Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя
Зарегистрируйся в два клика и получи неограниченный доступ к материалам,а также
промокод
на новый заказ в Автор24. Это бесплатно.
Введение
Тема курсовой работы: «Анализ функций секретаря при организации приёма посетителей в компании с международным участием». Секретарь – это лицо любой компании, предприятия или организации. Первое впечатление об организации зависит от поведения секретаря: будет ли он приветлив, вежлив, исполнителен и услужлив с посетителями и сотрудниками. Очень часто работа в должности секретаря (личного помощника руководителя, ассистента руководителя и т.д.) воспринимается соискателями как работа, которая не требует особых знаний и навыков, как работа, которую может выполнять буквально каждый. При этом можно смело говорить о том, что ни одно предприятие, ни одна фирма сегодня не могут обходиться без секретаря. На эту профессию есть постоянный спрос, да и уровень заработной платы на этой должности иногда достигает достаточно высоких показателей. Актуальность темы заключается в том, что в наше время деловые отношения стремительно развиваются, в особенности с иностранными организациями. Трудно представить себе деятельность учреждения, предприятия, организации без секретаря. Организационная деятельность секретаря по бездокументному обслуживанию руководителя является важнейшей составной частью всей её работы. Часто данному виду работ уделяется недостаточное внимание, а значит необходимо систематизировать все знания по данному вопросу и применять их на практике. Цель курсовой работы – проанализировать функции секретаря при организации приёма посетителей. Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи: выявить место секретаря в структуре компании; рассмотреть классификацию трудовых функций секретаря по организационному обслуживанию; систематизировать порядок приёма посетителей; рассмотреть правила делового этикета и речевые модели поведения секретаря при приёме посетителя. Литературный обзор темы: данному вопросу посвящён ряд исследований таких авторов, как Касьянова Г.Ю., Топчиева И.В., Галахов В.В. и Макарычев М.Г. Объектом исследования является деятельность компании. Предметом – организация приёма посетителей. В работе были использованы следующие методы написания: анализ литературы; литературный обзор; метод анализа и синтеза; интервьюирование; метод сравнения. Научная новизна работы состоит в том, что приём посетителей – самая важная часть работы секретаря, поэтому анализ, представленный в данной работе будет полезен всем сотрудникам, в рабочую деятельность которых входит работа с посетителями. Эта тема достаточно хорошо освещена в учебниках и литературе многих авторов, но следует более подробно рассмотреть и обобщить правила приёма посетителей в целом. Структура курсовой работы включает в себя: введение, в котором показана актуальность темы, цель, задачи, степень изученности темы, объект, предмет, методы исследования, практическая значимость и структура работы; теоретическая часть, где проводится анализ функций секретаря при организации приёма посетителей в компании; практическая часть, в которой представлен анализ функций секретаря при приёме посетителей в ООО «РН-ЭКСПЛОРЕЙШН»; заключение, в котором содержатся краткие выводы; список использованных источников и литературы; приложения, где располагаются иллюстрационные материалы и разработки по теме курсовой работы.
Классификация трудовых функций секретаря по организационному обслуживанию
Функции секретаря делят на 2 части: документационное обеспечение управления; бездокументное обслуживание. Функции секретаря по бездокументному обслуживанию включают в себя: административные; организационные; технические; аналитические; сервисные. Орг...
Открыть главуПорядок приёма посетителей
Приём посетителей подразделяется на 3 вида: 1. Приём сотрудников своей организации. 2. Приём сотрудников других организаций. 3. Приём граждан по личным вопросам. Приём посетителей в любой организации имеет большое значение, поскольку от первого впеча...
Открыть главуОрганизация офиса при приёме посетителя
Одно из необходимых условий высокой эффективности, оперативности и качества работы секретаря, а также условие сохранения высокой его работоспособности в течение всего рабочего дня – организация рабочего места. Мероприятия по организации рабочего мест...
Открыть главуПравила делового этикета и речевые модели поведения секретаря при приёме посетителя
И.Б. Голуб и Д.Э. Розенталь в написанной статье «Секреты хорошей речи», размещённой в издании «Международные отношения» отмечают, что к деловой речи секретаря предъявляются требования правильности, точности, краткости и доступности: «Первое и непреме...
Открыть главуАлгоритм действий секретаряпри приёме посетителей
В ходе исследования было проведено интервью с секретарём компании ООО «РН-ЭСКПЛОРЕЙШН» с целью анализа и проведения приёма посетителей других стран. Секретарь компании ООО «РН-ЭКСПЛОРЕЙШН» имеет определённый алгоритм действий при приёме посетителей: ...
Открыть главуЗаключение
В результате выполнения курсовой работы в теоретической части было сформулировано общие правила приёма посетителей, и в частности в компании с международным участием. Был проведён анализ регламента работы с посетителями и гостями организации. Были получены следующие основные результаты и выводы: Считается, что секретарь должен пользоваться авторитетом не только у своего начальника, но и во всём коллективе организации. Этот авторитет создаётся самим руководителем, когда он показывает сотрудникам, что секретарь делит с ним ответственность. Но в первую очередь авторитет секретаря зависит от его преданности к делу и профессионального уровня. В зависимости от размеров фирмы или предприятия работа секретаря может значительно различаться по широте охватываемых вопросов, перечню осуществляемых функций или количеству штатных единиц. Так, в небольших компаниях один секретарь может сочетать в себе функции большого количества должностей. В больших же компаниях, как, например, во многих государственных структурах или управляющих компаниях крупных предприятий или холдингов, секретариат вместе с административным персоналом может быть представлен достаточно большим штатом сотрудников, самостоятельным подразделением, а иногда может быть вынесен в отдельный департамент, со своей самостоятельной сложной организацией и структурой. Приём посетителей – одна из важнейших функций секретаря. Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, проявить максимум вежливости, внимания, радушия и готовности помочь, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить неловкие ситуации. Организация приёма посетителей относится к административным функциям. Приём посетителей в любой организации имеет большое значение, поскольку от первого впечатления зависит репутация и престиж компании. Правильно организованное рабочее место – залог высокой работоспособности и качества труда, в то время как неправильная его организация – одна из главных причин повышенной утомляемости и, как следствие, понижения секретарём своих функций. Английский был и остаётся самым популярным языком деловой коммуникации, который в современном обществе занимает уверенную позицию. Не обязательно говорить свободно и с красивым акцентом, не нужно использовать и всю палитру английских времён. Сегодня актуальны вежливость, умение общаться и, конечно же, само желание установить контакт. Для практической части была выбрана компания ООО «РН-ЭКСПЛОРЕЙШН». В ходе анализа было использовано анкетирование, в котором поучаствовал секретарь руководителя компании. Так как секретарь помогает руководителю в реализации плана его рабочего дня, ему часто дано право определять, с кем руководителю необходимо встретиться самому, а кто может быть направлен другим должностным лицам; какие вопросы нуждаются в срочном, первоочерёдном решении и внимании руководителя. Прежде всего, всегда следует помнить о том, что секретарь не имеет права на плохое настроение. Он должен демонстрировать положительный настрой и улыбку. Обязательно нужно сохранять терпение, даже при общении со сложными или агрессивно настроенными посетителями. Оно должно звучать так, чтобы посетитель почувствовал свою важность и то, что вы готовы быстро ему помочь. Учитывайте, какая культура делового общения сформировалась в компании. В каждой отрасли и в каждом офисе есть свои правила приёма посетителей. Некоторые компании требуют общаться с гостями формально, другие разрешают более непринуждённую форму общения. В ООО «РН-ЭКСПЛОРЕЙШН» есть расписание, где каждому подчинённому выделяется 10–15 минут для решения текущих вопросов. Секретарь регулирует порядок очерёдности сотрудников в зависимости от важности вопросов. Для срочных вопросов отведён час – с 9:00 до 10:00; а для текущих рабочих вопросов – с 13:00 до 14:00. Если же у гостя нет визитной карточки, то секретарь записывает посетителя в журнал: ФИО, должность и место работы, также надо отметить цель визита. В основном такие клиенты соглашаются и оставляют информацию о своей продукции; каталоги и прайс-листы, на случай, если фирма заинтересуется; Так как ООО «РН-ЭКСПЛОРЕЙШН» является международной компанией, то встретить иностранных гостей там не редкость. Принимая зарубежных гостей надо быть более чутким и внимательным, так как нужно учитывать их традиции и религии. Пообщавшись с секретарём, было выяснено, что чаще всего приезжают партнёры из Германии, Италии и Китая. В заключение хотелось бы сказать, что секретарь ООО «РН-ЭКСПЛОРЕЙШН» выполняет все требования делового этикета, использует “Small talk” и создаёт приятную рабочую атмосферу в офисе. Работа секретаря по приёму посетителей является важнейшей частью функционала данной профессии, ведь хороший приём – это 90% успеха деятельности компании.
Список литературы
Конституция Российской Федерации. [Электронный ресурс]: [(принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учётом поправок, внесённых ФКЗ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ)]. [Электронный ресурс] // Справочная правовая система КонсультантПлюс. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (ред. № 82 от 29.07.2017). ст.15. (в ред. Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) [Электронный ресурс]. // Справочная правовая система КонсультантПлюс. Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. № 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». [Электронный ресурс]. \\ Справочно-правовая система ГАРАНТ. URL: https://base.garant.ru/71064518/#block_1000. Бабашев, А.Э. Деловой английский язык – Волгоград: ВГАФК, 2010. – 158 с. [Электронный ресурс]. // Российская государственная библиотека. (Данное издание является ценным для анализа и более не переиздавалось). Галахов В.В. «Организация секретарского обслуживания»: учебное пособие. М.: Издательский центр «Академия», 2015. – 288 с. (Данное издание является ценным для анализа и более не переиздавалось). Кислухина И.А. Основы деловой этики и корпоративной культуры: учебное пособие – Тюмень: ТИУ, 2018. – 85 с. Колышкина Т.Б., Шустина И.В. Деловая культура: учебное пособие для среднего профессионального образования – 2-е изд., испр. и доп. – Москва: Издательство Юрайт, 2020. – 163 с. [Электронный ресурс]. // ЭБС Юрайт. Конькова А.Ю., Кукарина Ю.М. Управление документацией: прошлое, настоящее, будущее. М.: ТЕРМИКА.РУ, 2017. [Электронный ресурс]. URL: books.google.ru. Макарычев М.Г. «Организационная деятельность»: учебное пособие. М.: Издательский центр «Академия», 2016 – 192 с. Руднев В.Н. Риторика. Деловое общение: учебное пособие – 2-е изд., стер. – М.: КНОРУС, 2016. –352 с. [Электронный ресурс]. // Российская государственная библиотека. Стрельцова А.Д. Английский язык как язык международного общения. 2017 г. [Электронный ресурс]. URL: https://moluch.ru/archive/183/46933/. Топчиева И.В. «Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя»: учебное пособие. Под общ. Ред. Т.А. Быковой. – М.: Издательство «ТЕРМИКА», 2016. – 512-с. Делопроизводство и другие аспекты работы секретаря / под ред. Г. Ю. Касьяновой. – изд. 5-е, перераб. и доп. – Москва: АБАК, 2017. – 304 с. Встреча посетителей. Справочник секретаря и офис-менеджера. [Электронный ресурс]. URL: https://www.sekretariat.ru/article/210613-qqq-16-m8-vstrecha-posetiteley. Деловой этикет секретаря и помощника руководителя. Справочник секретаря и офис-менеджера. 13.05.2019. [Электронный ресурс]. URL: https://www.sekretariat.ru/article/211000-delovoy-etiket-sekretarya-19-m5. Изучаем правила этикета: что делать, если посетитель пришёл на встречу раньше назначенного времени. Справочник секретаря и офис-менеджера. [Электронный ресурс]. URL: https://www.sekretariat.ru/article/210780-qqq-17-m1-31-01-2017-izuchaem-pravila-etiketa-chto-delat-esli-posetitel-prishel-na-vstrechu. Искусство small talk – встречаем иностранных партнёров компании. Справочник секретаря и офис-менеджера. Январь 2019. [Электронный ресурс]. URL: https://e.sekretaria.ru/690035. Секретарь-референт/№ 8 август/2016 С. 9. [Электронный ресурс]. URL: https://www.profiz.ru/sr/8_2016/. Основные правила приёма посетителей. Справочник секретаря и офис-менеджера. [Электронный ресурс]. URL: https://www.sekretariat.ru/article/211315-osnovnye-pravila-priema-posetiteley-19-m7. ИНТЕРВЬЮ СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯООО «РН-ЭКСПЛОРЕЙШН» Мною было проведено интервью с секретарём руководителя Марией Сергеевной, в котором она поделилась со мной, как она планирует свой рабочий день и рабочий день руководителя; чем она для пользуется для планирования и многое другое: 1. Как давно Вы работаете в ООО «РН-ЭКСПЛОРЕЙШН»? – С октября 2016 года, получается, идёт уже 5 год. 2. Какую должность Вы занимаете в компании? – Личный помощник руководителя. 3. Какие технические средства Вы используете для планирования рабочего времени и приёма посетителей? – Каких-то необычных оснащений у меня нет. Для любого планирования я использую календарь на телефоне или ноутбуке. Это помогает мне просматривать запланированные дела и встречи, находясь вне офиса. 4. Не могли бы Вы описать зону для посетителей в приёмной? – У нас довольно просторная приёмная. Для посетителей предусмотрен шкаф-гардероб для верхней одежды, удобные кожаные кресла, журнальные столики, стенды с информацией о нашей компании. 5. Каких сотрудников вашей организации Вы можете пропускать без выяснения причин для посещения и без записи по времени? – Заместителей руководителя, главного бухгалтера и юрисконсульта. 6. На какие виды Вы можете разделить посетителей? – В ООО «РН-ЭКСПЛОРЕЙШН» сложились следующие основные направления приёма посетителей: приём сотрудников по кратким рабочим вопросам, приём сотрудников для обстоятельной беседы по рабочим вопросам, приём сотрудников по личным делам и приём посетителей из других организаций. 7. Как Вы принимаете посетителя из другой страны? На каком языке Вы обычно беседуете? – Принцип работы с посетителями из других стран абсолютно такой же как с посетителями иных организаций. Беседа ведётся на английском языке как на международном, но бывает, что иностранные гости знают русский язык, тогда диалог ведётся на русском. 8. Какие задачи у вас как у секретаря, связанные с приёмом посетителей? – Мне необходимо записать дату и время в планировщик руководителя, заранее заказать пропуск для посетителя, готовлю необходимые документы, если это требуется, встречаю и провожаю гостей к кабинету руководителя. 9. Какие могут возникнуть проблемы при общении с посетителями? – Посетители не всегда приходят в хорошем настроении. Если человек в гневе, то с ним крайне сложно вести конструктивный диалог, нужно быть доброжелательной не смотря ни на что, выслушать человека и всем видом показать, что вы настроены помочь ему. 10. Как действовать при приёме представителя организации, предлагающей услуги или товары? – Ни руководитель, ни его заместители их не принимают, поэтому я прошу их оставить визитку и старюсь как можно быстрее завершить беседу. 11. Можете ли Вы дать несколько советов по приёму посетителей? – Секретарю важно обладать не только профессиональными навыками, но и следующими личными качествами: быть приветливым, любезным, доброжелательным, тактичным и терпеливым. Также нужно стараться быть максимально полезной посетителю, особенно, если руководителя нет на месте. ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПОСЕТИТЕЛЕЙ №п/п ФИОпосетителя Наименование и номер документа, удостоверяющего личность (когда и кем выдан) Датарегистрациипосетителя ФИОи должность принимающего лица Времяприбытия Времяубытия Подписьдежурногоили охранника
