Закрепление знаний в области стратегии развития информационных систем

Введение

Управление проектами — практическая область менеджмента, с помощью которой возможно очень увеличить эффективность качества работ и организации деятельности. Преимущество этой технологии управления проектами заключается в том, что она может быть применена параллельно с имеющимися инструментами управления и не нуждается в существенных преобразованиях в процессах и структуре предприятия.
Управление этими проектами применяют к любой бизнес сфере, для решения практически любой задачи и в любой отрасли. Формирование нового продукта, открытие новой розничной точки реализации, формирование нефтяных месторождений, внедрение системы управления компанией, строительство здания — все данные виды деятельности могут рассматриваться как проекты. А значит, перед менеджментом предприятий раскрываются безграничные возможности для усовершенствования данных видов деятельности с применением опробованных на практике и отработанных механизмов, технологий и шаблонов.
Весь мир управления проектами изменяется на наших глазах. Стремительно расширяются границы управления проектами, которые зафиксированы сводом знаний РМВОК-Guide в начале девяностых годов. Данные изменения появляются в ответ на вызовы время, на условия нынешнего бизнеса. И также новые возможности, которые предлагаются нынешним менеджментом проектов, знакомы пока очень узкому кругу специалистов.
Важность формирования стратегии на данный момент признает большое количество руководствуемого персонала. Правда, нужно отметить, что детально созданная стратегия в реальности нужна не каждой компании. Часто IT-стратегию формируют исходя из объема бизнеса. И если для некрупной компании нужно незначительно описать и раскрыть IT-стратегию, то есть понять рынок, услуги и продукты на данном рынке, то большая корпорация нуждается в очень детальном описании стратегии, кроме изучения рынков, также нужно определить цели, миссию, задачи компании, изучить стратегии бизнеса. Обоснование бизнес - стратегии в этом случае выявляет развитие взаимосвязанных направлений бизнеса, формирует основу для оперативных планов и оптимизации процессов, которые существуют в компании.
Хорошо отработанная стратегия может сформировать из различных бизнесов одну систему. Именно в этом направлении мы будем обсуждать создание развития IT-стратегии, применение которой становится оправданной и возможной только при наявности четких целей развития предприятия.
Целью отчета по практики является закрепление знаний в области стратегии развития информационных систем.
Для достижения заданной цели в работе необходимо рассмотреть ряд задач:
- рассмотреть вопрос значимости ИТ на современном предприятии;
- раскрыть вопрос последовательности стратегического анализа ИТ;
- провести характеристику содержания ИТ-стратегии;
- рассмотреть значимость ИТ-службы в стратегическом развитии компании, ее карту, показатели и метрики.
Для написания работы использовались как отечественные, так и зарубежные учебники, нормативные акты и источники сети Интернет.


1. Теоретические сведение о стратегии развития ИС

1.1 ИТ в современной компании
Завершение революции информационных технологий (ИТ) привело к конечному определению роли ИТ в компании и в жизни нынешнего общества в целом. Эта роль в основном инфраструктурная. Так же как в свое время использование железнодорожного сообщения, телеграфа, электричества и телефонии превратилось из конкурентного преимущества в требуемые элементы инфраструктуры, использование информационных технологий стало основным условием поддержки конкурентоспособного уровня компании.
Динамичное взаимопроникновение и развитие бизнеса также технологий влечет за собой очень качественные изменения функций IT и роли и соответствующих служб на современной компании. Это характерно и для РФ, и для планеты в целом. По мере роста уровня зрелости организаций изменяется отношение их руководителей к IT–службам. От них теперь ожидают не только введения самых новых технологий, сколько ценности или дополнительной пользы для основной деятельности компании. В таком контексте основными задачами, стоящими перед IT–службами, на сегодня являются:
ведение диалога с бизнесом, формирование ценности для бизнеса, понимание разрешение стоящих перед бизнесом задач и сути;
аргументированный подбор проектов для вложения в IT в зависимости от их стратегической и текущей бизнес–ценности;
количественное реализация и определение бизнес–ценности IT–проектов.
Сегодня IT все шире применяют для увеличения эффективности бизнеса за счет использования решений по автоматизации бухгалтерии и документооборота, ERP–систем и другие. На этом этапе к оценке расходов на IT добавляются определения и количественные оценки тех выгод, которые получают подразделения бизнеса от применения IT. Все чаще решения в IT –сфере используются совместно с руководителями подразделений бизнеса, в том числе вследствие роста стоимости корпоративных IT. Выростает популярность инструментов, которые позволяют получать оценки финансовой эффективности IT, также оценить возврат вложений.
Для примера рассмотрим систему электронного документооборота (СЭД). СЭД должна соответствовать наявной информационно–организационной структуре компании (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования данной структуры. Система электронного документооборота предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления компанией, включая:
процессы ввода, подготовки, хранения, вывода и поиска организационно–распорядительных документов;
процессы подготовки, хранения, ввода, вывода и поиска стандартных форм документов;
управление делопроизводством (обработка, создание и систематизация архивного хранения документов).
Возможны такие эффекты от применения проекта внедрения системы электронного документооборота в компании:
Стандартизация деятельности. Формирование единого порядка совместной и индивидуальной работы с документами в структурных подразделениях компании.
Ускорение повышение и выполнения прозрачности регламентированных бизнес–процессов, которые связанны с работой и обменом документами меж сотрудниками. Коллективная работа с документами.
Быстрое информирование сотрудников о миссии/целях/стратегии компании.
Увеличение прозрачности работы сотрудников.
Формирование корпоративного хранилища документов. Быстрый доступ, понижение времени поиска требуемого документа, исключение потери документов, обеспечение безопасности, актуальности, достоверности и неизменности документов.
Уменьшение затрат на бумагу, расходные материалы и обслуживание оргтехники.
Увеличение скорости и качества принятия управленческих решений на базе оперативного доступа к достоверной и актуальной информации.
Улучшение репутации компании, увеличение имиджа, повышение качества обслуживания клиентов.
Возможность выполнения анализа спорных ситуаций с помощью ведения истории работы с фиксации и информацией взаимодействия сотрудников в рамках этой Системы.
Оценка планирование занятости и загрузки сотрудников.
Увеличение взаимозаменяемости сотрудников.
Описанные эффекты от внедрения систем электронного документооборота уже есть весомым аргументов в пользу активного применения IT в управлении компанией. Особенно стоит отметить набирающую в последнее время популярность OLAP–технологию – технологию обработки данных, динамическую публикацию и включающую составление документов и отчётов. OLAP–технология служит для подготовки в целях управления бизнес–отчётов по продажам, маркетингу и прочее. В этом случае, можно набирать информацию о деянии компании в одной из учетных систем, к примеру, 1С–Предприятие, а быстрое получение отчетов в виде разных финансовых показателей получать в системе OLAP.
Такое массовое применение IT в управлении компанией может говорить о постепенной установке информационного общества – общества, в котором множество работающих занято производством, переработкой, хранением и применением информации, и именно высшей ее формы – знаний. Информационное общество характеризуется большим уровнем развития телекоммуникационных и информационных технологий и их интенсивным применением гражданами, органами государственной власти и бизнесом.
Примером применения IT в жизни нынешнего общества есть идея электронного правительства. Электронное правительство – это такой способ предоставления информации и оказания уже готового набора государственных услуг гражданам, бизнесу, иным ветвям государственным чиновникам и государственной власти, при котором индивидуальное взаимодействие между заявителем и государством снижено и максимально возможно применяются информационные технологии. Электронное правительство не есть дополнением или аналогом обычного правительства, а лишь выявляет новый способ взаимодействия на базе активного применения информационно–коммуникационных технологий (ИКТ) в целях увеличения эффективности предоставления услуг государства.
16 августа 2007 г. правительством РФ была принята концепция «электронное правительство». Согласно данной концепции «электронное правительство» будет формироваться двумя этапами:
2008 год – создание и утверждение требуемых документов;
2009–2010 годы – практическое внедрение.
10 сентября 2009 г. выпущен Указ № 721 «О внесении изменений в федеральную целевую программу „Электронная Россия (2002–2010 годы)“». В новой редакции ПО практически выделены мероприятия, показатели результативности, цели, направленные на формирование инфраструктуры электронного правительства РФ и применение Концепции создания в РФ электронного правительства до 2010 г. (распоряжение Правительства РФ от 6 мая 2008 года № 632–р).
Согласно положениям Программы состав инфраструктуры электронного правительства будет формироваться на унифицированной технологической платформе путем соединения на одной телекоммуникационной инфраструктуре его функциональных элементов – ИС федеральных органов исполняемой власти, субъектов РФ, органов местного самоуправления, а также элементов инфраструктуры общественного доступа – центров доступа в общественных приемных, библиотеках и ФГУП «Почта России», региональных и ведомственных центров телефонного обслуживания, сайтов государственных органов в сети Internet, региональных многофункциональных центров предоставления услуг. Кроме предоставления услуг для граждан и организаций в основных задачах инфраструктуры электронного правительства вносится формирование информационно–аналитических систем для увеличения эффективности государственного управления, мониторинга социально–экономического развития, управления ходом исполнения особых национальных задач (условное название ГАС «Управление»), то есть затрагиваются такие вопросы административной реформы и совершенствования государственного управления в РФ.
Нужно любому всегда помнить – «властители мира, это те, кто воспроизводят, а не те, кто употребляют, властители умов, это те, кто формируют информацию, а не те, кто употребляют».

1.2 Стратегический анализ IT
В нынешних условиях большинство проблем бизнеса могут быть выполнены с помощью ИТ. Вместе с тем в компании, как правило, есть ряд проблем, которые связаны в основном с отсутствием одной корпоративной политики в области информационных технологий и стратегии формирования корпоративной информационно – управленческой системы компании в целом.
Под IT-стратегией нужно понимать формализованную систему подходов, методов и принципов, на базе которых будут развиваться все компоненты корпоративной информационно- управляющей системы. [2, с. 13] Целью проекта по созданию IT-стратегии есть организация внедренного корпоративного процесса по развитию ИТ для обеспечения их соответствия основным целям и направлениям развития бизнеса компании. Достижение установленной цели в компании предоставит обеспечить:
- усовершенствование системы управления;
- целенаправленное внедрение и планирование ИТ;
- ориентацию ИТ для выполнения проблем бизнеса;
- формирование единого информационного пространства компании;
- понижение совокупной стоимости владения ИТ;
-уменьшение сроков внедрения новых ИТ, получения тиражируемых и быстрых результатов;
-увеличение эффективности применяемых ИТ и отдачи от инвестиций в информатизацию;
-возможность экономично и быстро расширять информационную инфраструктуру в будущем;
- увеличение акционерной стоимости и конкурентоспособности.[3, с. 31]
На данный момент существующие в компании ИТ способны помочь в решении таких задач:
- достижение целей организации;
- управление рисками;
-смена деятельности.
Известно, что руководство предприятия и пользователи воспринимают ценность ИТ различными образами. Чем больше уровень в иерархии руководства, тем больше ослабляется внимание к ИТ и повышается внимание к деятельности компании.
ИТ нужно формировать таким образом, чтобы они поддерживали все потребности компании с позиции улучшения функциональных и временных показателей, а инфраструктура ИТ обеспечивала бы род компании за счет повышения уровня удовлетворенности клиентов.[5, с. 20]
Стратегия информационных технологий предприятия состоит из рационального применения имеющихся в организации ИТ, отвечающие и поддерживающие миссию компании.
Основные цели стратегии информационных технологий:
- соответствие стратегии и задачам компании;
- формирование условий по применению всех возможностей деятельности и, соответственно, принятию максимальных преимуществ;
- использование ресурсов информационных технологий должным образом;
- управление рисками информационных технологий, связанных с применением ИТ.
Процесс формирования стратегии информационных технологий начинается с постановки целей для имеющихся в компании ИТ и выявления начальных направления развития. Затем выясняются измеримые показатели деятельности, значение которых сравнивается с требуемыми значениями

. Итогом могут явиться смена в деятельности компании. После постановки перечня и целей измеряемых показателей базовой задачей для правления становится достижение данных целей, а для дирекции – проведение изменений, способствующих их выполнению. Укажем основные цели:
- соответствие развития ИТ деятельности компании;
- формирование благоприятных условий базовой деятельности для получения максимальной выгоды;
- рациональное применения ресурсов информационной технологии;
- надлежащее управление рисками информационных технологий.
К числу базового направления по смене состава и функций ИТ можно отнести:
- увеличение степени автоматизации (для того чтобы выполнить деятельность намного эффективной);
- понижение затрат (с целью сделать компанию более результативной);
- управление рисками (обеспечение надежности, безопасности и соответствия).[8, с. 17]
Исключительная профессионализация и сложность сферы ИТ нуждается в привлечения большого круга специалистов компании. В нынешнее время почти все уровни управления компании вовлечены в процесс управления развитием ИТ.
Основные факторы, которые определяют ИТ- стратегию, являются:
- управление потребностями;
- управление ожиданиями.
В результате в компании требуется добиться:
- прозрачной отчетности для процессов управления контроля и рисками за использованием ИТ;
- иерархической упорядоченности стратегии, целей сверху вниз и политики в пределах всей компании;
- организационной структуры, которая поддерживает выполнение стратегии информационной технологии;
- смена показателей выполнения работы на базе оценки деятельности, которые были приняты благодаря применению ИТ;
- концентрации усилий на тех аспектах, которые поддерживают бизнес – процессы, которые направлены на удовлетворение клиентов, и более важных процессах информационных технологий, и которые увеличивают эффективность компании;
- наблюдения и планирования за управлением активами ИТ, за рисками, проектами, поставщиками и клиентами;
Стратегия информационных технологий позволяет сформировать гибкое предприятие, которое базируется в своей деятельности на знания и информацию. Основной вопрос заключается в том, находятся ли инвестиции в ИТ этого предприятия в соответствии с его стратегическими целями. То есть поддерживает ли стратегия информационных технологий общую стратегию компании. Это означает, что между данной деятельностью компании, текущими действиями в области ИТ и стратегией компании есть соответствие.[2, с. 15]
Основным документом, который определяет порядок эффективной реализации процессов по формированию стратегии информационных технологий, является план действий, который имеет основной перечень действий по формированию стратегии информационных технологий и субъекты стратегии информационных технологий. Самым важным элементом при формировании стратегии информационных технологий является опыт передовых компаний. Примерами передового опыта указывают, какие виды действий выполняли лидеры по управлению ИТ.
При формировании стратегии информационных технологий целесообразно пользоваться показателями деятельности, позволяющие понять, как стратегия информационных технологий улучшает деятельность компании. Часто данные показатели соотносятся с критическими факторами успеха. Примером этого можно назвать:
- улучшение рентабельности процессов информационных технологий;
- продолжительность системных простоев;
- пропускная способность ИС и время ответа на запросы клиентов;
- снижение затрат на менеджмент;
- доля вклада ИТ в услуги и продукты;
- рост числа стандартных процессов компании;
- рост удовлетворения ожиданий заинтересованных лиц;
- выполнение условий по бюджету, по графикам и по временным характеристикам;
- соответствие законам;
- соответствие согласованному профилю рисков и прозрачность в определении риска в организации;
- формирование новых каналов предоставления услуг клиентам;
- примеры деяний, которые демонстрируют высокий возврат вложений.[4, с. 10]
Формирование стратегии информационных технологий требует написания планов действий. В них указан порядок действий по смене структуры компании для улучшения показателей производительности. Примерный список показателей производительности:
- улучшение рентабельности процессов информационных технологий;
- увеличение числа проектов трансформации структуры компании, которые стали возможными благодаря использованию ИТ;
- повышение степени применения инфраструктуры ИТ;
- повышение степени удовлетворенности заинтересованных лиц (по числу жалоб, по номенклатуре услуг и т.д.);
- улучшение результативности и эффективности работы персонала;
- повышение доступности информации и знаний для совершенствования управления компанией;
- улучшение показателей, измеряемых с помощью карт оценки баланса между ИТ и деятельностью;
- эталонное сравнение степени зрелости управления ИТ.
Очевидно, что для создания полноценного стратегического плана развития информационных технологий в компании должны быть сформированы определенные организационные и финансовые требования и предпосылки.[10, с. 13]
При этом для успешного стратегического планирования информационных технологий по сути требуются те же предпосылки и условия, что и для успешного выполнения разных проектов в сфере информационных технологий.
Основные финансовые и организационные предпосылки для создания стратегии информационных технологий:
1) наявность у компании стратегии развития бизнеса (нет ясного плана развития бизнеса, не будет и четкости в вопросе о том, как развивать ИС);
2) руководители функциональных подразделений должны достичь договоренности по поводу следующих направлений автоматизации;
3) значимая роль службы информационных технологий в компании, не длинная дистанция между собственниками или же топ-менеджерами и руководителем службы информационных технологий (когда службе информационных технологий неясны общие цели развития бизнеса, обеспечить согласованность бизнес - и планов информационных технологий нельзя);
4) объем вложений в информационные технологии, соответствующие масштабу задач;
5) компания должна развиваться стабильно (создать стратегию информационных технологий для стремительно растущего предприятия или компании, которая переживает серьезные перемены, к примеру смену собственника, невозможно).[10,18]
Стратегия информационных технологий определяет долгосрочные цели и направление движения компании в области информационных технологий. Результатом ее использования и применения является успешное существование предприятия. В современных условиях стратегия информационных технологий является неотъемлемой частичкой общей бизнес - стратегии и должна выделять и развивать основные факторы успеха и выигрышные особенности предприятия. Стратегия развития ИС базируется на общей стратегии развития предприятия и выделяет положения общей стратегии с точки зрения информационных технологий. Общая стратегия развития предприятия выявляет будущие и настоящие виды деятельности, объёмы выпуска и типы выпускаемой продукции, рынки на которых работает предприятие и её доли на данных рынках, организационную и территориальную структуру предприятия. В свою очередь, стратегия информационных технологий имеет базовые положения применения информационных технологий в бизнес компании, она выявляет как будет поддержана указанная стратегия развития предприятия средствами информационных технологий.
Выводы по главе
При создании стратегии информационных технологий должно учитываться существующее состояние информационных технологий на предприятии, тенденции развития и отраслевые стандарты ИТ. Для того чтобы стратегия информационных технологий соответствовала бизнес- стратегии, в ней должны быть выявлены:
- философия развития информационных технологий на предприятии вместо подразделений информационных технологий в структуре компании;
- условия к информационным технологиям с позиций бизнес- стратегии;
- основные принципы и направления развития информационных технологий;
- базовые направления усовершенствования процессов управления информационных технологий;
- интегральные характеристики бюджета информационных технологий и списка проектов, требуемых для применения стратегии информационных технологий;
- оценки качества и целевые показатели работы системы информационных технологий;
- альтернативные варианты и возможные риски развития информационных технологий;
- основные направления и принципы развития информационных технологий должны быть детализированы до продуктов.


2. Содержание ИТ-стратегии

Базовый показатель качества стратегии – это ее пригодность для применения. Чтобы стратегический план не попал в архив или в корзину, он должен удовлетворять соответствующим условиям: прежде всего, быть увязанным со стратегическими целями развития бизнеса компании и предсказывать запасные варианты на время неблагоприятного развития событий, то есть осложнений в период автоматизации. [6, с. 11]
Стратегия информационной технологии должна иметь:
- результаты анализа хозяйственных процессов компании, а также степень их автоматизации;
- точный анализ условий к информационно-вычислительным системам
- некоторое количество вариантов развития ИС (самый дешевый, самый дорогой и прочее), с оценкой рисков для любого варианта;
- оценки стоимости, ресурсов и сроков для определенных проектов информационных технологий.
Кроме этого, отличная стратегия не связана с конкретным поставщиком оборудования или ПО, а также состоит из некоторых этапов (то есть предусматривает вероятность изменений).[17, с. 21]
Базовые отличия обычных планов информационных технологий от стратегии:
- краткий срок планирования (простые планы составляются на 1 год, тогда как стратегия формируется на 3 года);
- привязка к определенным продуктам;
- отсутствие анализа степени автоматизации хозяйственных процессов;
- слабая связь с потребностями бизнеса, которая объясняется малым участием в планировании информационных технологий самой заинтересованной стороны - ключевых и руководителей пользователей.
На рисунке 1 указаны основные составляющие стратегии информационных технологий

Рисунок 1 - Составляющие ИТ – стратегии

ИТ – стратегия имеет особую ценность для бизнеса. Владельцы и топ-менеджмент разных предприятий нуждаются в обосновании вложений в информационные технологии и знании перспектив проектов информационных технологий. Стратегия позволяет:
- обеспечить контроль и управление над вложениями средств в информационные технологии;
- передавать потребности бизнеса в задачи информационным технологиям;
- получить понимание, что даст информационные технологии бизнесу;
- увеличить качество услуг информационных технологий.
Напрямую задача сокращения расходов перед ИТ-стратегией обычно не устанавливается, но стратегия предоставляет экономию за счет:
- понижение финансовых рисков проектов информационных технологий;
- улучшения процессов информационных технологий и сервиса;
-Введение

элементов архитектуры информационных технологий;
- опознание проблемных мест в данной архитектуре информационных технологий.
Даже когда детально проработанной стратегии для верной ее реализации требуются особые механизмы — долгосрочные планы и бюджеты, политики, периодический контроль и процедуры деятельности отдельных руководителей и подразделений. Эффект от введения любой ИС в весьма маленькой степени обеспечивается технологической составляющей. В основном он зависит от ее реального применения в бизнес-процессах. Именно потому в ходе применения стратегии информационных технологий требуется формировать регламенты — документы, которые ставят в соответствие должностным обязанностям сотрудников особый функционал информационных технологий. Любой сотрудник предприятия должен знать, какие функции систем он обязан применять для исполнения бизнес- процессов, в каким образом и каких случаях. Регламентация значительно увеличивает эффективность применение инфраструктуры, а это сказывается на эффективности бизнеса.[7,с. 16]
Разберем признаки отсутствия стратегии информационных технологий у компании:
- не маленькое количество не связанных между собой проектов по внедрению ИС, инициированных разными подразделениями предприятий (явный признак).
- ИС растут произвольно, и в результате в них формируются функциональные бреши или, наоборот, некие функции повторяются. И основная проблема, над которой ломают голову в начале любого нового проекта информационной технологией - как обеспечить совместимость нового софта или оборудования с уже существующим набором систем.
- подчиненное положение начальника службы информационных технологий функциональному руководителю. Если директор по информационным технологиям не входит в топ-менеджмент предприятия и не участвует в создании всей стратегии развития бизнеса, то в таком предприятии ИТ не имеют важной роли, и об стратегии информационной технологии речи не идет.[9, с. 23]
Таким образом, когда у компании нет ИТ-стратегии, это негативно влияет, во-первых, на количество замороженных или закрытых проектов информационных технологий, ведь риск закрытия проекта по некой причине тех или других изменений в бизнесе, обусловленных внутренними или внешними причинами, вырастает.
Во вторую очередь, на структуру инвестиций информационных технологий, которая становится неоптимальной. Большая часть затрат приходится на применение и интеграцию имеющихся разнокалиберных систем, а не на новые ИТ. В третью очередь, на численность и структуру службы информационных технологий, которые также не оптимальны. И в-четвертых, на финансовые показатели деятельности компании. Однако зависимость меж на явностью или отсутствием финансовыми показателями предприятий и стратегии довольно слабая, и определяется только в долгосрочной перспективе.[20, с