Совершенствование процедуры работы с документами деятельности в ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый»

В результате анализа практики работы с документами в ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый» были выявлены некоторые проблемы, которые определили основные направления совершенствования документационного обеспечения.
Анализ деятельности ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый» и практики ее документирования позволил выделить следующие проблемы документационной деятельности организации:
потеря документов;
задержки прохождения и исполнения;
избыточность документооборота;
противоречивость принимаемых решений;
бесконтрольность исполнителей;
невозможность восстановления истории работы с документами.
Результатом является фактическая неуправляемость организации, которая выражается в том, что руководители не могут ответить даже на такие общие вопросы по документам и исполнителям, как:
какие документы и по каким проблемам находятся в работе;
какова предыстория и состояние решения конкретных вопросов;
чем занимались и занимаются конкретные исполнители и подразделения.
В последнее время требования к качеству документов заметно ужесточились, а объем документации вырос настолько, что рутинная работа по ведению архивных и статистических материалов стала отнимать слишком много времени и идет в ущерб непосредственной работе. К тому же ручное заполнение многочисленных бумаг приводит к тому, что качество и достоверность хранимых в них данных стали совершенно неприемлемого уровня и не позволяют получить реальную картину состояния дел в организации. Источник причин большинства проблем документационного обеспечения заключается в изначальном противоречии между требованием централизованного управления документацией и децентрализованной технологией учета. Журнальный учет работы с документами в организации ведется автономно в каждом структурном подразделении. При этом процедура выяснения состояния конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о документе во всех точках его прохождения. Для того же, чтобы обеспечить эффективное централизованное управление по некоторой совокупности документов, необходимо оперативно отслеживать и дублировать информацию из подразделений в центре. Это будет достигнуть за счет внедрения в деятельность организации системы электронного документооборота.
Также следует отметить некоторые проблемы ведения договорной работы, в частности:
– случаи потери документов в процессе согласования и хранения;
– затягивание сроков согласования договорных документов;
– нарушение сроков и этапов исполнения договоров.
Это связано с тем, что в организации отсутствует локальный нормативный документ, регламентирующий ведение договорной работы.
В целом, указанные проблемы необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.
Таким образом, в результате анализа деятельности ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый» и практики ее документирования можно сделать следующие выводы:
1) общее делопроизводство в организации осуществляется секретариатом, в функции которого входит осуществление операций по их приему, регистрации, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению, согласованию, подписанию и отправке документов. Все документы, которые обращаются в системе документооборота ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый», разделены на входящие, исходящие и внутренние. И с целью наиболее полного отображения движения потоков документов автором разработаны оперограммы движения входящих, исходящих и внутренних документов организации;
2) важной составляющей документирования деятельности ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый» является договорная работа, включающая следующие этапы: подготовительный, оформление договоров, формирование справочной информации, учет договоров, контроль и выполнение подписанных договоров, создание отчетности

. Ответственность за ведение договорной работы возложена на юридический отдел;
3) проведенный анализ позволил выделить следующие проблемы документационной деятельности ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый»: потеря документов, задержки прохождения и исполнения, избыточность документооборота, противоречивость принимаемых решений, бесконтрольность исполнителей, невозможность восстановления истории работы с документами, нарушение технологии ведения договорной работы.
Следовательно, перечисленные проблемы необходимо устранить.
При этом установлено, что в организации в последнее время высокий уровень текучести кадров, а это, в свою очередь, влечет за собой увеличение документооборота. Также наблюдаются сложности в контроле исполнения документов: многие документы не исполняются или исполняются с опозданием, также выявлены случаи потери документов. В целях борьбы с увеличивающимся объёмом документов, повышением исполнительской дисциплины и повышения качества выполнения этапов документирования предложено внедрение системы электронного документооборота.
Комплексное решение по организации электронного документооборота, обеспечивающее управление информационными потоками и документами компании должно быть ориентировано на то, что ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый» работает на программе «1С: Предприятие 8», соответственно и документооборот желательно вести на платформе «1С: Документооборот 8».
Программное решение «1С: Документооборот 8 ПРОФ», используя современные технологии работы с документами, поддерживает различные механизмы работы с документами с учетом разграничений прав доступа к ним. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ и традициям делопроизводства, сложившимся в российской практике.
Внедрение и использование программы «1С: Документооборот 8 ПРОФ» позволит систематизировать, а где-то и полностью автоматизировать документооборот.
Рассмотрим основные этапы внедрения СЭД «1С: Документооборот 8 ПРОФ» в работу ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый».
На первом этапе решаются организационные вопросы, регламентируется использование системы, проводится оптимизация и унификация документооборота, обучение сотрудников, накапливается необходимый опыт работы подразделений в условиях корпоративной технологии.
На втором этапе определяются разновидности документов, с которых следует начинать использование электронного документооборота. Это могут быть распорядительные документы, служебная переписка, т.е. те документы, к которым чаще всего обращаются в справочно-информационных целях.
На третьем этапе происходит масштабное использование функциональных возможностей СЭД.
Круг пользователей СЭД также дожжен расширяться поэтапно: от работников секретариата и ответственных лиц за ведение делопроизводства и документооборота в структурных подразделениях организации до руководителей и специалистов. При расширении числа пользователей рекомендуется начинать с наиболее психологически подготовленных и квалифицированных сотрудников, используя их опыт и навыки при освоении технологии другими сотрудниками.
Следует внедрять СЭД в тех подразделениях, где наиболее очевидны насущная необходимость и эффект от ее реализации. Здесь, в свою очередь, возникают следующие задачи:
– если сотрудники не умеют пользоваться СЭД, то следует организовать обязательный процесс обучения, предусмотреть это умение в качестве квалификационного требования для занятия определенных должностей;
– если сотрудники еще не привыкли к автоматизированной технологии, то необходимо контролировать, оказывать методическую помощь, проводить оптимизацию процессов работы;
– если сотрудники не хотят работать по-новому, то нужно использовать систему мотивации персонала, стимулов и, при необходимости, санкций, разъяснять преимущества и перспективы новой технологии.
В целом, внедрение системы электронного документооборота «1С: Документооборот 8 ПРОФ» в работу ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый» позволит выполнять все необходимые функции для осуществления бизнес-процессов:
– сократить то время, которое обычно затрачивается на выполнение работы;
– качественно улучшить результаты операций;
– позволит экономить ресурсы;
– сделает деятельность сотрудников более прозрачной и др.
В конечном счете, при внедрении «1С: Документооборот 8 ПРОФ» достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.
В ходе исследования особенностей документирования деятельности ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый» выявлено, что для оптимизации работы с документами в учреждении внедрить систему электронного документооборота на платформе «1С: Документооборот 8 ПРОФ».
Экономический эффект (Э) от внедрения СЭД «1С: Документооборот 8 ПРОФ» рассчитывается по формуле (1) путём соотношения плановых и фактических затрат на содержание системы:
Э = Бпл – Бф,(1),
где – Бпл – плановый бюджет расходов;
Бф – фактический бюджет расходов.
Бюджет расходов на СЭД «1С: Документооборот 8 ПРОФ» в ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый» включает затраты на выполнение типовых операций над документами.
Стоимость выполнения типовых операций над документами включает в себя следующие составляющие:
стоимость ресурсов, необходимых для выполнения той или иной операции с документами (бумага, расходные материалы, принтеры, копировальные аппараты) – 1260 руб./месяц;
производительность труда делопроизводителей – ответственных лиц за ведение делопроизводства и документооборота в организации, -которая измеряется количеством операций с документами, произведённых работником за единицу рабочего времени (час, рабочий день (8 ч.), месяц, год), или количеством времени, которое затрачено на осуществление типовой операции с документами.
Сравнительная оценка затрат на выполнение типовых операций с документами в ГУЗ МСЧ городского округа ЗАТО «Светлый» до и после внедрения СЭД «1С: Документооборот 8 ПРОФ» приведена в таблице 3.
Суммарные затраты времени (трудоемкость) на выполнение типовых операций с документами определяется по формуле (2):
Тр