Порядок применения электронной цифровой подписи для внутреннего и внешнего документооборота

Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. № 63-Ф3 «Об электронной подписи» [6] допускает применение внутри корпоративной локальной сети электронной подписи, реализованной на базе любого криптографического алгоритма, гарантированно обеспечивающего подтверждение авторства и целостности документа. 
Механизм действия электронной подписи относительно прост, но очень эффективен. Он обеспечивает практически полную защиту электронного документа и гарантирует абсолютную безопасность данных. Подделать электронную подпись невозможно, так как у каждого пользователя генерируется уникальный секретный (закрытый) криптографический ключ, который используется для шифрования данных документа при установке подписи. Этот ключ выдается пользователю на отдельном носителе (самый популярный-Rutoken) и должен храниться в тайне от других.
Электронная подпись может быть использована для подписания электронных документов в рамках внутрикорпоративных или межкорпоративных соглашений по использованию ЭП.
В этом случае электронные документы, подписанные ЭП, могут иметь хождение внутри одной организации, а также может быть организован обмен с территориально удаленными подразделениями, филиалами, дочерними компаниями. Возможна также реализация обмена электронными документами с ЭП между различными организациями в рамках двухсторонних или многосторонних соглашений. Кроме того, следует отметить, что организация корпоративного и юридически значимого электронного документооборота требует создания регламентов использования ЭП в рамках организации.
Самый распространенный вариант внутреннего документооборота предприятия - это служебные записки. Больше нет смысла распечатывать документ и подписывать его собственноручно, если можно подписать его цифровой подписью и отправить дальше по цепочке.  Электронная подпись здесь экономит не только время, но и деньги - снижается расход бумаги и тонера принтера

. Конечно, себестоимость одного распечатанного листа бумаги может и не сильно высока, но за год можно сэкономить вполне приличную сумму, и это уже не говоря о времени, которое сегодня стоит дорого. 
Наиболее актуальным видится возможность защищенного обмена документацией по внешним каналам связи, особенно для территориально-распределенных хозяйствующих субъектов. Кроме этого, переписка с партнерами или клиентами также требует определенных гарантий конфиденциальности информации (передаваемых сведений).
Чтобы внутренние документы обладали юридической силой, можно выбрать любой вид электронной подписи, однако следует учесть некоторые нюансы.
Во-первых, если документы необходимо представлять в государственные органы, то следует воспользоваться усиленной квалифицированной электронной подписью. Так, например, специалисты налоговой службы сообщают об этом на своем официальном сайте. Получить сертификат такой подписи можно в любом удостоверяющем центре (УЦ), входящем в сеть доверия ФНС России. Список аккредитованных УЦ можно посмотреть на сайте Минкомсвязи России. Стоимость сертификата квалифицированной подписи колеблется от 1000 до 4000 рублей в зависимости от того, в каком УЦ его получать. Срок действия сертификата 1 год.
Во-вторых, если документы не представляются в органы государственной власти и участвуют исключительно во внутренних процессах, то можно воспользоваться неквалифицированным сертификатом ЭП. Получить такой сертификат можно в любом неаккредитованном удостоверяющем центре, либо организовать работу такого центра у себя в компании