Автоматизированные информационные технологии по учету материалов

Введение

Эффективность деятельности предприятия во многом зависит от правильного определения потребности в материалах. Оптимальная обеспеченность материалами ведет к минимизации затрат, улучшению финансовых результатов, к ритмичности и слаженности работы предприятия. Завышение материалов ведет к замораживанию и омертвлению ресурсов. Кроме всего прочего, это дорого обходится предприятию, поскольку возникают дополнительные затраты на хранение и складирование, на уплату налога на имущество. И в том и в другом случае следствием является неустойчивое финансовое состояние, нерациональное использованием ресурсов, ведущее к потере выгоды. 
Чем больше предприятие, чем быстрее оно развивается, тем больше предприятию приходится закупать товаров и материалов, а значит образовывается большое количество спецификаций, номенклатур и позиций. Применение автоматизированных технологий позволяет:
- cнизить число ошибок;
- ускорить расчеты с поставщиками;
- повысить производительность;
- получать достоверную и своевременную информацию;
- облегчить труд персонала компании.
С помощью автоматизированной информационной системы учета материалов можно составить прогноз на развитие предприятия в будущем. Для этого нужно предоставить свободный доступ ко всей информации, связанной с учетом материалов, за некоторое количество подотчетных периодов для того, чтобы составленный прогноз был максимально точным. При этом нужно учитывать и то, что информация, зафиксированная в отчетной документации, должна быть правдивой.
В данной работе будут рассмотрены вопросы, которые касаются автоматизированных информационных технологий по учету материалов.
1 Организационно-экономическая сущность задачи
Автоматизация информации учета материалов на производственном предприятии занимает неотъемлемую часть функционирования всех служб на этом предприятии. С ее помощью в хронологическом порядке систематизируются данные о поступлении сырья и материалов на склад, об их перемещении на производство, отображаются сведения о выпуске готовой продукции. Более того, на предприятии такие операции как поступление и перемещение могут совершаться несколько раз за смену и каждый раз нужно подсчитывать остатки на складах и производстве. Без использования информационных технологий это очень трудоемкий и длительный процесс. Но при использовании АИТ подсчет данных о количестве сырья и материалов, информация о перемещении, поступлении, сроках оплаты и прочие данные заносятся и корректируются автоматически после проведения любой операции с ними, что существенно облегчает работу бухгалтерам и всем пользователям системы.
С экономической точки зрения автоматизация учета позволяет:
- осуществлять контроль за резервами, который предостерегает компанию от недостатков, что способствует непрерывному процессу производства;
- составлять объективные планы покупок сырья и планы продаж готовой продукции, что предупреждает возникновение кредиторской и дебиторской задолженностей;
- корректировать управленческие решения для повышения эффективности производства и деятельности предприятия в целом.
Автоматизированный учет позволяет решить следующие задачи:
- создание платежных документов и их автоматическое изменение и обновление;
- подготовку документов для отправки клиентам, поставщикам, в налоговую службу и пр.;
- обработку и формировании отчетов производства за смену.
В процессе использования информационных технологий и решения поставленных задач задействован персонал из различных отделов, поэтому информация является открытой

. Но, как правило, этой информацией пользуется только управленческое звено компании. К нему можно отнести финансового директора, бухгалтера, начальника склада, начальника производства и начальника отдела закупок (снабжения). 
Чтобы минимизировать риски предприятия, своевременно совершать закупку материалов и отслеживать наличие этих материалов на складе, финансовому, экономическому и бухгалтерскому отделам предприятия необходимо применять в своей деятельности автоматизированные информационные технологии [1, 2]. 

2 Входная и выходная информация
Основные сведения о поступлении и расходовании материалов содержаться в первичных документах, которые содержат в себе необработанную информацию. При приобретении материалов у сторонних организаций первичными документами при учете материалов относятся:
- сопроводительные документы: товарно-транспортная накладная, счет-фактура, железнодорожная накладная (если материалы поставляются железнодорожным транспортом) и пр.;
- расчетные документы: платежное поручение (требование), квитанции, чеки и пр.
В отделе снабжения по полученным документам производят проверку соответствия цены, количества, веса, объема и качества заявленным сведениям в документах. Если все верно, то эти сведения подают в бухгалтерию для дальнейшей обработки и занесения в программу 1С «Материалы», где формируется накладная «поступление товаров и услуг».
В случаях, когда на склад поступают материалы собственного производства или материалы поступают со склада в производство, в 1С на основании акта перемещения формируется накладная «перемещение товаров» и «требование-накладная». Эти документы будут являться выходной информацией, но о них чуть позже.
Входная информация показывает, на основании какой информации может быть получена выходная информация. 
Выходная информация - это информация, полученная на основе входной информации. Выходная документация включает сводные данные, полученные в результате автоматизированной обработки.
На основании ТТН и счета-фактуры формируется документ «поступление товаров и услуг», который отражает такие операции как покупка товаров, прием товаров на комиссию, поступление товаров и материалов в переработку и даже покупку оборудования. Вид операции, которая будет произведена в результате проведения документа, определяется в самой форме документа с помощью кнопки «Операция». При выборе вида операции автоматически формируется название документа и при необходимости изменяется состав граф табличной части документа. В любой момент времени можно изменить вид операции и конфигурация корректно пересчитает все данные в информационной базе. Документ поступления товаров и услуг может быть проведен по бухгалтерскому и налоговому учету. В табличной части документа по каждой позиции автоматически заполняются счета бухгалтерского учета, счета налогового учета и счета, на которых ведется учет НДС. На закладке «счета учета расчетов» в документе автоматически заполняются счета «счета учета расчетов с контрагентом» и «счета учета расчетов по авансам».
Как говорилось ранее на основании акта перемещения создается документ «перемещение товаров», который предназначен для оформления передачи номенклатурных позиций между различными складами. В поле «отправитель» указывается склад, с которого производится списание товара, а в поле «получатель» указывается тот склад, на который поступает товар