Порядок оформления и хранения трудового контракта

Введение

Трудовая деятельность работника любой организации начинается с оформления документов при приеме на работу. Порядок взаимодействия между работником и работодателем подлежит обязательной фиксации в кадровых документах по учету личного состава работников. К числу таких документов относится трудовой контракт.
Значение рассматриваемого документа сложно переоценить, поскольку в нем содержится не только общая информация о работнике и нанимателе (адреса, телефоны и т.д.), но и регламентируются трудовые функции работника, его права и обязанности, порядок взаимодействия с работодателем. Последнему трудовой контракт также дает определенные гарантии, связанные с добросовестным исполнением работником своей трудовой функции, сохранностью имущества организации (в тех случаях, когда это зависит от действий работника), неразглашением коммерческой и иных видов тайн и т.д. В связи с этим представляется актуальным обращение к изучению порядка оформления трудового контракта и рассмотрению его как элемента комплекса кадровых документов.
Целью работы является определение трудового контракта и этапов его оформления.
Поставленная цель обусловила необходимость решения ряда задач:
дать определение трудовому договору и обозначить его роль в системе кадровых документов организации;
изучить порядок оформления трудового договора;
определить срок и условия оперативного и архивного хранения трудовых контрактов.

1. Сущность трудового договора, его место в системе кадровой документации организации
Кадровые документы составляют значительную часть общего объема документооборота организаций, учреждений и предприятий. Работа с этой группой документов в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и отраслевой принадлежности, должна быть построена на основе законодательных и нормативно-методических актов, затрагивающих вопросы документирования кадровой деятельности и работы с документами по личному составу.
Трудовые отношения представляют собой порядок взаимодействия между работодателем и работником, основанный на их соглашении о персональным выполнении нанимаемым за определенную плату трудовой функции, соблюдении им правил внутреннего трудового распорядка при обеспечении нанимателем условий труда и отдыха, предусмотренных законодательными актами в сфере труда, локальными нормативными актами, трудовым контрактом.
Документация отдела кадров включает в себя большое количество различных документов. Их совокупность целесообразно разделить на 2 большие группы:
1) документы, создаваемые для фиксации движения кадров (от приема на работу до прекращения трудовых отношений) и учета личного состава предприятия;
2) документы, связанные с управлением персоналом (аналитические справки о кадровом составе, о причинах текучести кадров; тесты, анкеты, используемые при подборе персонала; документация по вопросам оценки персонала, мотивации труда и т.д.).
Документирование трудовых отношений осуществляется с помощью документов второй группы. К таким документам относятся общие локальные нормативные акты, касающиеся всех сотрудников организации (коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, штатное расписание, положение о защите персональных данных, положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции, табель рабочего времени), а также документы, создаваемые в процессе деятельности каждого сотрудника (документирование приема на работу, перемещения, направления в командировки, увольнения).
Документирование приема на работу заключается в составлении ряда документов. К их числу относятся: резюме, заявление о приеме на работу, трудовой договор (контракт), приказ о приеме на работу, трудовая книжка, личный листок по учету кадров и дополнение к нему, личная карточка формы Т-2.
Резюме содержит краткую информацию о профессиональных и личных качествах кандидата на определенную должность. Заполняется претендующим на должность и содержит следующую информацию: личные данные, цель составления резюме, сведения об опыте работы, сведения об образовании, в т.ч. различные курсы, тренинги и т.д.; по желанию составителя в резюме может указываться желаемый размер оплаты труда.
Заявление о приеме на работу – документ, содержащий просьбу потенциального работника организации о заключении с ним трудового контракта. Назначение такого документа состоит в инициировании процедуры документального оформления приема на работу. Написание заявления осуществляется гражданином, поступающим на работу, лично в соответствии с установленной предприятием формой (образцом).
Трудовой договор является соглашением между нанимателем и нанимаемым, в котором оговаривается порядок предоставления работодателем работнику обусловленной трудовой функцией работы, обеспечения условий труда, предусмотренных законодательными актами в сфере труда и локальными нормативными актами организации, выплаты в полном объеме и в оговоренные сроки заработной платы. Работник, в свою очередь, обязуется самостоятельно выполнять зафиксированную в данном соглашении трудовую функцию, соблюдать нормативные акты, действующие у работодателя.
Приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме Т-1 или Т-1а. В этом документе указывается Ф.И.О. работника; должность, на которую он принимается; отдел, в котором будет работать; размер оплаты труда; условия испытательного срока (при его наличии). Основанием для создания приказа о приеме на работу является подписанный трудовой договор. Особенностью оформления приказа о приеме на работу (как и остальных приказов по личному составу) является отсутствие вводной части.
Трудовая книжка – документ установленного образца, являющийся основным подтверждением трудовой деятельности и трудового стажа работника. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике (Ф.И.О., образование и др.), выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу (в другое структурное подразделение или филиал организации) и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе

. В случае отсутствия у нанимаемого рассматриваемого документа в связи с его утратой работодатель по письменному заявлению вновь принятого работника обязан оформить ему новую трудовую книжку.
Личный листок по учету кадров, а также дополнение к этому листку для внесения последующих изменений в сведения о работнике, разрабатываются самой организацией в произвольной форме. Заполняется личный листок гражданином при приеме на работу.
Личная карточка, имеющая унифицированную форму Т-2, является основным учетным документом работника в организации. Личные карточки заполняются на всех работников организации. При этом для научных работников дополнительно оформляется учетная карточка Т-4, а для государственных и муниципальных служащих – Т-2 ГС. При заполнении личной карточки Т-2 информация должна вноситься во все ее разделы, за исключением зон кодирования.
Таким образом, система кадровой документации организации весьма обширна. Трудовой контракт относится к числу документов, при помощи которых осуществляется оформление приема на работу. Он составляется одновременно с приказом о приеме на работу. Оформлению трудового договора предшествует заявление о приеме на работу. После заключения трудового контракта в трудовую книжку вновь принятого работника вносятся соответствующие сведения.

2. Порядок оформления трудового контракта
Оформление принятого работника складывается из нескольких этапов:
знакомство с нормативными актами предприятия;
составление и подписание трудового контракта;
издание приказа о приеме на работу;
оформление личной карточки (форма Т-2);
запись в трудовой книжке;
инструктаж по технике безопасности (не только на производственных объектах).
Трудовой договор представляет собой соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым последний предоставляет первому работу по оговоренной заранее трудовой функции, обеспечивает надлежащие условия труда, предусмотренные нормативными правовыми актами, а также своевременно выплачивает работнику заработную плату. Работник же, в свою очередь, обязуется лично выполнять трудовую функцию, определенную в договоре, соблюдать локальные нормативные акты, действующие у данного работодателя.
При заключении трудового контракта гражданин обязан предъявить работодателю следующие документы:
паспорт;
трудовую книжку (за исключением случаев, когда работник принимается на работу впервые или на условиях совместительства);
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
документы воинского учета;
документы об образовании.
Если работник принимается на работу впервые, работодатель оформляет ему трудовую книжку и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.
Согласно статье 57 ТК РФ в трудовом контракте должны содержаться следующие сведения:
Ф.И.О. работника (в точном соответствии с паспортом);
наименование организации-работодателя (в соответствии с учредительными документами);
паспортные данные нанимаемого (серия, №, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ);
ИНН нанимателя;
сведения о генеральном директоре или ином представителе работодателя, подписавшем трудовой контракт (Ф.И.О., должность);
основание, наделяющее представителя работодателя соответствующими полномочиями (например: устав или положение; приказ вышестоящего органа о временном переводе на должность временно отсутствующего работника для выполнения его трудовых функций с указанием номера приказа и даты издания; доверенность с указанием ее реквизитов и др.);
место подписания трудового контракта (как правило, населенный пункт);
дата заключения договора;
место работы, а при найме работника для выполнения трудовых обязанностей в представительстве, филиале или ином обособленном структурном подразделении предприятия, находящемся в иной местности, – место работы с указанием обособленного подразделения и его локализации;
трудовая функция (работа по специальности, профессии с указанием квалификации, должности в соответствии со штатным расписанием; конкретная разновидность осуществляемой работником деятельности);
дата, с которой работник должен приступить к работе, а при заключении срочного трудового контракта – срок его действия и причины (обстоятельства), ввиду которых был заключен срочный трудовой контракт;
условия выплаты заработной платы (размер тарифной ставки / оклада нанимаемого, надбавки, доплаты, компенсационные и поощрительные выплаты);
режим времени работы и отдыха (если для конкретного работника он разнится с общими правилами, действующими у данного работодателя);
условия, обусловливающие в определенных случаях характер деятельности (разъездной, в пути, подвижной, иной характер работы);
условия труда на рабочем месте;
условие об обязательном социальном страховании работника и др.
Трудовой договор составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается работником и нанимателем. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.
В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя и т.д. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон в письменной форме (в этом случае оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописывается, какой пункт отменяется или какие условия трудового договора меняются на новые).
Общее возрастное ограничение, действующее в отношении трудового контракта: данный документ может заключаться с лицами, достигшими шестнадцатилетнего возраста. Однако в отдельных случаях (если претендент на должность уже получил основное общее образование) допускается заключать трудовой контракт с лицами пятнадцатилетнего возраста, но только при условии выполнения легкого труда. Договор с четырнадцатилетним гражданином может быть заключен только с согласия родителей или опекуна.
Трудовой кодекс регламентирует запрет на необоснованный отказ в заключении трудового договора (ст