Разработка мероприятий по совершенствованию проектного управления в ООО «Райтек»

Как показал проведенный анализ в ООО «Райтек» проектное управление находится на стадии внедрения и имеются ряд успешно реализованных проектов, но реализация проектов сопряжено с рядом проблем.
Большое число выявленных недостатков можно решить формирование специализированного подразделения – офиса управления проектами. Необходимость создания подобного офиса в ООО «Райтек» возникает в связи с низкой управляемостью реализуемых проектов, отсутствием прозрачности, зачастую разгласованностью действий команды проекта и пр.
Штатное расписание дополнительного структурного подразделения ООО «Райтек» представлено в таблице 3.
Таблица 3
Штатное расписание проектного офиса ООО «Райтек»
Должность Количество человек
Руководитель проектного офиса 1
Куратор проекта 1
Менеджер по методологии и обучению 1
Источник: Составлено автором самостоятельно
Также предлагается автоматизировать управление предприятием. Для того чтобы выстроить и упорядочить взаимосвязи между всеми уровнями управления проектом необходимо в его процесс интегрировать такое программное обеспечение, которое будет отвечать специфическим потребностям каждого уровня, обеспечивая высокую скорость обмена информационными потоками.
В настоящее время рынок программного обеспечения предлагает десятки систем, программ, сервисов и инструментов для управления проектами. Проанализировав достоинства и недостатки программ, сервисов и инструментов для управления проектами (приложение А), а также анализа требований, предъявляемых каждым уровнем к программному обеспечению, был выбран продукт MicrosoftProject.
Высшему руководству данная система позволит проводить стратегический анализ хода выполнения проектов в компании, задавать относительные степени важности проектов для распределения ресурсов.
Таким образом, автоматизация управления на основе системного обеспечения позволит в целом повысить оперативность работы и скорость выявления проблем, а также корректировку отклонений и введение изменений в ход проекта. Данные инициативы положительным образом скажутся на развитии управленческого и коммуникационного потенциала.
В таблице 4 представим план-график реализации
В целом, подводя итог вышесказанному, отметим, что проектный офис является довольно универсальным инструментом, который позволяет обеспечить поддержку проектной деятельности в любой компании. Создание проектного офиса помогает упорядочить проектную деятельность, повышает эффективность работы всех участников проектов, может служить катализатором развития корпоративной системы управления проектами и способствовать развитию бизнеса.
Таблица 4
План-график реализации предложенных мероприятий
Мероприятия Временной период (недели)
1 2 3 4 5 6 7 8
1. Внедрение АСУ на базе Microsoft Office Project
Покупка Microsoft Office Project
Установка Microsoft Office Project
Настройка сети коммуникаций
Обучение профессиональному использованию Microsoft Office Project
2

. Совершенствование структуры управления
Анализ потребности в персонале
Разработка должностных инструкций работников проектного офиса
Организация рабочего места для проектного офиса
Прием кандидата на должность руководитель проектного офиса
Прием других кандидатов в проектный офис
Контроль со стороны ответственных лиц
Разработка корпоративного стандарта
Источник: Составлено автором самостоятельно
В заключение предложена разработка корпоративного стандарта проектирования ООО «Райтек».
Функционал предлагаемой корпоративной системы управления проектами, реализуемой на базе Microsoft Project, может быть разделен на следующие функциональные модули:
1. Корпоративный стандарт управления проектами
2. Реестр договоров
3. Управление задачами и результатами проектов
4. Совместная работа на проектах
5. Управление трудовыми ресурсами
6. Управление бюджетами проектов
7. Мониторинг и анализ проектного производства
Рассмотрим их подробнее.
1. Корпоративный стандарт управления проектами.
Цель - обеспечить качественное управление всеми проектами организации в соответствии с требованиями единого корпоративного стандарта
Потребители - Руководство проектного офиса
Задачи / функции:
- централизованное хранение в едином реестре всех текущих, планируемых и завершенных проектов организации и всех связанных проектных данных («единое окно» для работы со всеми проектами компании);
- автоматизированное управление жизненным циклом проекта:
- автоматический запуск при создании проекта рабочего процесса, обеспечивающего прохождение проекта по всем стадиям управления в соответствии с регламентом;
- автоматическое назначение руководителю проекта задач, соответствующих текущей стадии проекта (напр.: заполнить необходимые сведения о проекте, уточнить и опубликовать план проекта, сформировать бюджет проекта и т.д.), и контроль их выполнения;
- мониторинг состояния рабочего процесса проекта (результаты завершенных стадий, состояние текущей стадии, план дальнейших стадий);
- предоставление на всех этапах управления проектом шаблонов, определяемых корпоративным стандартом (шаблоны планов проекта, сайтов проектов, шаблоны типовых проектных документов).
2. Реестр договоров
Цель - обеспечить упорядоченную работу с договорной проектной документацией.
Потребители - руководство проектного офиса, Руководители проектов
Задачи / функции:
- ведение единого реестра договоров с возможностью поиска (фильтрации) по номеру, дате, продукту, контрагенту и другим реквизитам и параметрам договора, а также по содержимому договорных документов;
- централизованный доступ из карточки договора к связанной с договором документации и списку связанных с договором проектов;
- контроль версий договорных документов и настройка оповещений об изменении;
- автоматизация типовых процессов внутреннего согласования и подписания договорных документов.
3