Система работы по обеспечению сохранности архивных документов в архивохранилищах

В деятельности любого архивного учреждения одной из основных задач является обеспечение сохранности документов. В основе этой работы заложен комплексный подход, включающий:
– организационное и научно-методическое обеспечение работ;
– правовую защиту архивных документов;
– создание оптимальных условий и совершенствование организации хранения архивных фондов;
– укрепление материально-технической базы архивов;
– обеспечение их физической сохранности .
Создание оптимальных условий по обеспечению сохранности архивных документов начинается с правильного оборудования хранилища или помещения, которое будет отвечать всем необходимым требованиям в части сохранности архивных документов.
Большое значение для обеспечения сохранности документов имеет среда внутри помещений. Параметры этой среды определяются следующими режимами хранения:
– санитарно-гигиенический;
– световой;
– противопожарный;
– температурно-влажностный;
– охранный.
В помещениях архивного отдела должен поддерживается оптимальный световой режим: естественное освещение рассеивается с помощью светорассеивателей, искусственное освещение представлено лампами дневного света. На окнах жалюзи, постоянное хранение должно осуществляться в темноте, чем меньше света, тем лучше. С целью защиты документов от солнечного света, они хранятся в коробках, папках, переплетах, в шкафах и стеллажах закрытого типа.
В хранилищах архивного отдела поддерживается оптимальный температурный режим от +17 до +19оС, относительная влажность 50-55%, которые фиксируются с помощью психрометра и гигрометра. Данные приборов регулярно заносятся в журнал температурного режима. При повышении температуры в хранилищах, проводится проветривания, для повышения влажности в сухих помещениях используются емкости с водой, так как химические реакции старения бумаги и текста ускоряются в 2-3 раза при повышении температуры среды на 10°С, при ее повышении влажности скорость выцветания цветных рукописных текстов увеличивается в 10-15 раз.
Важным средством обеспечения сохранности документов является соблюдение санитарно-гигиенического режима, то есть комплекса требований, направленных на поддержание чистоты, устранение появления плесени, грибка, пыли, а особенно насекомых и грызунов

. Для этого архивохранилище должно строго соответствовать следующим требованиям:
- хранение и использование продуктов питания недопустимо;
- защита окон и вентиляционных проемов с диаметром ячеек не более 0,5 мм;
- постоянная циркуляция воздуха, исключение невентилируемых помещений;
– при хранении нельзя находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви;
- не реже одного раза в год проводить обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения;
- необходимо систематически проводить влажную уборку (вода не должна попадать на документы);
– не реже одного раза в год обрабатывать растворами антисептиков полы, подоконники, плинтусы, цокольные части стеллажей (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ). Следить, чтобы растворы не попадали на документы;
– два раза в год документы выборочно подвергать обследованию для обнаружения насекомых и плесневых грибков.
Все перечисленные выше мероприятия должны осуществляться в любом архиве и в полном объеме, что позволит обеспечить сохранность документов.
Перед архивистами стоит задача-снизить скорость старения всех документов, т. е. минимизировать влияние таких негативных факторов на документы, как жара, влажность, биологические вредители, резкие изменения условий окружающей среды .
Особое место среди проблем обеспечения сохранности документов на бумажной основе занимает защита архивных документов от биологического ущерба, вызванного несоблюдением условий хранения документов, возникновением чрезвычайных ситуаций .
Пожарная безопасность, техническое укрепление, модернизация систем жизнеобеспечения архивных объектов-все это основные составляющие в решении проблемы предупреждения чрезвычайных ситуаций .
Для архивов страны разработаны и утверждены "специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации", устанавливающие требования пожарной безопасности, обязательные для применения и исполнения государственными и муниципальными архивами Российской Федерации, их должностными лицами и работниками, в том числе привлекаемыми по трудовому договору, в целях охраны жизни и здоровья граждан, государственного или муниципального имущества, документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов, имущества юридических лиц.
Начальник архивного отдела является ответственным за обеспечение пожарной безопасности архива, организацию и обеспечение обучения работников архива в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Работники архива, включая руководителей, допускаются к работе только после прохождения обучения мерам пожарной безопасности