Мероприятия по реализации управленческих решений проблемы кадрового делопроизводства

Исследование, проведенное нами на конкретном объекте, позволило выявить ряд специфических особенностей и проблем: большая длительность обработки и поиска документов, частая потеря документов (20 %), ошибки в документах (20 %), запаздывание информации (1-2 дня).
Решение данных проблем позволит: значительно улучшить удобство работы сотрудников ДОУ с системой обеспечения документооборота в учреждении; сократит сроки подготовки отчетности в учреждении; ускорит работу по основной деятельности учреждения (1-2 дня). Также внедрение системы позволит снизить затраты времени на обработку информации (63979,52 руб./мес.), повысить уровень формализации задач управления, что позволит сэкономить 1500 руб.
Надеемся, что эти рекомендации позволят улучшить ситуацию, сложившуюся в учреждении.
Необходимо рассмотреть порядок внедрения системы 5С в традиционном документообороте учреждении.
Программа необходима для наведения порядка и сокращении времени документооборота. Согласно программе 5С папки должны быть расставлены согласно рекомендациям. Каждая группа папок рассортирована по местам – на полках соответствующие надписи. Документы, к которым специалист обращается чаще всего, размещены в ближе к столу. При этом достигается экономия временных и трудовых ресурсов.
Так, типовые шкафы и новые пластиковые папки для документов были получены за счет средств фонда по развитию бережливого производства. Эти паки оказались удобнее, поскольку картонные папки быстро изнашивались и приходили в негодность.
На столах специалистов располагаются таблички с полным ФИО и наименованием должности специалиста

. На доске информации расположена матрица компетентности, благодаря которой можно узнать, какие обязанности закреплены за тем или иным специалистом, к кому переходят обязанности во время отпусков и больничных. На информационной доске отражаются текущие задачи и схема взаимодействия отделов меду собой.
На схеме движения документов стрелками отображаются алгоритмы обработки тех или иных документов. Сплошными стрелками обозначаются документы на бумажном носителе, ломанными стрелками – электронные документы. Постепенно электронный документооборот будет занимать большую часть документооборота, однако есть документы, который должны быть заверены печатями и подписями и должны быть оформлены на бумажном носителе.
Оптимизация документооборота – часть планов по продолжению освоения системы «Бережливый офис».
Приведем этапы формирования системы 5С:
формирование программ для обучения: «5С и «Точно вовремя» в офисе», курс по таймменеджменту;
разработка тематической деловой игры;
организация рабочих групп, каждая из которых предлагает проект реализации системы 5С в своем подразделении;
разработка буклета «Идеи офисного порядка»;
проведение линаудита;
разработка, защита и реализация офисных проектов, инициированных рабочими группами.
разработка типового плана мероприятий освоения системы 5С.
разработка проекта по оформлению заявок на товарно-материальные ценности. Цель: переход на электронный документооборот.
Также предлагается внедрить САДЭД для автоматизации системы делопроизводства в учреждении.
Роли в проекте перехода на электронный документооборот:
Ответственный за решение организационных вопросов работы сотрудников в электронном документообороте – сотрудник, не ниже зам