Порядок приёма посетителей

Приём посетителей подразделяется на 3 вида:
1. Приём сотрудников своей организации.
2. Приём сотрудников других организаций.
3. Приём граждан по личным вопросам.
Приём посетителей в любой организации имеет большое значение, поскольку от первого впечатления зависит репутация и престиж компании. Каждая уважающая себя компания должна всегда держать уровень на высоте, и неважно кто является посетителем, ваш собственный сотрудник или важный деловой партнёр.
Типы посетителей в компании:
Желательные:
Представители вышестоящей организации.
Действующие партнёры и клиенты по определённому кругу вопросов
Соискатели, пришедшие на собеседование.
Сотрудники проверяющих органов, с которыми должен общаться только сам руководитель.
Потенциальные партнёры и клиенты высокого уровня, с которыми должен разговаривать сам руководитель.
Нежелательные:
Лица, которые предлагают ненужные услуги и те, с которыми должны общаться другие сотрудники.
Партнёры и клиенты, с которыми руководитель не хочет разговаривать по различным причинам.
Представители проверяющих органов, с которыми могут общаться другие сотрудники.
Люди «с улицы», которые чего-то хотят от компании.
«Заблудившиеся», попавшие в офис по ошибке.
В компании могут быть установлены определённые часы и дни приёма, в соответствии с регламентом работы руководителя. Посетители записываются на приём заранее, каждый на назначенное время. Время приёма следует разбить на условные интервалы с некоторым запасом.
О сотрудниках организации, пришедших на приём к руководителю, можно доложить по телефону

. Если руководитель готов принять посетителя, секретарь докладывает о госте (чётко называя фамилию, имя, отчество, должность, организацию, основную суть вопроса) перед тем как гость войдёт в кабинет руководителя, при необходимости передав визитную карточку или запись с данными о нём. По просьбе руководителя секретарь подбирает и передаёт ему необходимые для разговора документы.
Во вне приёмные часы возможность подготовиться к приёму посетителей заранее есть только в случае, когда визит был согласован с руководителем, и секретарь знает точно на какой день и в какое время назначена встреча; сколько будет посетителей и какой у них статус, а также какова цель визита и какие вопросы будут обсуждаться. В зависимости от статуса и цели визита гостей, по согласованию с руководителем можно раздать посетителям дополнительные материалы или даже сувениры. Стоит предложить также прохладительные напитки, чай или кофе.
Так как секретарь помогает руководителю в реализации плана его рабочего дня, ему часто дано право определять, с кем руководитель должен встретиться сам, а кто может быть направлен к другим должностным лицам, какие вопросы нуждаются в срочном, первоочерёдном решении и внимании руководителя.
Организация приёма зависит от категории посетителей:
внутренние клиенты (сотрудники Компании);
внешние клиенты (сотрудники других организаций – по предварительной договорённости или прибывшие внезапно).
Посетитель может войти в приёмную в любой момент, поэтому постоянно поддерживайте порядок на своём рабочем месте.
Если гость обратился в приёмную в момент, когда вы разговариваете по телефону, кивните ему и жестом предложите войти и присесть