Организация работы с документами в деятельности ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый»

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, организация документооборота и хранения документов, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагается на секретариат.
Основная делопроизводственная обязанность секретаря - это прием, учет, регистрация поступающей корреспонденции, передача документов на рассмотрение главному врачу, в соответствии с резолюцией передача в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо для подготовки ответов, контроль за исполнением документов. Регистрация исходящей документации, проверка правильности оформления, комплектование дел, подготовка и передача в действующий на предприятии архив. Также в функции секретариата входит выполнение копировальных работ, передача и принятие документов по факсимильной связи, обеспечение сохранности документов, выполнение указаний и поручений главного врача по приему посетителей, организации внеплановых совещаний, обеспечение справочниками, канцтоварами, бланками, бумагой и другие обязанности, закрепленные в должностной инструкции. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору, принимается и освобождается от должности приказом генерального директора.
В каждом структурном подразделении приказом главного врача назначено лицо, ответственное за ведение и формирование документации, касающейся деятельности данного участка в рамках производственного года. Прием дел, систематизацию, обеспечение сохранности в соответствии с определенными сроками, учет и ведение информационно-справочной работы по архивным документам осуществляет архивариус.
Все документы в архиве представлены на бумажном носителе.
Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, созданных в процессе деятельности, в учреждении приказом главного врача создана экспертная комиссия, которая действует на основании положения об экспертной комиссии. Председательствующим экспертной комиссии является сам главный врач, в состав членов входят секретарь как ответственный за документационное обеспечение управление, архивариус, юрисконсульт и бухгалтер.
Основным нормативным документом по делопроизводству учреждения является инструкция по делопроизводству, которая регламентирует правила, приемы и процессы создания документов, организацию документооборота, правила формирования и оформления дел, подготовку и передачу дел на архивное хранение и которая распространяется на всех сотрудников предприятия. Инструкция по делопроизводству утверждена генеральным директором и разработана в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, ГОСТ Р 7.0.97-2016, типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Особую роль в организации документационного обеспечения ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый» играет номенклатура дел, которая вбирает в себя все виды документов и дел, отражающих деятельность учреждения со всеми специфическими, только ему присущими особенностями. Номенклатура дел составлена в соответствии с требованиями, закрепленными в таких нормативно-методических документах, как Государственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основные правила работы архивов организаций, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Номенклатура дел используется в работе всеми лицами, ответственными за ведение документации, и поддерживается в актуальном состоянии, то есть появление любого нового вида дел согласовывается с секретарем и архивариусом для оперативного внесения дополнения в номенклатуру.
Правила работы с документами в ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый» регламентированы достаточно в условиях использования традиционных методов обработки документации. То есть делопроизводство учреждения приписывает обязательность представления документа на бумажном носителе, не говоря уж о том, что архивное хранение документов - бумажное.
Документирование деятельности ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый» включает в себя все виды работ, связанные с составлением и оформлением документов в организации, в то числе:
– составление и оформление организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);
– составление и оформление распорядительных документов (решений, приказов, распоряжений);
– подготовка плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов, справок);
– оформление протоколов заседаний (собраний, совещаний, комиссий и др.);
– ведение деловой переписки;
– составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (служебных записок, справок, списков, актов и др.).
Документооборот ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый» образуют потоки входящей, исходящей и внутренней документации. Отметим, что за 2018 год в организацию поступило 4500 документов, и столько же документов было отправлено из организации. Учет внутренних документов в организации не ведется, в связи с этим возникли сложности с определением количества документов, созданных в ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый» в 2018 году.
Оперограмма движения входящего документа в ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый», требующего исполнения и ответа, приведена в приложении 2.
Входящие документы – это документы, создаваемые за пределами ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый» (или созданные в организации, отправленные и вернувшиеся) и поступающие в организацию.
Входящими документами ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый» являются следующие:
– первичные документы – счета-фактуры, накладные и пр., отражающие хозяйственную деятельность организации и его отношения с контрагентами. На основании первичных документов строится бухгалтерский и налоговый учет;
– заявления о проведении предварительного обследования объекта;
– служебные письма, факсограммы и т.д.
Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества

. Также поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний и конференций.
Необходимо отметить, что для наиболее полного отображения документооборота ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый» в работе использованы оперограммы движения документов (входящих, исходящих и внутренних).
Исходящие документы – это документы, создаваемые в ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый» (или поступившие в организацию извне и снова отправляемые) и выходящие за его пределы.
Поток исходящих документов образуют претензионные и информационные письма, договоры, счет-фактуры, всевозможная отчетность организации перед органами государственного контроля (налоговые органы, органы пенсионного страхования) и другие документы.
Оперограмма движения исходящего документа ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый», приведена в приложении 3.
Внутренние документы ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый» по формам и назначению можно разделить на 3 группы:
– организационно-правовые документы (устав, положения, правила, инструкции);
– распорядительные документы (решения, приказы, распоряжения);
– плановые и отчетные документы (планы, программы, отчеты, справки);
– протоколы заседаний (собраний, совещаний, комиссий и др.);
– составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (служебные и докладные записки, справки, списки, акты и др.).
Оперограмма движения внутреннего инициативного документа (приказа по основной деятельности) ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый», визируемого юридическим отделом, с доработкой проекта по замечаниям и повторным согласованием, исполнителем которого является главный бухгалтер, приведена в приложении 4.
Общее делопроизводство в организации осуществляется секретариатом. При этом функции секретариата охватывают всю последовательность перемещений документов в организации, в ходе которых осуществляются операции по их приему, регистрации, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению, согласованию, подписанию и отправке.
Как уже говорилось в главе, работой с документами занимаются все работники ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый», а контроль за качеством подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов, копирования и тиражирования документов, их регистрация и учет возлагается на секретариат, состоящий из 7 человек.
Секретариат обеспечивает своевременную обработку, оформление поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению. Систематизирование и хранение документов делопроизводства и медицинского архива ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый», формирование и хранение законченных дел и медицинской документации, в соответствии с номенклатурой ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый»
Все документы, образующие документооборот ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый», разделены на три группы: входящие, исходящие и внутренние (таблица 2).
Таблица 2 - Анализ документооборота ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый» за период 2016-2018 гг.
Виды документов Количество документов Абсолютное изменение 2018/2016, шт. Темп роста, %
2016 2017 2018
1 2 3 4 5 6
Входящие 3840 4600 7778 3178 69
Исходящие 4625 5881 7597 2972 29
Внутренние, в том числе: 1385 1383 1959 574 41,6
– финансовые; 422 480 1266 844 200
– служебные; 358 444 662 304 85
– приказы, в том числе: 345 523 715 370 107
1 2 3 4 5 6
- по основной деятельности; 242 343 424 182 75
- по командировкам; 50 59 68 18 136
- по личному составу 53 91 123 70 132
Итого 9850 11864 17334 7484 87
Как видно из таблицы 2, наибольшая доля документов за период 2016-2018 гг. приходилась на входящие документы. Это связано с расширением деятельности учреждения, увеличения документооборота за счет запросов на коммерческие предложения, которые необходимо отправлять по электронной почте.
Как было представлено ранее, документооборот ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый» образуют потоки входящей, исходящей и внутренней документации. Поэтому целесообразно рассмотреть порядок работы с каждой группой документов в отдельности.
Входящими документами ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый» являются следующие:
– первичные документы – счета-фактуры, накладные и пр., отражающие финансово-хозяйственную деятельность учреждения и его отношения с контрагентами. На основании первичных документов строится бухгалтерский и налоговый учет;
– служебные письма, факсограммы, обращения граждан и т.д.
Входящие документы, пройдя предварительное рассмотрение, распределяют на потоки:
главному врачу ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый» – для обязательного рассмотрения;
структурным подразделениям или отдельно сотрудникам – для исполнения.
Главный врач ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый», рассмотрев документ, определяет исполнителя. Документ с резолюцией руководителя передается исполнителю и находится у него в работе до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена, на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается в канцелярию для подшивки в дело.
Исходящие документы – это документы, создаваемые в ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый» (или поступившие в организацию извне и снова отправляемые), и выходящие за его пределы.
Поток исходящих документов образуют информационные письма, договоры, счет-фактуры, всевозможная отчетность учреждения перед органами государственного контроля (вышестоящее учреждение, налоговые органы, органы пенсионного страхования), лечебные документы (справки сертификаты), документы больничного учёта и отчётности, акты о проведении лечебно-профилактических мероприятий, сопроводительные письма, приказы по основной деятельности, протоколы и предписания государственных инспекторов и другие документы, отражающие лечебно-профилактическую деятельность.
Внутренние документы ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый» по формам и назначению можно разделить на следующие группы:
– организационно-правовые документы (устав, положения, правила, инструкции);
– распорядительные документы (решения, приказы, распоряжения);
– плановые и отчетные документы (планы, программы, отчеты, справки);
– протоколы заседаний (собраний, совещаний, комиссий и др.);
– составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (служебные и докладные записки, справки, списки, акты и др.).
В ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый» фигурирует смешанный документооборот