Информационные технологии в информационно-документационном обеспечении управления проектами

ВВЕДЕНИЕ
В последние годы в дискуссиях о путях модернизации развития России все большее значение приобретают инновации: по мнению правительства, высокие технологии и лучшие практики управления должны внедряться во все сферы жизни государства. Основная роль в модернизации отводится проектной деятельности: управлению крупными и малыми проектами, направленными на развитие высоких технологий, улучшение качества жизни и повышение конкурентоспособности в рыночной среде. Polit.ru " он публикует статью директора Всероссийского научно-исследовательского института документации и архивов, доктора исторических наук, профессора РГГУ Михаила Ларина, в которой автор рассказывает о том, как организованы федеральные проекты и какие документы необходимы на каждом этапе работы с ними, а также о проблемах, стоящих сегодня перед российской и зарубежной проектной деятельностью. Статья опубликована в журнале "archivos Nacionales" (2010. 2).
Путь модернизации развития, на который встала наша страна в ответ на глобальные вызовы мирового финансово-экономического кризиса, требует скорейшего внедрения передовых технологий, современных технологий и методов управления во всех сферах жизни общества и государства. Методы и программные ориентиры управления социально-экономическими системами, которые с давних пор стали повседневной практикой в развитых странах, уже применяются в России: в крупных национальных проектах, федеральных программах ориентации, при переходе к планированию и бюджетированию, ориентированным на конечный результат. Просто взгляните на бюджет страны, чтобы убедиться, что он содержит специальные статьи о государственном финансировании ряда целевых программ федерального правительства. Фактически это группы проектов, управляемых скоординированным образом с помощью вышеупомянутых методов. В дальнейшем управление проектами станет главной особенностью модернизации, которая может быть представлена как совокупность крупных проектов, больших и малых, которые направлены на дальнейшее развитие и совершенствование технологий и технологий, повышение конкурентоспособности в глобальной среде рынка, повышение качества жизни.
Проблема, избранная для изучения заключается в сложностях и перспективах применения информационных систем для управления проектами. Актуальность темы. Последние годы характеризуются как существенными изменениями в социально-экономической среде, в которой существуют и работают предприятия, так и активным развитием информационных технологий.
Современные информационные технологии управления компанией представляют собой процесс, составляющими которого являются определенные правила использования информации для принятия оптимального решения, связанного с основной деятельностью субъекта хозяйствования. Речь может идти, например, о выпуске готовой продукции для получения максимальной прибыли от реализации этой продукции. К сожалению, на данный момент тема является недостаточно изученной. Сформируем круг вопросов, необходимых для изучения.
Во-первых это задачи информационных систем управления.
Основными задачами информационных систем управления предприятием являются:
- организация по созданию баз данных компании;
- просмотр этой информации персоналом, а также предоставление возможности внесения в нее изменений в случае необходимости;
- составление различных отчетов и сводных информационных справок. Во-вторых, постоянное возрастание конкуренции среди товаропроизводителей объясняет и повышенные требования к профессионализму и ответственности специалистов, организаторским способностям руководящего состава, которые несут в дальнейшем ответственность за принятые ими решения.
Поэтому актуальным на сегодня становится вопрос организации и учета всех информационных потоков компании, поиска оптимального решения регулирования производственных, хозяйственных и финансовых отношений. Использование исследовательского подхода в управленческой деятельности, который базируется на использовании современных компьютерных технологий, обеспечивает своевременность и полноту отображения информации об управляемых процессах.
Также в данном процессе дается возможность подкорректировать указанную информацию, смоделировать ее по-иному, проанализировать и спрогнозировать. Теоретической основной курсовой работы послужили исследования отечественными ученными вопросов применения изучения международных стандартов в области управления проектами

. Целью данной работы является изучение применения информационных систем для управления проектами.
При этом можно выделить следующие основные задачи:
- рассмотреть управление проектами как корпоративную систему;
- изучить информационные технологии в управлении;
- дать описание информационной системы управления проектами.
- выявить проблемы и перспективы применения информационных систем в управлении проектами;
Объектом данного исследования выступают информационные системы.
Предметом применение информационных систем в области управления проектами.
В работе применялись такие методы, как анализ, синтез и другие общенаучные. Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.


1. Информационные технологии в информационно-документационном обеспечении управления проектами
Как известно, процесс управления включает в себя определенный набор типовых технологических операций по сбору и обработке документальной информации; по подготовке управленческого решения, его принятию и документированию; по руководству исполнителями; по исполнению решения и контролю за исполнением; по сбору служебной информации, по передаче информации по вертикальным и горизонтальным каналам; по хранению и поиску информации.
Каждая из этих операций выполняется в объектном формате, традиционно создаваемом документе (вручную) и с помощью электронно-вычислительной техники. На практике недокументированные управленческие решения носят в основном вспомогательный, оперативный, организационный и предварительный характер.
Комплексный механизм управления общественно-экономическими объектами реализуется, прежде всего, посредством достаточно универсальной документации нормативного характера, создаваемой независимо от специфики деятельности или формы собственности, присущей конкретному предприятию (организации, учреждению).
В начале девяностых годов ХХ века в аппарате управления страной было занято более 14млнчеловек ежегодного рабочего процесса не менее 60млрд листьев с явной тенденцией роста. Для такой страны, как Россия, это не кажется фантастическим. 1. Документ. Системы документирования в народном хозяйстве России.
В работе и социальном процессе человека возникают документы, которые устанавливают, отражают и закрепляют сложные информационные отношения между индивидами и их различными образованиями. "Материальный объект с заданной лицом информацией, созданный для передачи во времени и пространстве" - как определено документом государственного стандарта.
Исторически информация в документе задается несколькими способами, которые сложились в процессе развития цивилизации: символически, письменно, графически, фотографически, с помощью аудио-и видеозаписывающих носителей. Сам документ выполняет, прежде всего, информационную функцию, но ему присущи и другие, не менее важные: коммуникация, накопление, тестирование, учет и распоряжение.
В рамках данного курса организационно-управленческая функция осуществляется с помощью существующих технологий управления, включая планирование, учет и мониторинг.
Каждый отдельный документ является уникальным актом документирования как самостоятельного технологического процесса. В то же время деятельность отдельных организаций, промышленных предприятий активно представлена всеми взаимосвязанными, взаимозависимыми и органично взаимодействующими документами, которые объединены базовой концепцией системы документации.
Наиболее распространенной и целостной системой является национальная система документации, которая фактически включает все виды документов, создаваемых и реализуемых на государственном уровне. Эта система, в свою очередь, состоит из ряда подсистем, которые классифицируются по основным, географическим, функциональным, иерархическим и другим существенным характеристикам.
Поэтому функциональные системы включают в себя документацию планирования, отчетности, логистики и финансовую, присущую всем без исключения органам управления народным хозяйством России.
Системы документации отрасли отражают организационные аспекты деятельности органов управления отраслью (департаментов), в том числе деятельность министерств, ведомств, управлений и департаментов федерального, регионального и местного уровней управления.
По сути, интенсивная работа по разработке и внедрению систем единой документации и была начата в стране с конца шестидесятых годов ХХ века