Особенности технологии делопроизводства и организации работы с документами в территориальных органах исполнительной власти

Как мы уже отмечали, работа с обращениями граждан ведется постоянно во всех органах власти без исключения, как на федеральном, так и региональном уровне, в органах местного самоуправления.
В каждом структурном подразделении приказом Префектуры САО г. Москвы а назначено лицо, ответственное за ведение и формирование документации, касающейся деятельности данного участка в рамках производственного года. Прием дел, систематизацию, обеспечение сохранности в соответствии с определенными сроками, учет и ведение информационно-справочной работы по архивным документам осуществляет архивариус.
Все документы в архиве представлены на бумажном носителе.
Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, созданных в процессе деятельности, в учреждении приказом Префектуры САО г. Москвы а создана экспертная комиссия, которая действует на основании положения об экспертной комиссии. Председательствующим экспертной комиссии является сам префект, в состав членов входят секретарь как ответственный за документационное обеспечение управление, архивариус, юрисконсульт и бухгалтер.
Основным нормативным документом по делопроизводству учреждения является инструкция по делопроизводству, которая регламентирует правила, приемы и процессы создания документов, организацию документооборота, правила формирования и оформления дел, подготовку и передачу дел на архивное хранение, и которая распространяется на всех сотрудников учреждения. Инструкция по делопроизводству утверждена префектом и разработана в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления [21], ГОСТ Р 7.0.97-2016, типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [21].
Особую роль в организации документационного обеспечения Префектуры САО г. Москвы» играет номенклатура дел, которая вбирает в себя все виды документов и дел, отражающих деятельность учреждения со всеми специфическими, только ему присущими особенностями. Номенклатура дел составлена в соответствии с требованиями, закрепленными в таких нормативно-методических документах, как Государственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основные правила работы архивов организаций [13], Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения [19]. Номенклатура дел используется в работе всеми лицами, ответственными за ведение документации, и поддерживается в актуальном состоянии, то есть появление любого нового вида дел согласовывается с секретарем и архивариусом для оперативного внесения дополнения в номенклатуру.
Правила работы с документами в Префектуры САО г. Москвы регламентированы достаточно в условиях использования традиционных методов обработки документации. То есть делопроизводство учреждения приписывает обязательность представления документа на бумажном носителе, не говоря уж о том, что архивное хранение документов - бумажное.
Документирование деятельности Префектуры САО г. Москвы включает в себя все виды работ, связанные с составлением и оформлением документов в организации, в то числе:
– составление и оформление организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);
– составление и оформление распорядительных документов (решений, приказов, распоряжений);
– подготовка плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов, справок);
– оформление протоколов заседаний (собраний, совещаний, комиссий и др.);
– ведение деловой переписки;
– составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (служебных записок, справок, списков, актов и др.).
Входящими документами Префектуры САО г. Москвы являются следующие:
– первичные документы – счета-фактуры, накладные и пр., отражающие хозяйственную деятельность организации и его отношения с контрагентами. На основании первичных документов строится бухгалтерский и налоговый учет;
– заявления о проведении предварительного обследования объекта;
– служебные письма, факсограммы и т.д.
Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Также поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний и конференций.
Исходящие документы – это документы, создаваемые в Префектуре САО г. Москвы (или поступившие в организацию извне и снова отправляемые) и выходящие за его пределы.
Поток исходящих документов образуют претензионные и информационные письма, договоры, счет-фактуры, всевозможная отчетность организации перед органами государственного контроля (налоговые органы, органы пенсионного страхования) и другие документы.
Внутренние документы Префектуре САО г. Москвы по формам и назначению можно разделить на 3 группы:
– организационно-правовые документы (устав, положения, правила, инструкции);
– распорядительные документы (решения, приказы, распоряжения);
– плановые и отчетные документы (планы, программы, отчеты, справки);
– протоколы заседаний (собраний, совещаний, комиссий и др.);
– составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (служебные и докладные записки, справки, списки, акты и др.).
Как уже говорилось в главе, работой с документами занимаются все работники Префектуры САО г. Москвы, а контроль за качеством подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов, копирования и тиражирования документов, их регистрация и учет возлагается на управление документацией

.
Управление обеспечивает своевременную обработку, оформление поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению. Систематизирование и хранение документов делопроизводства и архива ГУЗ Префектуры САО г. Москвы, формирование и хранение законченных дел и медицинской документации, в соответствии с номенклатурой Префектуры САО г. Москвы.
Префектур САО г. Москвы, рассмотрев документ, определяет исполнителя. Документ с резолюцией руководителя передается исполнителю и находится у него в работе до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена, на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается в канцелярию для подшивки в дело.
В Префектуры САО г. Москвы фигурирует смешанный документооборот.
Управление внутренним документом при помощи Префектуры САО г. Москвы должно осуществляться следующим образом:
регистрация документа в системе;
назначение ответственного;
подготовка новой версии документа;
проверка версии документа;
утверждение версии документа;
отмена действия документа.
Виды внутренних документов Префектуры САО г. Москвы:
стандарты;
положения о структурном подразделении;
положения о деятельности;
должностные инструкции;
рабочие инструкции;
формы;
записи;
приказы;
распоряжения.
В Префектуре САО г. Москвы, как и большинстве других учреждениях, документы разделены на три документопотока: входящие, исходящие и внутренние. В каждом из них присутствуют конкретные виды документов.
Помимо обязательных организационных документов (Устав, должностные инструкции, инструкция по делопроизводству), которые упомянуты в данной главе, в Префектуре имеются распорядительные и информационно-справочные документы.
Таким образом, в данном подразделе проанализирован документооборот Префектуры САО г. Москвы, охватывающий всю последовательность перемещений документов в учреждении, в ходе которых осуществляются операции по их приему, регистрации, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению, согласованию, подписанию и отправке.
Префектура САО г. Москвы в пределах своей компетенции обеспечивает рассмотрение обращений граждан в соответствии с действующим законодательством, Уставом города Москвы, а также постановлением Префектуры САО г. Москвы а от 21 августа 2013 года № 2875 «Об утверждении порядка ведения делопроизводства по обращениям граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, организации их рассмотрения в администрации города, иных органах местного самоуправления, муниципальных учреждений, предприятий (с изменениями на 21 мая 2018 года).
Организация работы с обращениями граждан, а также личного приема граждан в Префектуры САО г. Москвы возлагается на отдел по работе с обращениями граждан. Одним из направлений отдела по работе с обращениями граждан является анализ количественных и качественных показателей обращений граждан.
Далее мы более детально рассмотрим динамику обращений за отдельные периоды (2016-2018 гг.).
В 2016 году отделом по работе с обращениями граждан Префектуры САО г. Москвы было зарегистрировано 7125 обращений, что на 8% меньше аналогичного показателя 2015 года (6558), из них 53% (3832) поступило из краевых и федеральных органов власти, прокуратур, от депутатов Московской городской Думы. Из Управления Президента РФ по работе с обращениями граждан и организаций, Аппарата Правительства РФ поступило 737 обращений, это на 27 больше, чем в 2015 году (710 обращений). Число коллективных обращений увеличилось на 13% (2016 г. - 552, 2015 г. - 487). В связи с усовершенствованием работы Интернет-приёмной официального сайта Префектуры САО г. Москвы удалось снизить количество обращений на имя Префектуры САО г. Москвы а и его заместителей за счет перенаправления обращений в иные органы местного самоуправления. Основные итоговые показатели за 2016 год представлены ниже в таблице 1.
Таблица 1 - Основные итоговые показатели работы с обращениями граждан в Префектуре САО г. Москвы за 2016 год
Группа документов 2015 г.
% 2016 г.
% Сравнение (в %) с 2015 г.
Письменные обращения граждан, ед. 59% (3884) 66 % (4717) +21%
Устные обращения граждан, в том числе личный прием граждан, ед. 14% (887) 11% (812) -8%
По информационным системам общего пользования, ед. 27% (1797) 23% (1596) -11 %
Из данных вышеуказанной таблицы мы можем наблюдать, что количество письменных обращений граждан за рассматриваемый период 2015-2016 гг. имеет положительную динамику, и в целом они имеют большое преимущество над другими видами обращений. Данную сложившуюся ситуацию можно объяснить несколькими преимуществами письменных обращений над другими. Подав письменное заявление, гражданин переводит разговор в официальную плоскость, тем самым это позволяет ему спокойно изложить суть проблемы, с которой он обращается к представителям власти, приложив необходимые документы. Наряду с этим, подав письменное заявление и получив письменный ответ (или не получив его в установленный законодательством срок), заявитель несомненно докажет то, что он обращался к представителю власти, и то, что за этим последовало, а также затем он вправе обратиться в прокуратуру о несоблюдении сроков рассмотрения его заявления