Информационные ресурсы как стратегический источник информации для бюджетных организаций

Введение

На сегодняшний день стратегическое планирование играет большую роль в управлении компанией. Наличие стратегии позволяет руководителю увидеть четкий путь для достижения миссии и цели компании. Стратегия направлена на укрепление положения компании на рынке и конкурентоспособности. Но важно также не только наличии стратегии как таковой, но еще и её качество, а именно способность адаптироваться к специфике деятельности компании. Чтобы грамотно разработать стратегию компании, руководителю необходимо проанализировать и оценить множество показателей. Для упрощения процесса разработки бизнес-стратегии используется комплекс систем, который помогает смоделировать процесс достижения цели, выявить всевозможные риски, проанализировать все показатели, а также определить необходимый для этого процесса бюджет.
В реферате рассмотрены вопросы управления в бюджетной сфере с использованием современных информационных технологий, изучаются свойства, влияющие на выбор источников информации в процессе принятия стратегического управленческого решения. Описана роль информационных технологий в стратегическом планировании.


1. Информационные технологии управления в бюджетной сфере

С развитием информационных технологий в бюджетную сферу проникают современные информационные системы, которые обеспечивают эффективное управление финансовым и бюджетным процессом.
Эффективность информационных систем управления финансовым и бюджетным процессом определяется рациональностью государственного и муниципального управления.
Необходимо заметить, что информационные системы в бюджетном управлении имеют централизованную сетевую архитектуру. Банк данных финансово-казначейского управления является главным, так сказать, центральным звеном.
В управлении информационными потоками в финансовых и бюджетных службах ключевую роль играют вычислительные центры федерального и регионального уровней. В финансовых службах федерального и территориального уровня управления телекоммуникационную основу информатизации составляют корпоративные компьютерные сети. Обмен данными в таких сетях базируется на стандартных протоколах.
Серверные сети и трехуровневая клиент-серверная модель обработки данных используются в финансовых службах регионального уровня.
На сегодняшний момент в бюджетной сфере, применяется многочисленное количество информационных систем. В реферате будут рассмотрены самая популярная система и самая новая информационная технология в данной области, как «Электронный бюджет», которая создана вместе с Министерством финансов и других структур.
Работники Министерства финансов РФ для проектирования федерального бюджета используют современную автоматизированную информационную систему - «Финансы». Она объединяет автоматизированные рабочие места специалистов, которые работают в центральном аппарате, а также в территориальных органах [1].
Автоматизированная информационная система (АИС) «Финансы» это территориально распределенная система, которая обслуживает информационные потребности как Министерства финансов, так и Федерального казначейства. АИС «Финансы» взаимодействует с близкими информационными системами органов государственной власти и управления.
АИС «Финансы» на сегодняшний день, позволяет поднять на новый уровень государственное планирование финансами. Информация, которая собрана в системе обо всех государственных активах и пассивах позволяет руководству страны более рационально использовать общегосударственные финансы, когда формируются оптимальные макроэкономические соотношения. Автоматизация процессов учета финансов предназначена для реализации принципа обязательной сбалансированности бюджета, компенсировать диспропорции, неизбежно возникающие на этапе прогнозирования в условиях нестабильной экономической ситуации.
Создание АИС «Финансы» позволило поднять на новый уровень государственное финансовое планирование [3].
На основе четко выделяемых потребностей АИС «Финансы» позволяет наиболее эффективно и избирательно проводить оптимизацию бюджетных потоков, снижать вероятность серьезных «прорывов» в финансировании, а также делает процесс исполнения бюджета наиболее устойчивым и плавным. С применением данной системы сотрудники, не затрачивают огромное количество времени на выполнение рутинных работ.
В связи с тем, что в России стало активно развиваться электронное правительство. Было решено в 2011 году Министерством финансов РФ, создать проект, который получил название «Электронный бюджет». Первая часть проекта, уже успешно реализована. Дата окончания проекта назначена на 2020 год.
Система «Электронный бюджет» нужна для обеспечения прозрачности, открытости и подотчётности работы государственных органов и органов управления государственными внебюджетными фондами, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений. А также повышает качество финансового управления за счёт формирования целостного информационного пространства и внедрения информационных и телекоммуникационных технологий в сфере управления государственными и муниципальными (общественными) финансами [2].
Сейчас реализована первая часть проекта - «Электронный бюджет». Данный проект предусматривает возможность взаимодействия с информационными системами органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления. Общая архитектура «Электронного бюджета» для обеспечения взаимодействия функциональных подсистем между собой предусматривает использование единой интеграционной шины и единые форматы обмена. «Электронный бюджет» : прозрачность + участие = подотчетность + эффективность.
На данном этапе развития системы «Электронный бюджет» выделяется 12 подсистем. Все они делятся на три основных группы, а именно базовые, транзакционные и производные подсистемы.
Базовая подсистема предназначена для ведения реестров и классификаторов. Транзакционные подсистемам - это подсистемы управления закупками, кадровыми ресурсами, доходами, долгом и финансовыми активами, денежными средствами, расходами, нефинансовыми активами, бюджетного планирования. В производные подсистемы включают в себя подсистемы учета и отчетности, финансового контроля и информационно-аналитического обеспечения.
На сегодняшний день созданы и обеспечена работа пользователей в подсистеме бюджетного планирования, отдельных модулях подсистемы расходами, доходами, учета и отчетности и информационно-аналитического обеспечения. Уже завершены работы по подсистеме управления закупками и управления долгом и финансовыми активами.
Все функциональные подсистемы Электронного бюджета обеспечивают:
1.Обязательную регистрацию всех документов в рамках финансово-хозяйственной деятельности организаций для использования единых реестров, классификаторов и формуляров;
2.Исключение дублирования процедур сбора информации и обеспечения ее автоматической обработки в режиме реального времени;
3.Обеспечивает гибкость изменения при формализации и стандартизации бизнес-процессов финансово-хозяйственной деятельности.
Информационное взаимодействие системы «Электронный бюджет» с внешними информационными системами необходимо в целях обеспечения достоверности информации, оперативности и прозрачности деятельности публично-правовых образований. Это позволяет сформировать целостную информационную среду в сфере государственного и муниципального управления общественными финансами.
При взаимодействии региональных систем с «Электронным бюджетом» использоваться инфраструктура, которая обеспечивает информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, применяемые для предоставления государственных и муниципальных услуг. Так же при взаимодействии используются ее составляющие, а именно единая система межведомственного электронного взаимодействия, информационно-телекоммуникационные сети, обеспечивающие взаимодействие информационных систем при оказании государственных и муниципальных услуг.

2. Информация как основной ресурс стратегического управления организацией

В современных условиях действительности, когда внешняя среда быстро изменяется, становится актуальным вопрос стратегического управления организацией

. По сравнению с долгосрочным планированием, применявшимся в деятельности отечественных предприятий не так давно, стратегическое управление и планирование предусматривает формирование принципиально новых творческих качеств и своевременной реакции у руководителей на происходящие изменения во внешней и внутренней среде организации.
Отличительные особенности стратегического управления от долгосрочного планирования выражаются, как отмечают ведущие экономисты в области управления, в разной трактовке будущего. В системе долгосрочного планирования предполагается, что будущее может быть предсказано путем экстраполяции исторически сложившихся тенденций роста [1]. При стратегическом планировании и управлении будущее вырисовывается в результате исследования различных факторов внешнего и внутреннего окружения, изучения тенденций общественного развития, а самое главное - это результат деятельности самой организации.
Следует отметить, что в настоящее время в процессе принятия стратегических решений главная роль отводится информации. В отличие от долгосрочного планирования, для системы стратегического управления значительно возрастает значимость и объем информационной подсистемы. Однако также и увеличивается как стоимость информации, так и цена возможных ошибок. Частые ошибки приводят к снижению всяческих усилий, связанных с разработкой и реализацией стратегии [5].
Являясь довольно молодым видом управления, стратегическое управление предусматривает повышенное внимание именно к информации. Поэтому возникает необходимость изучения информационной составляющей стратегического управления и планирования в организации.
Практическая деятельность многих зарубежных организаций показывает, что существует апробированная годами схема сбора и анализа информации о внешней и внутренней среде организации. Хотя внедрение новых информационных технологий предполагает ее существенную модернизацию. Что же касается российских предприятий, то зачастую здесь вовсе отсутствует какая-либо оптимизированная система работы с этим очень ценным ресурсом. Вместе с тем отмечается, что «мировые тенденции указывают на необходимость развития в России информационных ресурсов» [2]. Конечно, в эпоху массового производства оптимизация информационного ресурса не являлась первоочередной задачей, однако эта проблема обязательно возникнет у многих руководителей по мере перехода к рыночным отношениям.
В ходе формирования информационной базы принятия оптимальных управленческих решений нужно грамотно выбрать источники информации. Поэтому необходимо учитывать специфические особенности информационного обеспечения стратегического управления и планирования в организации.
Во-первых, следует учесть то обстоятельство, что стратегическое управление организацией - это длительный процесс, включающий в себя множество элементов, позволяющих:
-провести анализ окружающей среды (микроокружения и макроокружения);
-определить миссию организации, постановку целей и задач;
-определить и проанализировать имеющиеся альтернативные пути развития организации (провести стратегический анализ);
-выбрать стратегию и оценить данный выбор;
-разработать мероприятия по внедрению выбранной стратегии в организации, в том числе по реорганизации ее структуры, осуществлению контроля за изменениями и др.;
-провести возможную корректировку поставленных целей и задач, корректировку стратегии и методов ее внедрения.
В процессе стратегического управления подразумевается проведение сбора информации по всем перечисленным элементам. Это, в свою очередь, свидетельствует о необходимой полноте информации, а также об обязательной ее систематизации и классификации.
Во-вторых, необходимо учитывать тот факт, что в процессе принятия и внедрения стратегических решений сбор информации осуществляется непрерывно, а это предусматривает использование большого количество первичной и вторичной информации.
В-третьих, в данном случае резко возрастает потребность в качественной и достоверной информации, так как от принятия стратегического решения фактически зависит дальнейшее положение дел в организации, а также в ее подразделениях. При этом, «недооценка роли информации ведет к принятию волевых решений, их меньшей обоснованности и взаимной увязке» [3].
Исходя из вышесказанного, при выборе источников информации целесообразно ориентироваться на следующие свойства информации:
-достоверность;
-полнота;
-время публикации;
-релевантность;
-низкая себестоимость.
Данные свойства должны соблюдаться как при выборе источников, так и в процессе обработки, передачи и представления данных. Выбор источников информации выступает начальной стадией длительного процесса, однако эта стадия во многом определяющая. Поэтому на них следует обратить особое внимание.
Достоверность и полнота информации в системе стратегического управления организацией играют ведущую роль. В огромных информационных потоках часто может встречаться заведомо ложная или противоречивая информация, которую очень трудно обнаружить. Когда такая информация уже обработана и на основе ее сделаны аналитические выводы, то отделить ее от достоверной информации становится практически невозможно. Самый надежный способ - заранее пресекать возможность прохождения такой информации, что опять же приводит к вопросу выбора информационных источников. При этом полнота информации предусматривает достаточный объем данных, необходимый для принятия стратегических управленческих решений.
Интересно, что такое свойство информации как время публикации играет в системе стратегического управления наименьшую роль. Изучая данное свойство, когда речь идет не о моменте опубликования той или иной информации, а о промежутке времени с момента публикации до ее представления управленческому органу организации. Выработка стратегии - это достаточно продолжительный процесс, предусматривающий передачу данных с невысокой скоростью. Например, гораздо более ценной будет информация в системе стратегического управления - изменение тенденций развития фондового рынка, нежели конкретная котировка в каждый временной период.
Стоимость информации выступает ограничивающим фактором при выборе ее источников. Следует учитывать, что информация является одним из ведущих ресурсов, имеющих свою цену. Поэтому при повышении достоверности, полноты информации, сокращении времени ее публикации повышается и стоимость информации. В большинстве случаев информационное обеспечение в форме исследований, проводимых внешними или внутренними силами организации, хотя и отражает все стороны действительности, очень дорогое. С другой стороны, собранная поверхностная информация, хотя и является достаточно дешевым ресурсом, но вряд ли несет все те нужные качества, которые необходимы для принятия правильных управленческих решений в организации [4].
В процессе оценки источников информации также необходимо выделить еще одно свойство - доступность. Свойство доступности определяет количество усилий, затрачиваемых исследователем для получения информации из какого-либо источника. Нередко доступность связывают со стоимостью источника информации, однако это не совсем так. Обстоятельства складываются так, что даже совершенно бесплатная, казалось бы, информация становится трудно доступной. Так, например, информация, размещенная на сайте в Интернете гораздо более доступна, чем та же информация, но опубликованная в журнале, выпущенном малым тиражом для ограниченного числа заказчиков. Таким образом, доступность - это количество определенных действий, которые необходимо совершить или же моральные ресурсы, которые необходимо потратить исследователю для получения информации из какого-либо источника. Как правило, такие действия и моральные затраты практически невозможно выразить в денежном эквиваленте.
Констатируя вышеизложенное, можно прийти к выводу, что в процессе выбора источников информации большое значение играют ее свойства. Именно такие свойства как достоверность, полнота, время публикации, стоимость и доступность способствуют своевременному принятию стратегического управленческого решения в организации.

3