Должностные инструкции как необходимый элемент в подсистеме регулирования численности персонала

ВВЕДЕНИЕ
Хотя должностные инструкции не требуются в соответствии с федеральным законодательством, хорошо написанные должностные инструкции, по сути, - это описание работы, которое точно отражает основные обязанности на должности, может помочь работодателям соблюдать различные законы о трудоустройстве. [5]
Цель должностных инструкций состоит в том, чтобы дать письменное определение ожиданий работодателя в отношении стандартов работы, уточнить сферу ответственности и определить основные функции для каждой должности в организации.
Следующие компоненты должны быть включены в описание каждой должности: должность, структура отчетности, надзорные обязанности (если применимо), резюме должности, основные и второстепенные функции, минимальное образование / опыт, физические требования и рабочая среда, подпись и дата создания / ревизии. То есть, должностная инструкция – это не описание вакансии, а рабочий документ. [11]
Должностные инструкции также должны включать отказ от ответственности. Отказ от ответственности предоставляют менеджерам рычаги, позволяющие вносить небольшие изменения или дополнения в должностные обязанности в ответ на изменение требований к работе. Краткий отказ от ответственности, такой как «Выполняет другие связанные обязанности», не позволит сотрудникам заявить, что ответственность не входит в их текущую должностную инструкцию. Сотрудники также должны подписать должностную инструкцию, подтверждающую, что они получили копию, и могут выполнять основные функции.
ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ И ФУНКЦИИ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ
Написание должностных инструкций является важным шагом в планировании кадровых программ. Они формируют основу для многих важных процессов, таких как объявления о вакансиях, набор, отбор, установление ожиданий, компенсация, обучение и управление эффективностью. Должностные инструкции должны содержать краткий обзор роли, ее отношение к видению компании, список ключевых обязанностей, требований и квалификации. [1]
Каждая должностная инструкция проверяется не реже одного раза в год, а также, когда рабочие обязанности значительно меняются.
Должностные инструкции могут быть полезными инструментами как по практическим, так и по юридическим причинам.
Цель создания должностных инструкций
1) Полезный инструмент общения
Помимо каких-либо юридических причин иметь должностные инструкции, практические причины имеют решающее значение в пользу их наличия. Например, должностные инструкции могут быть полезными инструментами коммуникации, чтобы точно сказать сотрудникам, какие задачи руководство ставит перед ними. Описания должностей могут также касаться качества или количества стандартов производительности или даже правил работы, которые применяются к конкретной работе. Без таких четких сообщений сотрудники могут не соответствовать ожиданиям руководства.
2) Помочь выбрать правильных сотрудников для работы
Должностные инструкции могут помочь определить конкретные навыки или умения, которые необходимы для должности. Хорошее описание работы сообщает соискателю, какую должность он может требовать. После прочтения должностной инструкции некоторые кандидаты могут решить, что они не подходят для данной должности или не заинтересованы в ней

.
3) Помочь в интерактивном процессе
На некоторых предприятиях требуются разумные условия для людей с ограниченными возможностями, существуют квоты для студентов учебных заведений и проч. Должностные инструкции могут помочь с интерактивным процессом, которого требуют такие законы. Описание работы служит отправной точкой для того, что работодатель считает основными рабочими обязанностями. Затем заявитель или работник должен указать, какие из перечисленных обязанностей он или она не может выполнять. [4]
После того, как эти обязанности определены, работодатель и лицо с инвалидностью могут начать интерактивный диалог о том, какие условия могут помочь человеку выполнять эти обязанности, не создавая чрезмерных трудностей для работодателя или не создавая прямой угрозы для человека или других лиц. Описание работы также может быть полезным для получения советов профессионалов, таких как врачи, мануальные терапевты, консультанты или реабилитологи, о том, может ли индивидуум выполнять конкретную работу.
4) Описать законные минимальные квалификации
Если для работы требуется определенная сертификация, такая как коммерческое водительское удостоверение, определенная степень или профессиональное назначение, это полезно указать в должностной инструкции. Аналогичным образом, если перед началом или продолжением работы требуется отрицательный анализ на наркотики, это должно быть указано в должностной инструкции. [10]
5) Помочь оправдать увольнения сотрудника
Должностные инструкции сами по себе не определяют, должно ли лицо быть уволенным. Описание работы должно сначала точно отражать обязанности конкретной должности.
ГЛАВА 2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ И РЕГУЛИРОВАНИЕ ЧИСЛЕННОСТИ ПЕРСОНАЛА
Предполагается, что отчетность о численности персонала является простым процессом подсчета с ощутимым результатом. Тем не менее, подсчет «числа людей, работающих в бизнесе в глобальном масштабе» не так прост, как следовало бы. [7]
К примеру, может быть такое, что корпоративный отчет по человеческим ресурсам (HR) показывает, что глобальная рабочая сила компании состоит из 4100 человек, в то время как табельное представление по всем подразделениям составляет 3570, а финансовый отчет показывает 4320 человек.
Хотя все они были арифметически правильными и были сведены в таблицу за один и тот же день, в каждом отчете использовалась отдельная конструкция.
В отчете отдела кадров подсчитаны работники, занятые полный рабочий день, временные работники, которые заменили работающих на полный рабочий день в отпуске, и работники, занятые неполный рабочий день. Подразделения сообщили только о работниках, занятых полный рабочий день, а финансовый отчет был основан на работниках, работающих полный рабочий день, работниках, занятых неполный рабочий день, временным работникам и подрядчикам.
Помимо этих таблиц, численность бюджета составляла 4000 человек, а численность персонала за аналогичный период предыдущего года составляла 3915 человек. Объективный наблюдатель мог бы сказать, что эти цифры технически все верны. Разочарованный руководитель сказал бы, что должен быть один и только один ответ.
Различия в численности персонала могут расстраивать руководителей и менеджеров, потому что они замедляют работу или предоставляют ложную информацию о бизнес-результатах, способствуют дискуссии о том, кто имеет правильные номера, и добавляют часы работы в виде ручного отслеживания и создания отчетов об исключениях