Анализ делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом

Отдел кадровой политики и государственной службы является структурной единицей и находится в непосредственном подчинении Управляющего делами.
В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, законами и иными нормативными правовыми актами, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, а также Положением об отделе.
Задачи отдела:
- Формирование кадрового состава для замещения должностей службы;
- Подготовка предложений о реализации положений законодательства о службе и внесение указанных предложений на рассмотрение руководству.
Функции отдела:
- Представление документов при поступлении на службу гражданина, для заключения трудового договора,
- оформление правовым актом (распоряжение) о приеме гражданина на службу,
- о назначении на должность службы:
- Проведение проверки сведений,
- представленные гражданином при поступлении на службу, в установленном федеральными законами порядке.
Отдел Кадров выполняет следующие виды деятельности:
Поиск новых сотрудников
Прием и увольнение персонала
Адаптации новых сотрудников
Повышение квалификации сотрудников
Создание резерва предприятия
Работа с молодыми специалистами
Ведение личных дел сотрудников
Ведение трудовых книжек
Больничные листы
Отпуска
Выдача справок
Воинский учет
Отчетность
Электронный учет рабочего времени сотрудников
Характеристика персонала отдела кадров.
В отделе кадров задействовано 4 человека (таблица 2.9).
Таблица 2.9 - Структура отдела кадров
Пол Возраст Образование Стаж
М 34 Высшее 5 лет
Ж 52 Высшее 16 лет
Ж 33 Высшее 3 года
Ж 28 Высшее 5 лет
Директор по персоналу непосредственно подчиняется директору предприятия. Директор по персоналу выполняет следующие обязанности:
- Организует управление формированием, использованием и развитием персонала.
- В соответствии со стратегией развития компании возглавляет работу по формированию кадровой политики, определению ее основных направлений и мер по ее реализации.
- Формирует основы корпоративной культуры, управляет ее развитием.
- Принимает участие в коммерческой деятельности компании в части обеспечения ее трудовыми ресурсами необходимых профессий, специальностей и квалификации.
- Изучает конъюнктуру рынка труда.
-. Проводит прогнозирование и планирование потребности компании в кадрах.
- Совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижение в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников.
- Организует работу по поиску персонала, взаимодействие с государственными и частными структурами по подбору персонала.
- Проводит собеседования с наиболее перспективными кандидатами на вакантные должности.
- Проводит работу по формированию и подготовке кадрового резерва для выдвижения на руководящие должности, организует проведение профессиональной аттестации работников и руководителей компании.
- Формирует систему сбора информации об основных социальных процессах, происходящих в коллективе, контролирует социально-психологическую атмосферу в коллективе, проводит анализ деловых, функциональных, морально-психологических качеств сотрудников.
- Обеспечивает подготовку и предоставление аналитических материалов руководству компании по социальным и кадровым вопросам, составляет прогнозы развития персонала, своевременно выявляет возникающие проблемы и занимается подготовкой возможных вариантов их решения.
- Изучает движение кадров, выявляет причины текучести кадров, разрабатывает совместно с руководителями отделов (служб) мероприятия по их устранению

.
- Участвует в разработке перспективных и текущих планов по работе с персоналом.
- Проводит работу по управлению социальными процессами в компании, созданию благоприятного социально-психологического климата в коллективе, принимает участие в разрешении трудовых споров и конфликтов.
- Организует работу по социальной и профессиональной адаптации новых работников.
- Принимает меры по повышению мотивации работников, по улучшению условий труда, повышению его производительности, вносит предложения по рационализации системы оплаты труда и материального стимулирования.
- Организует обучение персонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры.
- Проводит работу по рационализации организационной структуры и штата компании, разработке Положений об отделах и должностных инструкций персонала.
- Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины работников компании и ее филиалов, соблюдением работниками Правил внутреннего трудового распорядка, проводит необходимую работу по укреплению трудовой дисциплины.
- Контролирует соблюдение норм трудового законодательства в работе с персоналом, закрепляет взаимоотношения работников и компании, принимает кадровые решения по текущим проблемам и вопросам.
- Консультирует руководство компании, а также руководителей подразделений по всем вопросам, связанным с персоналом.
- Консультирует работников компании по вопросам трудового права и норм социальной защиты. - Разрабатывает и формализует процедуры повседневной деятельности персонала, разрабатывает Положение о персонале, готовит и представляет на утверждение индивидуальные и коллективный трудовые договоры в соответствии с требованиями государственных органов, нормами и правилами, принятыми в компании.
- Организует необходимый кадровый учет и кадровое делопроизводство в компании в соответствии с требованиями законов и государственных стандартов.
- Готовит совместно с бухгалтерией документы, необходимые для получения социальных льгот, для назначения пенсий, пособий и выплат работникам и их семьям, представляет их в органы социального обеспечения.
Кроме директора персонала в отделе кадров числятся старший специалист по работе с кадрами, на которого возложены обязанности текущей кадровой работе персонала. Учет рабочего времени, составление договоров на подрядные работы, составление графика отпусков, осуществляет контроль обеспеченности кадрами отделов предприятия.
Непосредственно старшему специалисту по работе кадров подчиняется два специалиста по работе с кадрами. Один из которых отвечает за подбор и найм, адаптацию новых сотрудников, размещает резюме, проводит первичные собеседования, согласовывает найм работников с руководителями структурных подразделений, введет личные дела работников.
Четвертый сотрудник отдела кадров отвечает за обучение, аттестацию и повышении квалификации сотрудников.
Невыборные государственные служащие поступают на государственную службу на основе трудового договора.
Поступление на государственную службу осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о труде с учетом особенностей, предусмотренных ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ».
Порядок заключения, изменения и прекращения трудового договора регулируется разделом III ТК РФ.
Сторонами трудового договора о приеме на работу государственного служащего являются: наемный работник – государственный служащий, наниматель – КГУ ИС.
Таким образом, трудовой договор с государственным служащим – это соглашение между работодателем и государственным служащим, по которому государственный служащий обязуется исполнять служебные обязанности по государственной должности государственной службы и подчиняться внутреннему трудовому распорядку, а работодатель (государственный орган) обязуется выплачивать денежное содержание государственному служащему и обеспечивать условия, предусмотренные законодательством о труде, государственной службе РФ и субъектов РФ и соглашением сторон