Контроль исполнения документов и его совершенствование

Введение

Исторически российское делопроизводство сложилось таким образом, что задача осуществления контроля исполнения документов и поручений являлась одной из основных задач канцелярий, служб ДОУ и других аналогичных подразделений.
Обычно в крупных организациях за контроль отвечают службы по делопроизводству, а в маленьких – секретари (офис-менеджеры).
Актуальность выбранной темы курсовой работы связано с тем фактом, что в настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности всего предприятия.
Организация регистрации документов, а также контроль за их исполнением является одной из ключевых функций управления, цель которой - содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.
Проблема организации контроля над исполнением документов на современном этапе кроется в слабой правовой и нормативной регламентации, а также в неверной организации работы в службе ДОУ. Каждый человек в процессе работы сталкивается с документами, в свою очередь, их несвоевременное исполнение, приводит к неэффективности работы управленческих структур и организации в целом.
Постановка документа на контроль проводится в соответствии с действующими законодательными или нормативными актами, а также в соответствии с управленческим решением органа управления, которое оформляется в виде поручения (резолюции или пункта распорядительного документа).
Организация контроля исполнения документов и поручений является сложным процессом, в который вовлекаются различные структуры организации.
В настоящее время многие компании для оптимизации работы с документами внедряют системы электронного документооборота.Автоматизация документооборота помогает своевременному прохождению документов по подразделениям организации и равномерной загрузкой подразделений и должностных лиц, способствует эффективному управлению предприятий в целом.
Целью данной работы является рассмотреть контроль исполнения документов и как его можно усовершенствовать на современном этапе.
Исходя из поставленной цели и темы реферата необходимо решить следующие задачи:
Изучить сроки исполнения документов;
Рассмотреть, каким образом и в какой форме можно осуществлять контроль исполнения документов.
Выявить методы совершенствования сроков исполнения документов.


Сроки исполнения документов

Вся документация, подлежащая исполнению сотрудниками, имеет сроки, в течение которых данное поручение должно быть выполнено. При этом наличие определенных временных рамок позволяет не только осуществлять контроль исполнения документов, но и определять личную эффективность работников.
Сроки исполнения документов существуют в каждой организации и отображают временные рамки, в течение которых поручение или решение по данной деловой бумаге должно быть исполнено. При этом существует два вида: они могут быть как типовыми, так и индивидуальными.
Типовые сроки исполнения документов определяются постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 [1].
Из названий становится понятно, что типовые сроки исполнения документов устанавливаются определенными нормативными актами и законами. Данная категория имеет определенные временные рамки, в течение которых должны быть приняты определенные меры в отношении данной деловой бумаги. К примеру, ярким представителем типовых сроков являются письменные обращения граждан в государственные сроки. По законодательству на их рассмотрение выделяется 30 дней.
Название индивидуальных сроков говорит само за себя. В данном случае время, отведенное на выполнение деловой бумаги, устанавливается непосредственно в рамках одной компании.
Как правило данная категория закрепляется изданием соответствующего документа. В этом случае порядок и время рассмотрения определенных категорий деловых бумаг может быть закреплен в инструкции по делопроизводству. При этом установленный период выполнения документа может быть изменен только внесением соответствующего изменения в саму инструкцию.
Важно понимать, что сроки исполнения документов устанавливаются для того, чтобы унифицировать всю работу с документами в организации. Именно их наличие позволяет качественно и своевременно осуществлять работу в отношении входящей документации, выполнять поручения и приказы руководителя и т.д.
Таким образом, наличие временных рамок помогает существенно регламентировать работу в отношении определенных категорий деловых бумаг.
Как уже было сказано выше, индивидуальный период предъявления документа к выполнению могут устанавливаться руководителем компании или автором документа. Во втором случае изменять временные рамки также может лишь сам автор деловой бумаги.
Не стоит забывать и о том, что типовые сроки также могут быть пересмотрены в рамках одной организации. Для этого требуется принятие соответствующего акта.
Прежде чем приступить к определению сроков исполнения того или иного документа, целесообразно рассмотреть, какие деловые бумаги подлежат обязательному выполнению и как это определить. Самое главное, что стоит уяснить, это то, что 80% всех деловых бумаг в организации имеют сроки исполнения. При этом изначально документ может не иметь временного периода, а получить его лишь впоследствии с вынесением резолюции руководителя. Также необходимо понимать, как в таком случае определять продолжительность периода и в какой момент следует начинать отсчет по данному документу. Попробуем разобраться в данных аспектах.
Многие входящие документы, подлежащие регистрации, требуют определенной последовательности действий в их отношении. Как правило, регистрацией и сортировкой входящего потока занимается секретарь, поэтому так важно уметь определять период выполнения входящей корреспонденции [4, стр. 97].
В том случае, если входящий документ имеет типовой срок исполнения, то его необходимо поставить на контроль исполнения во время регистрации. Остальная документация ставится на контроль только после рассмотрения руководителем.
Таким образом, то же предложение о сотрудничестве, полученное от другой компании, может получить временной период на выполнение после просмотра руководителем. В данном случае он может быть установлен в виде резолюции на документе и иметь подробную информацию о дальнейших действиях.
Рассмотрим, как можно определить сроки исполнения документов.
Как уже было сказано выше, сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными. Для определения типовых сроков секретарям удобнее всегда иметь под рукой перечень данных временных рамок. Наличие такой шпаргалки позволит не допустить срыва исполнения, что может привести к определенным последствиям, в том числе и административным наказаниям.
В случае, если речь идет о входящих документах, как правило, автор письма самостоятельно указывает срок, в течение которого требования по данной деловой бумаге должны быть выполнены. При отсутствии срока во входящем документе, он может быть проставлен в виде резолюции руководителем компании при рассмотрении деловой бумаги.
Вся документация с пометкой «Срочно» подлежит исполнению в течение 3 дней. При этом речь идет о календарных днях. В таком случае, если письмо с данной отметкой поступило в вашу организацию в пятницу, рекомендуем незамедлительно передать его исполнителю, так как срок его исполнения подойдет к концу уже в понедельник [6, стр. 104].
Также при нанесении резолюции на документ рекомендуем уточнять, в календарных или рабочих днях исчисляется указанный временной период. Подобное уточнение поможет исполнителю выполнить все требования точно в срок.
В данном случае, началом срока исполнения входящего документа является дата его поступления в вашу организацию

. При работе с внутренней документацией началом срока принято считать тот день, когда деловая бумага была подписана, утверждена или в ее отношении было принято решение.
Разберем подробнее вопрос изменения и нарушения сроков исполнения.
В том случае, если исполнитель не успевает выполнить определенные указания по работе с документацией в строго установленное время, он должен составить служебную записку. Содержанием данной деловой бумаги должна стать просьба о переносе/продлении временного периода и указание причины, по которой это необходимо.
Служебная записка должна быть составлена на имя того человека, который устанавливал временной период требований. При просрочке секретарь должен потребовать наличие объяснительной записки, в которой бы указывалась причина, по которой определенные требования не были исполнены вовремя. При этом объяснительная записка должна быть написана в том структурном подразделении, в задачи которого входило исполнение деловой бумаги и требований, изложенных к ней. Отметим, что переносить сроки исполнения документа можно только в том случае, если речь идет о индивидуальных сроках. При этом одобрение на продление или перенос временного периода может дать только автор самого документа или резолюции.

Контроль сроков исполнения документов

Контроль исполнения документов — неотъемлемая часть управления документацией в любой организации. Его можно отнести как к административным процессам, так и к делопроизводственным. Контролирующие процессы имеют большое значение для эффективного менеджмента [9].
Под данным термином обычно подразумевают комплекс организационных, технических и информационных мероприятий, направленных на обеспечение исполнения документов. При этом исполнение должно быть своевременным, максимально точным и полным. Кроме того, эти мероприятия позволяют получать аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности организационных подразделений и персонала [9].
Контроль позволяет решать следующие задачи:
- учет хода исполнения документов;
- выявление нарушений сроков исполнения;
- информирование руководства организации о ходе исполнениядокументов;
- выявление и своевременное устранение причин неисполнениядокументов;
- повышение персональной ответственности исполнителейза своевременное исполнение документов;
- укрепление исполнительской дисциплины [3, стр. 38].
Контролирующие мероприятия проходят в несколько этапов:
- постановка документации на контроль;
- проверка сроков доведения до ответственных лиц;
- предварительная проверка хода работ и его регулирование;
- снятие поручения с контроля;
- распределение документации в дела;
- анализ результатов, учет и обобщение полученной в ходе выполнения информации;
- информирование руководителя о ходе работе или результатах выполнения распоряжения [10].
Многообразие документации, участвующей в документообороте, ставит перед руководством организаций вопрос: когда регистрация и контроль исполнения документов становится обязательным? Действующие правила делопроизводства обязывают контролировать выполнения всех поручений и распоряжений руководства. Кроме того, в компании может быть выпущено отдельное указание, согласно которому на контроль может быть поставлен любой вид документации и, отдельные ее положения и даже устные распоряжения руководителя. Для того чтобы повысить эффективность управления в учреждении может быть разработан и утвержден перечень официальных бумаг, для которых контролирующие мероприятия будут обязательными. При составлении такого списка учитывают структуру организации и специфику ее деятельности.
Вне зависимости от утвержденного перечня контролю подлежат:
- документы вышестоящих органов (акты Правительства РФ, протоколы заседаний и совещаний, резолюции Председателя Правительства, заключения на проекты нормативно-правовых актов, запросы и обращения государственных органов власти);
-   распорядительные акты компании;
-   специфическая организационная документация, свойственная данной системе управления и имеющая конкретные сроки выполнения [5, стр. 205].
Под сроком исполнения понимается срок, установленный нормативно-правовым или организационно-распорядительным актом, а также резолюцией уполномоченного лица. Сроки делятся на:
- Типовые. Определяются для повторяющихся видов документации на законодательном уровне (в актах высших органов власти и управления) или закрепляются в инструкции по делопроизводству компании;
- Индивидуальные. Указываются в основном тексте или резолюции руководства. Могут быть определены по-разному для отдельных положений. Установленные сроки исчисляются с даты подписания или утверждения. Для входящей корреспонденции — с даты поступления. В случае, когда срок не указан, на выполнение отводится не более 30 календарных дней.
На законодательном уровне суть контролирующих выполнение документации процессов определена ГОСТом Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» как «совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение служебной документации» [2]. В настоящее время существует другой, более полно отражающий суть контролирующих мероприятий термин: «контроль за исполнением поручений». С 2005 года он используется в Типовых регламентах федеральных органов власти, которые отражают его организационные основы. Он лучше соответствует реалиям современного делопроизводства. Распоряжения и поручения руководства зачастую содержатся не в тексте отдельной служебной бумаги, а в резолюции на входящую или исходящую корреспонденцию, внутреннюю документацию.
Что касается технологии процесса, нормативных документов, регламентирующих этот вопрос, в настоящее время не существует.
Таким образом, основным нормативным актом, регламентирующим контроль за сроками исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ).
Организация контроля исполнения документов наиболее эффективна, если контролирующие мероприятия проводятся на разных уровнях. Они могут быть направлены на оценку следующих факторов, которые представлены в таблице 1.
Таблица 1 – Факторы оценки при организации контроля исполнения документов [10]
Документальные процессы

Используется для операций, ограниченных по времени на законодательном или локальном нормативном уровне. Эффективен в случае заблаговременной регистрации поручения в системе управления документацией (до отправки исполнителю).
Местонахождение документа

Необходим в случае выдачи письменного распоряжения для использования сотрудником в работе, передачи в архив или на уничтожение. Отслеживают все перемещения официальных бумаг и их возврат на место хранения.
Качество выполнения


Оценка правильности и полноты выполнения распоряжения. Производится руководителем компании или организационного подразделения.
Сроки

Отслеживается ход фактического выполнения, поручений. Обобщенную информацию доводят до руководства с предложением способов ускорения документопотоков.

Разберем формы контроля исполнения документов.
Оптимальная форма регистрации и контроля исполнения документов выбирается исходя из возможностей компании.
- Контрольно-справочная картотека. Если организация небольшая и контролируемых документов в ней немного, то контроль исполнения выполняется в традиционном (ручном) режиме с исполнением регистрационно-контрольных карточек (РКК) (см. рис.1) Для ведения контроля службой делопроизводства изготавливается дополнительный экземпляр карточки.

Рис.1. – Пример формы регистрационно – контрольной карточки

В случае журнальной регистрации документов, в том числе и в электронном виде, создается контрольная карточка на документы, поставленные на контроль (т. е. проводится вынужденная повторная регистрация документа на карточке).
Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по:
- срокам исполнения документов,
- исполнителям,
- группам документов [6, стр