Особенности разработки первичной кадровой документации

Правильность осуществления кадрового делопроизводства нацелено на документирование основных кадровых вопросов на основе норм оформления документов. Требования по документированию информации относительно определенных правил устанавливается законом. Эти требования закреплены в статье 11 ФЗ от 27.07.2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». [3]
Закон РФ или соглашение сторон устанавливает требования к информационному документированию.
Директора и работники кадровой службы должны при оформлении придавать ему юридическую силу, уделяя достаточное внимание содержанию, и его форме.
По п. 25 ГОСТ Р 51141-98 в качестве юридической силы документа выступает свойство официального документа, наделенное действующим законом, компетенцией издавшего и установленным порядком для оформления.
В управленческой деятельности данное свойство документов очень важно и подтверждает, что они служат доказательством информации.
Требования по оформлению кадровых документов присутствуют в ряде нормативно-методических документов.
В самом ТК РФ отсутствуют требования к оформлению документов, кроме обязательного подписания приказов относительно личного состава компании и отметке по ознакомлению сотрудника с ними, а также локальных актов по трудовой функции и коллективного договора. К формату трудового договора также есть требование: заключить его в письменно, составив в 2-х экземплярах, за подписью сторон. [2]
Для верности в оформлении документов необходимо определить их группу или систему документации.
По п. 34 ГОСТ Р 51141-98 в качестве системы документации рассматривается спектр документов, связанных относительно признаков происхождения, назначения, виду, сфере, требований к оформлению.
По ОКУД кадровое делопроизводство имеет 2 системы документов:
- Унифицированная систему по организационно- распорядительной документации.
- Унифицированная система по первичной учетной документации.
Правила для оформления документов в системе организационно-распорядительной документации прописывает ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливая требования для реквизитов и бланков документов.
Унифицированные формы первичной учетной документации и указания по применению и заполнению данных форм есть в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 года №1

. [4]
То есть, при оформлении документов требуется опираться на 2 основных норматива.
Но ГОСТ Р 6.30-2003 ограничен в перечне реквизитов, содержащих 30 надписей, без определения их предназначения для наделения документов юридической силой.
Состав реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе представлены на рисунке 1.6. [12]
Рисунок 1.6 – Реквизиты придающие юридическую силу документам
Но могут присутствовать и иные реквизиты, которые для ряда документов могут быть обязательными по закону или иным НПА.
Кроме традиционных бумажных документов в кадровой службе применяют и электронные документы. По ст. 11 ФЗ от 27.07.2006 г. №149-ФЗ установлены специальные требования к ним:
«Электронное сообщение, за подписью электронной цифровой или аналогом собственноручной подписи, будет электронным документом, равным документу, с собственноручной подписью, тогда, когда ФЗ или пр. НПА не было установлено требование по составлению его на бумаге».
Для заключения ГПД или оформления пр