалификационной работе были поставлены следующие задачи: проанализировать сущность, принципы и задачи делопроизводства; сделать обзор нормативно-методической базы документирования деятельности предприятий и учреждений; провести организационно-экономическую характеристику ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый»; рассмотреть организацию работы с документами в деятельности ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый»; составить предложения по совершенствованию процедуры работы с документами деятельности в ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый». Предметом исследования, проведенного в выпускной квалификационной работе, является организация документооборота в процессе деятельности. Объектом исследования является ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый». Данная тема имеет практическую значимость, потому что от того, насколько слаженно организовано управление документооборотом, зависит не только успешность многих принимаемых решений, но и эффективность управления предприятия в целом. Современные системы ведения документооборота играют важную роль в оптимизации деятельности любой организации и позволяют значительно ускорить делопроизводственные операции, что во многом упрощает контроль исполнения документов.
Сущность, принципы и задачи делопроизводства
Успешное управление любым процессом, бизнесом, предприятием невозможно без использования современных технологий делопроизводства или документационного обеспечения управления (далее – ДОУ). Процесс управления базируется на информации об управляемых об...
Нормативно-методическая база документирования деятельности предприятий и учреждений
Нормативно-методическая база делопроизводства представляет собой совокупность законодательных актов Российской Федерации, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки, распространения и ...
Организационно-экономическая характеристика ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый»
Городской округ ЗАТО Светлый является закрытым административно-территориальным образованием. Находится на территории Татищевского района в 25 км. от г. Саратова. Сообщение по железной дороге электропоездами и по дорогам с асфальтовым покрытием, имеет...
Открыть главуОрганизация работы с документами в деятельности ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый»
Документационное обеспечение управленческой деятельности организации, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, организация документооборота и хранения документов, методическое руководство и обучение работников основам работ...
Открыть главуСовершенствование процедуры работы с документами деятельности в ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый»
В результате анализа практики работы с документами в ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый» были выявлены некоторые проблемы, которые определили основные направления совершенствования документационного обеспечения. Анализ деятельности ГУЗ МСЧ город...
Открыть главуЗаключение
В процессе написания работы выяснено, что документы играют большую роль в деятельности предприятия и от организации документооборота зависит эффективность и оперативность принимаемых управленческих решений. При правильной организации документооборота повышаются производительность и эффективность труда, выполняемого сотрудниками предприятия, уменьшаются затраты, связанные с функционированием аппарата управления. Отметим, что документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения. Документооборот на предприятии осуществляется в виде документопотоков, которые циркулируют между стадиями переработки информации (руководители, специалисты) и стадиями технической обработки документов (регистрация, копирование, отправка, контроль и т.д.). Как правило, выделяют три основных документопотока организации – входящие, исходящие и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности прохождения и обработки. В заключении нужно сказать, что управление документацией в Росси осуществляется на федеральном, региональном уровне, а также на уровне конкретной организации. Результатом деятельности структур по управлению документацией является нормативно-правовая и методическая база ДОУ. Она включает: - законодательные акты; - указы, распоряжения Президента РФ; - правовые акты федеральных органов исполнительной власти субъектов РФ; - ГОСТы, УСД, Общероссийские классификаторы и др. Ведущую роль в структуре управления документацией и хранении архивных документов занимает Росархив. В его состав входят пятнадцать федеральных государственных архивов, одна облущивающая организация и ВНИИДАД. Результатом деятельности ВНИИДАД является разработка практически всей нормативно-методической базы ДОУ нашей страны. Госстандарт также занимает важную роль в структуре управления документацией. Основная цель данной организации- разработка государственных стандартов и унифицированных форм различных документов. Документационное обеспечение управления (ДОУ) – деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами, то есть деятельность охватывающая вопросы документирования, документооборота, оперативного хранения и использования документов. В настоящее время документационное обеспечение управления применяется в любой организации, ведь правильно осуществляемая работа с документами имеет большое значение. От того как будет выстроена работа зависят оптимальные условия для всех видов работ с документами(с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение). В любой сфере делопроизводство обеспечивает четкое, быстрое производство технических операций по приему, регистрации и пересылки документов; быстрое нахождение всех нужных справок в делах; простой и надежный учет документов в делах текущего архива; систематический контроль и наблюдение за исполнение заданий по служебным документам при минимальном техническом аппарате. Таким образом, изучив организацию работы с документами и делопроизводственные процессы ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый», можно сказать, что документационное обеспечение управления основывается на нормативно-методических документах. Видовой состав документов в госпитале стандартный (приказы, распоряжения, письма, протоколы, справки и т.д.), присущий в основном любой организации. В целом документооборот в ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый» налажен достаточно хорошо. Итак, можно сделать заключение, что изучение организации работы с документами в ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый», является сложным процессом и требует больших усилий, а совершенствование делопроизводства в ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый» будет способствовать рационализации работы с документами. Таким образом, в результате написания данной выпускной квалификационной работы решены следующие задачи, поставленные во введении, в частности: 1) рассмотрены понятие и структура документооборота. Определено, что документооборот включает документопотоки входящие, исходящие и внутренние, которые отличается составом, направленностью, количеством движущейся документации, наличием подпотоков согласно избирательным функциональным делением потока, сложившимися маршрутами движения каждого типа документов; 2) изучены основные этапы документооборота организации: – экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию; – предварительное рассмотрение документов секретарем; – исполнение документов; – обработка исполненных и отправляемых документов; 3) определены типы документов ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый», в частности: – учредительные документы; – документы регионального уровня; – распорядительные документы; 4) исследованы взаимосвязи документов ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый». Выявлено, что центром документационного взаимодействия техникума является секретарь. Структуру документооборота госпиталя образуют входящие, исходящие и внутренние документы. Наиболее распространенной входящей документацией являются приказы и инструктивные письма Минздрава РФ и Саратовской области по общим вопросам, внутренней – приказы и распоряжения главного врача и его заместителей, а также документы начальников отделов и заведующих отделениями. Исходящий документопоток состоит из таких документов, как, отчеты, ответные письма в вышестоящие структуры и др. В качестве мер по совершенствованию документирования общей деятельности учреждения было предложено внедрение СЭД «1С: Документооборот ПРОФ» в ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый». Можно сделать заключение, что документооборот играет одну из наиболее важных ролей в деятельности и управлении предприятием, ведь залог обоснованного управленческого решения и продуктивной деятельности – своевременность получения документов и полнота их информации. Таким образом, задачи, поставленные в начале проектирования выпускной квалификационной работы, решены.
