Причины, мешающие эффективному функционированию кадрового делопроизводства

Анализ состояния производственного документооборота показывает, что в настоящее время соотношение между бумажным и электронным документооборотом составляет соответственно 70 % : 30 %.
По оценкам состояния государственных органов управления развитых стран, является оптимальным обратное соотношение 30 %: 70 %. В отечественных учреждениях накопленный опыт менеджмента содержится, как правило, в бумажных архивах и знаниях ведущих специалистов.
К классификации и кодированию составляющих бумажного документооборота предъявляются следующие требования (рис. 2.7):
сохранение предыстории;
интеграция в адаптивную систему принятия решений.
Рис. 2.7 Требования к классификации и кодированию составляющих бумажного документооборота
Существует проблема создания методов эффективного сочетания бумажного и электронного документооборота. Особенно остро эта проблема проявляется на логическом и семантическом уровнях, т.е. при разработке и сочетании систем классификации и кодирования бумажного и электронного документооборота.
Наибольшая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы (48,12%), только 21,73% документов – исходящих.
Проблемы документооборота учреждения:
большая длительность обработки и поиска документов,
частая потеря документов.
В органах зачастую при ведении управленческого и бухгалтерского учета используется устаревшая программа автоматизации

.
Таким образом, применяемые информационные системы не охватывают все аспекты управления деятельностью учреждения, а автоматизируют лишь отдельные функции. К наиболее существенным недостаткам существующих разработок относятся (рис. 2.8):
Недостаточно системный подход автоматизации деятельности учреждения. Отсутствует комплексная автоматизации бухгалтерской и другой информации, что приводит к необходимости многократной подготовки и ввода в компьютеры исходной и нормативно-справочной информации.
необходимости построения распределенных баз данных и знаний по функциональным службам учреждения, его структурным подразделениям.
Не учтены потребности и особенности учреждения в глубине экономического содержания.
Рис