Анализ рабочего места и распределения рабочего времени

В данном параграфе мы будем рассматривать трудовую деятельность коммерческого директора ООО «Орфей». При анализе мы рассмотрим рабочее место коммерческого директора, затраты рабочего времени, а также его функциональные обязанности – все это входит в понятие «самоменеджмент».
Первоначально рассмотрим рабочее место коммерческого директора. Рабочее место руководителя должно представлять собой отдельное помещение, оснащенное в соответствии с характером выполняемых функций. Для выполнения своих полномочий коммерческий директор ООО «Орфей» имеет кабинет площадью 30 м².
Такие показатели рабочего места, как пространственная планировка рабочего места, санитарные требования к рабочему месту, офисная мебель, средства для связи и системы информации, инвентарь, соответствуют нормативным показателям.
Однако есть и такие показатели, которые не соответствуют нормативным показателям:
средства оргтехники. Они в кабинете есть, но уже устарели;
средства психологической разгрузки.
При анализе рабочего места коммерческого директора, нами было установлено, что вся мебель выглядит эстетично и является достаточно удобной, антропометрические показатели соблюдены. Однако, мебель расположена, на наш взгляд, нерационально, стол руководителя расположен по диагонали от входной двери, это затрудняет обзор руководителя входящих в кабинет. Цветовая гамма кабинета выполнена в светлых тонах, что способствует снижению утомляемости и повышает настроение и работоспособность.
Большое значение для эффективной работы руководителя имеет рациональное распределение рабочего времени. Рассмотрим, как распределяет рабочее время коммерческий директор ООО «Орфей».
С целью оценки характера распределения рабочего времени директора была проведена выборочная фотография его рабочего дня (22, 24 и 26 октября 2020 года).
В процессе фотографии фиксировались затраты времени на каждый вид выполняемой работы. Фотография проводилась методом сплошного наблюдения. В результате фотографии были получены данные, отраженные в таблице 2.3. Подсчет частных измерений позволил рассчитать средние затраты времени на каждый вид работы и установить среднюю продолжительность рабочего дня директора магазина.
Таблица 2.3 – Структура затрат рабочего времени коммерческого директора
Структура затрат рабочего времени Данные наблюдений Средние затраты
22.10 24.10 26.10 Мин. в день В % к итогу
Деловое общение участие в совещаниях 20 - 15 17812 35.0
2.4
1.2 работа с поставщиками и партнерами по договорам 30 20 30 27 5.3
1.3 служебные разъезды - 60 - 20 3.9
1.4 деловые встречи на мероприятии 35 20 40 32 6.3
1.5 представительская работа в органах власти и 40 - - 13 2.5
1.6 телефонные разговоры служебного характера 30 25 40 32 6.3
1.7 посещение рабочих мест персонала 20 20 20 20 3.9
1.8 беседы с подчиненными - - 30 10 2.0
1.9 прием посетителей по личным вопросам - - 30 10 2.0
1.10 пр. Деловые встречи - - - - -
Планирование и организация работы предприятия
анализ информации 20 20 20 16420 32.1
3.9
2.2 рассмотрение проектов планов и их утверждение 30 30 - 20 3.9
2.3 организация и регулирование трудовых процессов на предприятии, проведение кадровых перестановок 40 30 45 38 7.4
2.4 контрольные функции 23 20 30 27 5.3
2.5 проведение организационно-технических мероприятий 20 - - 7 1.4
2.6 подготовка решений и документации по ним 30 30 45 35 6.9
2.7 оперативное регулирование возникающих процессов и конфликтных ситуаций

. 20 30 - 17 3.3
Сбор и обработка информации просмотр и принятие решений по вход. документам 30 30 30 30 5.9
3.2 работа с возникающей информацией производств. характера 30 30 20 27 5.3
3.3 просмотр и подписание выходной информации 25 25 20 23 4.5
Продолжение таблицы 2.3
3.4 разбор заявлений, жалоб 20 - 20 13 2.5
Самоменеджмент планирование личной работы и самоконтроль 25 25 25 75
25 14.7
4.9
4.2 повышение квалификации в рабочее время 30 30 20 27 5.3
4.3 обслуживание раб. места 10 10 10 10 2.0
4.4 психологическая разгрузка и решение личных вопросов 10 10 20 13
2.5
Итого 520 515 490 510 100
Средняя продолжительность рабочего дня, часов 8 час. 40 мин
8 час. 35 мин
8 час. 10мин 8 час. 30 мин
Структура затрат рабочего времени коммерческого директора ООО «Орфей» показала следующее:
продолжительность рабочего дня директора составляет в среднем 8 часов 30 минут;
наибольшая доля затрат рабочего времени руководителя приходится на деловое общение (35%). Среди этих затрат времени основное время отводится на деловые встречи и деловые телефонные разговоры;
на втором месте по затратам времени находится работа по планированию и организации деятельности предприятия. При этом собственно планирование в затратах рабочего времени занимает 3.9% рабочего времени, остальная часть рабочего времени в этой группе затрат приходится на организационную работу;
на сбор и обработку информации у руководителя уходит 18.2% рабочего времени;
на самоменеджмент затрачивается 14.7% рабочего времени. В основном это время уходит на планирование и контроль личной работы, а также на чтение специальной литературы по проблемам регулирования деятельности предприятия.
Таким образом, эффективность использования рабочего времени руководителя можно повысить за счет исключения из его труда рутинной работы по организационной деятельности предприятия, за счет расширения практики делегирования полномочий подчиненным, за счет освоения прогрессивных приемов и методов личной работы.
Оценка эффективности труда руководителя. Для измерения эффективности труда коммерческого директора ООО «Орфей» был применен метод шкалирования. В соответствии с этим методом по каждому показателю были установлены шкалы оценок, согласно которых проводилась оценка фактически достигнутых результатов.
При установлении шкалы оценок по группе экономических показателей мы исходили из того, что отличная оценка (балл – 5) проставляется в том случае, когда показатель перекрывает уровень инфляции и обеспечивает возможность прогрессивного развития предприятия в будущем периоде.
Худшая оценка (балл – 1) проставлялась тогда, когда показатель деятельности предприятия свидетельствовал об угрозе дальнейшему развитию