Внедрение автоматизированной системы «БЭСТ-ПРО» для учета расчетов с контрагентами

Две неотъемлемые составляющие каждого организации – это закупки и сбыт. И пока предприятие приобретает материальные ценности, получает или оказывает услуги, ему постепенно приходиться решать такую задачу, как контроль дебиторской и кредиторской задолженности. Не является исключением и изучаемое предприятие ООО «».
На сегодняшний день в ООО «» имеется возможность улучшить аналитические свойства имеющегося программного обеспечения.
Для совершенствования расчетов с поставщиками и подрядчиками руководству ООО «» можно предложить следующие рекомендации.
1. Повышение уровня квалификации управленческого персонала. Совершенствование учёта расчетов с поставщиками и подрядчиками в ООО «» необходимо начать с повышения уровня квалификации управленческого персонала, рационализации системы управления ООО «», чтобы добиться достоверного и своевременного оформления первичных документов по всем производственным участкам производства.
Руководство ООО «» должно уделять больше внимания работникам учета и контроля, создавать и улучшать им условия труда, обеспечивать необходимой литературой, инструкциями и новыми положениями по ведению бухгалтерского учета в оперативном режиме, канцелярскими принадлежностями, материально заинтересовать.
2. Внедрение автоматизированной системы «БЭСТ-ПРО». Многие российские организации страдают от большой дебиторской задолженности, испытывая перебои с оборотными средствами, и практикуют не денежные формы погашения обязательств (бартер, взаиморасчеты, переуступки долгов и т.д.), в том числе и ООО «». В этих обстоятельствах как никогда актуальны наличие подробной и оперативно обновляемой истории сделок с каждым партнером, необходимых условий для контроля взаиморасчетов и возможность установить причины невыполнения конкретных обязательств (срыва поставки или просрочки оплаты).
Но все перечисленные проблемы могут довольно быстро решаться с помощью компьютерных технологий. Решение таких проблем предлагает автоматизированная система «БЭСТ-ПРО» (см. рисунок 10).
Рисунок 10. Автоматизированная система «БЭСТ-ПРО»
Основные обязанности по учету взаиморасчетов возложены на подсистему «Расчеты с дебиторами и кредиторами». Тем не менее, данные по расчетам с поставщиками и подрядчиками можно также получить в подсистемах, решающих задачи логистически.
Исходная информация о контрагентах, с которыми контактирует предприятие-пользователь, храниться в общественном справочнике «Картотека контрагентов», т.е

. на каждого их них заводиться специальная карточка. Справочник имеет иерархическую структуру и позволяет группировать контрагентов в произвольном порядке.
Рисунок 11. Карточка договора в автоматизированной системе
«БЭСТ-ПРО»
В качестве контрагентов могут выступать как юридические, так и физические лица, «различаемые» по реквизитному составу соответствующих карточек. В «Карточке контрагента» наряду с вводом почтовых, налоговых и банковских реквизитов предусмотрена и такая возможность, как указание регламента платежей и отгрузок. Так, если за какого-либо бизнес-партнера будет постоянно платить другая организация, то для корректного учета взаиморасчетов ее следует указать в поле «Плательщик». Кроме того при необходимости за определенным агентом можно закрепить какого-либо бизнес-партнера. Для каждого контрагента можно установить определенный лимит кредита, автоматически проверяемый при выписке расчетных и отгрузочных документов, или вообще закрепить продажи в кредит. Более того, система предоставляет и такую возможность, как установка запрета в адрес тех контрагентов, которые по каким-то причинам попали в число неблагонадежных.
И, наконец, те организации, которые проводят гибкую ценовую политику, построенную на индивидуальном подходе к клиентам, непосредственно здесь же могут назначить им «персональные» прайс-листы или тарифы и скидки. В результате при оформлении соответствующих сделок и операций система «БЭСТ-ПРО» будет в точности следовать всем этим правилам.
Рисунок 12. Исполнение договора в в автоматизированной системе
«БЭСТ-ПРО»
Система «БЭСТ-ПРО» позволяет учитывать и контролировать сделки как долгосрочного, так и разового характера. Базовыми документами, оформляющими сделки первого вида, являются договоры. При этом программа поддерживает разнообразные модели договорных отношений и различные формы закупок и продаж, которые отличаются перечнем и последовательностью оформляемых документов. Среди поддерживаемых форм закупок и продаж – поставки с предоплатой, товарный кредит, поставки с одновременным выставлением счета, поставки и отгрузки на основе календарного плана, поставки в рамках общих соглашений о закупках (продажах), разовые поставки, бартер, прием и передача на ответственное хранение, закупки по импорту. Наряду с учетом обязательств по сделкам, предусматривающим поставку товарно-материальных ценностей в системе «БЭСТ-ПРО» можно контролировать расчеты по выполняемым работам (оказываемым услугам).
Контроль и анализ текущего состояния дебиторской и кредиторской задолженности осуществляется в функциональном разрезе «Картотека учета взаиморасчетов» подсистемы «Расчеты с дебиторами и кредиторами»