Разработка информационной подсистемы ведения отчётности и документации
Зарегистрируйся в два клика и получи неограниченный доступ к материалам,а также
промокод
на новый заказ в Автор24. Это бесплатно.
Введение
Автоматизация рабочих мест в практически любой области деятельности предприятия приводит к сокращению трудозатрат и росту (часто значительному) производительности. В нынешнее время сложилась ситуация, что во многих отраслях производства, экономики, услуг проводится автоматизация их работы, документооборота, вводятся новые принципы обмена информацией. Если в системе управления технологическими процессами объектом для управления являются отдельные комплексы технологического оборудования, то в различных организационно-экономических системах это, как правило, коллективы людей, которые взаимодействуют с технологическим оборудованием [4]. Большое распространение получает автоматизация различных процессов, происходящих в организации: автоматизация документооборота, обмен корреспонденцией и прочее. При этом, несмотря на повышение компьютеризации в обществе, в сфере услуг до сих пор не используются средства, которые позволяют хорошо автоматизировать процессы ведения отчетности и документации. Система электронного документооборота представляет собой систему, которая позволяет автоматизировать работу сотрудников предприятия с электронными документами в течение всего их жизненного цикла. Основным функционалом системы электронного документооборота (далее СЭД) является поддержка функций создания, изменения, а также хранения и маршрутизации документов, их поиск, классификация и т.д. [6] Внедрение СЭД всегда должно решать вопрос оптимизации бизнес-процессов и экономии трудозатрат как руководящего звена, так и рядовых сотрудников предприятия. При этом максимальный эффект от внедрения достигается, когда электронный документооборот функционирует в едином информационном пространстве с системой управления и учета. Объединенная система позволяет решить значительно большее количество задач [2]. Работа актуальна тем, что в организации ООО «УфаСистемаГаз» нет четко налаженной системы документооборота, что не позволяет оперативно проводить анализ деятельности подразделений предприятия с целью получения объективной и полной информации об основных бизнес процессах и их эффективности. Целью данной работы является повышение эффективности деятельности предприятия путем внедрения информационной системы электронного отчетности и документации (ИС документооборота). Для достижения поставленной цели необходимо предложить к внедрению автоматизированную информационную систему управления документами, которая должна обеспечивать: ведение базы данных сотрудников, принимающих участие в документообороте организации; ведение базы данных отделов, задействованных в СЭД; организацию внутреннего документооборота; построение требуемой отчетности; необходимый уровень безопасности и защиты информационных ресурсов предприятия. Объектом исследования является ООО «УфаСистемаГаз». Предметом исследования являются способы повышения эффективности документооборота предприятия посредством внедрения ИС отчетности и документации. Для достижения поставленной цели требуется решить такие задачи: рассмотреть теоретические основы автоматизации документооборота; выполнить анализ системы автоматизации электронного документооборота ООО НПФ «УСГ»; сформировать предложения по совершенствованию системы автоматизации электронного документооборота ООО НПФ «УСГ». Практическая значимость работы заключается в том, что в результате внедрения СЭД на предприятии, эта система позволит повысить эффективность работы отделов организации.
Электронный документооборот как объект автоматизации
В настоящее время количество внутрикорпоративной информации в организациях стремительно возрастает, что влечет за собой необходимость обработки и хранения огромного объема бумажных документов. В результате данный процесс становится затруднительным и ...
Направления развития автоматизации электронного документооборота
Согласно результатам опроса TAdviser, кризис стимулирует спрос на системы электронного документооборота. И это закономерно, поскольку сотрудники стоят дороже, чем оборудование, программное обеспечение и разовые услуги внедрения. С этим приходится счи...
Обзор рынка программных продуктов автоматизации электронного документооборота
Рынок СЭД в России достаточно велик, поэтому предполагается изучение лишь некоторых систем. В данном разделе рассмотрим такие СЭД: СБИС [21]; СЭД ТЕЗИС [17]; Контур.Диадок [16]; Контур.Фокус [20]; Контур.EDI [19]; 1С:Документооборот [23]. СЭД СБИС Об...
Открыть главуМоделирование бизнес-процессов предприятия «AS-IS»
В рамках исследования предлагается выбрать бизнес-процессы существующего документооборота на предприятии, поскольку согласно SWOT-анализу отсутствие эффективного документооборота является слабой стороной организации, а автоматизация эти процессов дас...
Открыть главуОбоснование необходимости совершенствования системы автоматизации электронного документооборота ООО НПФ «УСГ»
Недостатком рассмотренного процесса документооборота на предприятии является то, что работник предприятия постоянно имеет дело с бумажными документами, вынужден их переносить другому сотруднику самостоятельно для выполнения операций по документу. На ...
Открыть главуПредложения по внедрению системы автоматизации электронного документооборота предприятия
Итак, в качестве системы документооборота выбрана «1С Документооборот». Целью внедрения является является сокращение временных и финансовых затрат на ведение документов предприятия. Внедрить документооборот 1С предлагается во всех отделах предприятия...
Экономические параметры разработки и внедрения ИС
Для осуществления эффективного планирования работ по проектированию и разработке системы, следует выделять работы в этапы. Таким способом можно отслеживать стадию выполнения проекта, степень завершенности работ и проекта в целом. Продолжительность ка...
Открыть главуПланируемая себестоимость разработки ИС
Плановая совокупная стоимость разработки и внедрения ИС определяются по следующим основным статьям: заработная плата сотрудников, задействованных в проекте; страховые взносы; затраты на расходные материалы; расходы на эксплуатацию технических средств...
Открыть главуЗаключение
В рамках выпускной квалификационной работы выполнено формирование предложений по внедрению на предприятии информационной системы ведения отчетности и документации. Объектом исследования выступило предприятие ООО «УфаСистемаГаз». Вначале рассмотрены теоретические основы автоматизации документооборота. Рассмотрены понятия систем электронного документооборота, состояние СЭД в России и направления развития подобных систем. Тенденциями рынка СЭД являются: импортозамещение, интеграция с BMP-решениями, переход в облака, увеличение спроса на мобильные приложения, использование электронных подписей, усовершенствование инструментов поиска. В рамках обзора рынка СЭД рассмотрены такие системы: СБИС, СЭД ТЕЗИС, Контур.Диадок, Контур.Фокус, Контур.EDI, 1С:Документооборот. Выделены особенности каждой системы. Вторая глава была посвящена анализу системы автоматизации электронного документооборота ООО НПФ «УСГ». Исследуемая в ВКР организация выступает системным интегратором и исполнителем работ по дистанционному мониторингу газораспределительной сети ОАО «Газпром газораспределение Уфа». Анализ динамики основных финансово-экономических показателей показал, что наблюдается некоторая нестабильность показателей, что свидетельствует о том, что нужно провести исследование деятельности организации с целью поиска проблемных мест и возможностей повышения эффективности. Приведенная структура организации является линейно-функциональной. Линейное построение позволяет жестко управлять организацией, а функциональные менеджеры берут на себя задачи по формированию стандартов работы через инструкции, расписания и положения. Также приведена схема аппаратной и программной архитектура предприятия. В рамках моделирования бизнес-процессов предприятия «AS-IS» составлена модель в нотации IDEF0 существующего документооборота организации. Моделирование выполнено в CASE-средств ERWin Process Modeler. Недостатком рассмотренного процесса документооборота на предприятии является то, что работник предприятия постоянно имеет дело с бумажными документами, вынужден их переносить другому сотруднику самостоятельно для выполнения операций по документу. На это тратится много рабочего времени. Поэтому стала острая необходимость в переходе на смешанную систему документооборота. Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединенные в локальную вычислительную сеть, служат для подготовки передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. То есть работник уже не должен передавать вручную документы для их согласования, а сможет в электронном виде выполнять эти операции, а уже конечные документы заверяются печатью. Целью системы документооборота должно стать: сокращение времени на согласование документов; сбор и хранение информации о документах. В результате сравнение рассмотренных в первой главе СЭД выбрана «1С Документооборот» для внедрения на предприятии. В третьей главе выполнено моделирование бизнес-процессов по усовершенствованию деятельности предприятия. Также составлена модель в нотации IDEF0. Моделирование показало, что после внедрения ИС ведения отчетности и документации ранее рутинные функции по перемещению, анализу и отчетности теперь будут выполняться более быстро за счет внедрения системы. Также составлены предложения по используемому функционалу 1С Документооборот на предприятии. Анализ экономической эффективности предложенных проектных решений был основан на предположении, что внедрения ИС ведения отчетности и документации позволит снизить трудовые и финансовые затраты предприятия на документооборот. Расчеты показали, что при себестоимости разработки и внедрения системы, равно 83015,11 руб., после ее внедрения в годовом выражении для предприятия трудовые затраты снизятся на 550 часов или на 37%, а стоимостные – на 165000 рублей. Вследствие этого срок окупаемости проекта составит 6 месяцев. Поэтому проект разработки ИС ведения отчетности и документации признается экономически оправданным. Таким образом, в результате выполнения ВКР решены такие задачи: рассмотрены теоретические основы автоматизации документооборота; выполнен анализ системы автоматизации электронного документооборота ООО НПФ «УСГ»; сформированы предложения по совершенствованию системы автоматизации электронного документооборота ООО НПФ «УСГ».
Список литературы
Барихив А.Б. Делопроизводство и документооборот. Практическое пособие. – Книжный мир, 2008 г. – 417 с. Барихин А. Б. Делопроизводство и документооборот. – Книжный мир, 2008 г. – 416 страниц Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики. – ТЕРМИКА, 2016 г. – 440 с. Корнеев И.К. Информационные технологии в работе с документами. Учебник. – Проспект, 2016. – 297 с. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие. – «Дашков и К°», 2014 г. – 460 страниц Кузнецов С. Современные технологии документационного обеспечения управления. – ТЕРМИКА, 2017 г. – 480 с. Маклаков. С.В. BPwin и ERwin. CASE – средства разработки информационных систем. Москва. «ДИАЛОГ- МИФИ». 2013. Методология IDEF0. Функциональное моделирование. – М.: Метатехнология, 1993. – 117 с. Мухин Н. П. Компьютерные системы управления документооборотом. – Лаборатория книги, 2010 г. – 58 страниц Рогожин М. Документационное обеспечение управления. – Директ-Медиа, 2014. – 385 с. Рогожин М. Ю. Деловые документы в примерах и образцах: сборник типовых документов. – Директ-Медиа, 2014 г. – 496 страниц Рогожин М. Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: практическое пособие. – Директ-Медиа, 2014 г. – 363 с. Калькулятор стоимости СБИС [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://lad-sbis.ru/otchetnost/kalkulyator-stoimosti Компания ООО «УфаСистемаГаз» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: www.ufasystemgaz.ru Мировой рынок систем электронного документооборота [Электронный ресурс]. URL: http://citforum.ru/consulting/docflow/market/article1.8.2002488.html Самые популярные СЭД/ECM-системы [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://tadviser.ru/a/292431 Система электронного документооборота Диадок [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.diadoc.ru/ Система электронного документооборота ТЕЗИС [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.tezis-doc.ru/ СЭД в России: отраслевая специфика [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://tadviser.ru/a/195783 СЭД Контур.EDI [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://kontur.ru/edi СЭД Контур.Фокус. Веб сервис для быстрой проверки контрагентов [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://focus.kontur.ru/ СЭД СБИС [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://sbis.ru СЭД 1С Документооборот [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://v8.1c.ru/doc8/
