Взаимодействие основных служб отеля

Основные позиции, которые определяют организационную структуру гостиничных предприятий – общее назначение гостиницы, видом предоставляемых услуг, территориальном месторасположением и спецификой клиентов.
Для организации полного круга технологического цикла обслуживания клиентов используются несколько основополагающих служб:
Служба приема и размещения гостей.
Хозяйственная служба, которая обеспечивает наличие и распределение материальных ресурсов внутри гостиницы.
Служба обслуживания, куда входит персонал по обслуживанию гостиничных предприятий.
Служба питания. В случае наличия данной услуги в гостиницы.
Инженерная служба, задача которой – обеспечение и поддержание в рабочем состоянии коммуникации компании.
Служба безопасности.
Коммерческая служба, которая занимается заключением договорных отношений со сторонними организациями.
Административная служба.
Количество служб, их классификация и функции зависит от типа и вида гостиничного предприятия. Например, в больших гостиничных сетей служба бронирования может быть выведена в структурное подразделение. В небольших гостиницах данные функции выполняет 1-2 сотрудника службы приема и размещения.
Главная функция администратора службы приема и размещения – информационное обслуживание клиентов. Это заключается в донесении информации о видах гостиничных услуг, местных достопримечательностях и особенностях работы важных организаций.
Служба приема и размещения – «сердце» гостиницы. Отсюда начинается знакомство с гостиничным предприятием и формируется первичная ассоциация деятельности компании.
Кроме встречи гостей администраторы службы приема и размещения выполняют следующие функции:
оформление документов;
ведение карточки клиента;
распределение номеров и учет свободных мест;
денежный расчет с гостями.
При этом сам работу по обслуживанию клиентов включает несколько этапов:
Предварительная работа с клиентами, а именно предоставление информации об услугах, подбор подходящего номера и бронирование.
Прием гостей, их регистрация и помощь размещении.
Предоставление основных и дополнительных услуг для проживания.
Окончательный расчет с клиентами и оформление их выезда.
Обычно работа клиентской службы организована в три смены.
Служба бронирования возглавляется менеджером, который подчиняется директору отдела обслуживания

. Главные функции бронирования – прием заявок от клиентов, их быстрая обработка и оформление, а также составление сопутствующей документации, например, график заездов, карты движения клиентов по номерам и т.д.
Хозяйственная служба гостиницы – самое крупное подразделение в гостиничном предприятии. Она охватывает работу более 50% всех служащих отеля. Ее главная задача – поддержание высокого уровня комфорта и санитарно-гигиенических норм гостиничных номеров. Непосредственный руководитель данной службы несет ответственность за чистоту и своевременную уборку номеров отеля.
Задача уборки территории гостиниц – не только поддержание имиджа гостиничного предприятия и забота о клиенте, но и продление срока службы мебели, ковровых покрытий и других предметов обихода гостиниц.
В хозяйственную службу в зависимости от размера гостиниц входят такие подразделения, как: прачечная, химчистка и т.п.
Служба обслуживания – основополагающий отдел, который организует непосредственные функции по обслуживанию клиентов, находясь с ними в тесном взаимодействии. Отдел возглавляет менеджер по обслуживанию. У него в подчинении находятся такие сотрудники, как: швейцары, лифтеры, водители и т.д