Классификация трудовых функций секретаря по организационному обслуживанию

Функции секретаря делят на 2 части:
документационное обеспечение управления;
бездокументное обслуживание.
Функции секретаря по бездокументному обслуживанию включают в себя:
административные;
организационные;
технические;
аналитические;
сервисные.
Организация приёма посетителей относится к административным функциям.
Деятельность по бездокументному обслуживанию состоит из подготовки заседаний и совещаний, ведения телефонных переговоров, организация и подготовки командировок руководителя, организации приёма посетителей, планирования своей работы и работы руководителя, выполнения разнообразных устных распоряжений руководителя.
Долгое время вопрос, касающийся содержания деятельности секретарей современных организаций, уровня их образования и квалификации находился исключительно в сфере регулирования руководителя

. Поэтому потребовалась некая общая основа для определения требований к соискателям, такой основой и стали профессиональные стандарты.
Трудовая функция «Организация работы с посетителями организации», закреплённая Профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» включает в себя следующее:
 Трудовые действия:
Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приёма руководителем и сотрудниками.
Ведение журнала записи посетителей.
Учёт посетителей и оформление пропусков.
Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей.
Приём и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации.
Организация и бронирование переговорных комнат.
Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе.
Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки).
 Необходимые умения:
Общаться с посетителями.
Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации.
Вести учётные формы, использовать их для работы.
Создавать положительный имидж организации.
Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций.
Применять информационно-коммуникационные технологии.
Обеспечивать конфиденциальность информации.
 Необходимые знания:
Правила организации приёма посетителей.
Правила делового общения.
Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами.
Правила организации приёмов в офисе.
Правила сервировки чайного (кофейного) стола.
Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним.
Этика делового общения.
Правила речевого этикета.
Требования охраны труда.
Правила защиты конфиденциальной служебной информации.