Проведение информационных мероприятий, сущность, виды и значение для деятельности архивов

Для рассмотрения основ использования архивного фонда, необходимо рассмотреть виды, сущность, а также значение проведения информационных мероприятий для деятельности архивов.
Работа, проводимая архивистами по сохранению и популяризации архивных документов, позволяет гражданам прикоснуться к этому наследию в прямом и переносном смысле. Существуют различные формы работы по использованию архивных документов [18, С. 90]:
– информационная поддержка пользователей в соответствии с их запросами;
– представление документов пользователям для исследования в читальных залах архива;
– использование документов в средствах массовой информации;
– проведение информационных мероприятий с использованием документов;
– публикация документов в различных формах в печатных изданиях;
–выставка документов для выставок.
На рисунке 3, можно увидеть существующие формы использования архивных документов.
Рисунок 3. Формы использования архивных документов [19, С. 56]
Самым популярным способом использования документов архивного фонда Российской Федерации, является использование экспозиционных выставок в электронном виде на официальных сайтах архивов Российской Федерации. Выставки организуют из документов, объединенных общей темой, оформляя в единой стилистике. Такие выставки, предоставляют большие возможности для более эффективной популяризации историко–культурного наследия страны и использования документов.
Архив идет в ногу со временем, в его деятельность активно внедряются информационные технологии, поэтому электронная выставка–это реакция архивов на выход в открытое информационное пространство. Электронная выставка основана на использовании мультимедийных и телекоммуникационных технологий, позволяет формировать и поддерживать имидж архива, способствует развитию и совершенствованию архивного сервиса [20, С. 112].
Выставка архивных документов, независимо от продолжительности ее работы, размера, вида (стационарная, мобильная, виртуальная) является полноценной выставкой и имеет научно обоснованную структуру, продуманное образное решение.
Существует определенная модель программы алгоритма действий при подготовке электронной (интернет) выставки, она состоит из нескольких этапов [14, С. 34]:
1. Первый этап – разработка основных направлений документальной выставки, которая включает в себя:
– обоснование актуальность проведения выставки, проблематика выставки;
– тематика и структура выставки, основное содержание выставки;
– предоставление характеристики основного содержания баз данных выставки;
– принятие решений по оформлению, художественной направленности организованной выставки (рекламные баннеры, оформления интерфейс и так далее)
2. Второй этап состоит из отбора документов, которые адаптированы для размещения на виртуальной выставке.
Критерии включают соответствие тематике проекта, физическую безопасность, объем, интерес для массового пользователя и так далее.
Подбор дополнительных материалов, дополняющих содержание проекта. В качестве таковых можно использовать различные визуальные, графические материалы, фотодокументы: картины, схемы, карты, рисунки, фотографии, автографы и другие материалы.
Если у вас есть технические возможности на этом этапе, вы можете создавать видео, панорамы и фотографии объектов.
3. Третий этап–разработка тематического и экспозиционного плана выставки.
На основе концепции разрабатывается тематический и экспозиционный план (ТЭП). Важно включать документы в шаблон не на основе инвентаризации, а на основе просмотра документов. Предпочтение отдается наиболее информативным и актуальным документам. План включает названия разделов, тем, подтем, тематических комплексов, аннотации документов, сведения о характере источников (Оригинал, копия и другое), и их размеры.
4. Четвертый этап–художественное оформление выставки.
Успех выставки во многом зависит от степени ее визуальной привлекательности. Грамотное художественное оформление выставки позволяет значительно усилить ее эмоциональное воздействие на зрителя. Среди требований к оформлению выставки можно выделить следующие [6, С. 92]:
1) доступность и грамотность выставочных текстов. Ведущий текст краток и ясен, и должен отражать направленность выставки в целом. Аннотации к документам должны содержать полную информацию о них. В основании документа указывается археографическое описание: Номер Фонда, опись, дело и Ведомости. При использовании фотодокументов, помимо прилагаемой аннотации, необходимо указать дату, место съемки и основание.
2) художественное оформление выставки направлено на создание образа, основанного на ценности и оптимальном обзоре архивного документа. Следует отметить, что при подготовке персональной выставки идентификация документов личного происхождения производится в первую очередь в ее фонде

. Однако для выявления как можно большего количества архивных документов рассматриваются фонды физических лиц, учреждений и общественных организаций, которые могли депонировать документы о деятельности Фонда–застройщика, связанные с тематикой выставки.
5. Подготовка контента для размещения в Интернете. Этот этап включает в себя обработку и преобразование фото – фоновых и видеодокументов в необходимые форматы с учетом специфики представления мультимедийной информации на веб–страницах, обработку и корректировку текстовых материалов, а также, возможно, добавление средств защиты от копирования для фотодокументов (например, электронных «водяных знаков»).
Электронные документальные выставки могут быть подготовлены к различным знаменательным датам или посвящены известным людям. Они могут быть ориентированы на различные категории пользователей: школьников, студентов, специалистов различных отраслей промышленности и так далее
В работе любого архива выставки документов в электронном формате (мультимедийные, виртуальные интернет–выставки) занимают особое место. С 2012 года на официальных сайтах государственных архивов ежегодно размещается более ста виртуальных выставок. В 2019 году было зарегистрировано 23 608 просмотров страниц интернет–выставок. Это неудивительно, ведь электронные выставки имеют ряд преимуществ [17 С. 62]:
1. Если электронная выставка размещена в глобальной сети, то для ее просмотра не обязательно находиться в архиве.
2. Можно представить большее количество документов, не занимая фактического пространства архивного помещения.
3. Просмотр документов, представленных на выставке неограниченным числом пользователей, не угрожает их безопасности.
4. Возможность длительной или даже постоянной эксплуатации.
5. Электронная экспозиция может быть украшена оригинальными графическими изображениями, анимационными и звуковыми эффектами, что особенно важно для детей и людей с ограниченными возможностями.
В заключение хотелось бы добавить, что интернет–выставки не имеют географических границ. Со временем их аудитория только расширяется. Пользователями архивной информации, размещенной на сайте, являются люди разных возрастов и профессий, проживающие в разных странах. В этой связи можно говорить о большой значимости проектов электронного архива в продвижении архивных документов и патриотическом воспитании молодежи, в частности, во время школьных и вузовских занятий. Информационные технологии продолжают стремительно развиваться, и это помогает архивным проектам преодолевать не только границы отдельных институтов, но даже государств. Есть все основания полагать, что количество и масштаб архивируемых интернет–проектов в будущем будет только расти
Информационные мероприятия с использованием документов, представляющих общественный интерес, проводятся архивом на основе предварительной договоренности с заинтересованными организациями в различных формах. Они сопровождаются презентациями и сообщениями от сотрудников архива, в том числе в режиме «вопрос–ответ», показом тематических коллекций документов, фильмов, видеороликов, слайд–фильмов, кинопрограмм, прослушиванием аудиодокументов, экскурсиями по архиву, выставками документов. и другое [16, С. 87].
Архив организует использование документов при подготовке информационных мероприятий, выставок, в средствах массовой информации, а также их публикацию.
Работа ведется как самостоятельно, так и совместно с другими организациями или государственным архивом. На выставках используются оригиналы или копии документов, выпускаются альбомы, плакаты, схемы.
Совместно со средствами массовой информации архив определяет предмет, объем и сроки подготовки материалов; предмет и сроки утверждаются руководителем организации. Копии статей и других материалов, подготовленных для средств массовой информации, остающиеся в архиве организации, содержат поисковые данные по используемым документам, а также дату и место публикации.
Архив организации может самостоятельно или совместно с другими организациями осуществлять работу по подготовке документальных изданий. Наиболее распространенной формой такой работы является подготовка журнальных и газетных публикаций документов. В некоторых случаях сборники документов могут быть опубликованы. При подготовке документальных изданий необходимо руководствоваться соответствующими правилами Государственного архива.
Встречи с общественностью могут быть тематическими, предполагающими выступления сотрудников архива и других участников по конкретной теме с характеристиками документов, а также информационными, где участники информируются о составе документов из одного или нескольких архивов, фонда или группы фондов, о новых поступлениях в архивы, рассекреченных документах