Нормативное, методическое, организационное и информационное обеспечение внедрения проектного управления

Внедрение проектного управления в Администрации Новокузнецкого городского округа должно осуществляться согласно положениям «Методических рекомендаций по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти».
Таким образом, на первом этапе следует сформировать модель проектно-ориентированной системы управления в городской администрации, что предполагает:
модификацию стратегического и тактического управления;
внедрение управления проектами;
внедрение вспомогательных процессов управления (управление мотивацией участников проектов; управление компетенциями участников проектной деятельности; организационная поддержка проектной деятельности; технологическая поддержка проектной деятельности).
Модификация стратегического и тактического управления предполагает, что все приоритетные направления Стратегии социально-экономического развития Новокузнецкого городского округа должны реализовываться в форме проектов и программ (комплексов проектов) с использованием соответствующего методического инструментария.
При этом горизонт детального планирования должен составлять от 3 месяцев до 1 года, а контроль и мониторинг за реализацией проекта должны проводиться не реже 1 раза в месяц.
Внедрение управления проектами в городской администрации, прежде всего, означает разработку Положения по управлению проектами в Администрации Новокузнецкого городского округа. В Положение необходимо включить следующие разделы:
I. Общие положения
II. Инициация проекта
III. Планирование проекта
IV. Исполнение проекта
V. Управление изменениями проекта
VI. Контроль проекта
VII. Завершение проекта Прекращение или приостановление проекта
В Администрации г. Новокузнецка должны использоваться следующие инструменты управления проектами (см. табл. 5).
Таблица 5 – Инструменты управления проектами в Администрации г. Новокузнецк
Наименование Сущность
Паспорт проекта Документ, в котором утверждается ключевая информация по проекту, а именно: наименование проекта, участники, основания для инициации, цели, задачи, результаты, критерии успеха, период реализации, риски, взаимосвязь с другими проектами, План контрольных событий.
План-график проекта Включает в себя блоки мероприятий, мероприятия, контрольные события по проекту, связи между ними, а также ответственных исполнителей, сроки реализации мероприятий и достижения контрольных событий. Контрольные события включают в себя, как все 9 контрольные события из Паспорта проекта (тактического уровня), так и промежуточные контрольные события (оперативного уровня).
Отчет по проекту Включает в себя информацию о фактическом достижении контрольных событий, прогнозе достижения контрольных событий, причинах их не достижения, нарушении сроков, рисках проекта и способах их снятия/минимизации, ключевых результатах, достигнутых за период, открытых вопросах, требующих решения руководства. Помимо этого, в отчете может содержаться информация по исполнению бюджета.
Их формы также должны быть закреплены Положением по управлению проектами Администрации Новокузнецкого городского округа.
Дополнительно необходимо разработать такие внутренние нормативные документы по управлению проектами в Администрации г. Новокузнецка:
Положение по управлению мотивацией участников проектов;
Положение о Проектном комитете;
Положение о Проектном офисе;
Описание функций проектных ролей.
Организационная поддержка проектной деятельности заключается в создании Проектного комитета как основы реализации проектного управления в г

. Новокузнецке.
Предлагаемая организационная структура Проектного комитета Новокузнецкого городского округа представлена на рисунке 5.
Рисунок – Предлагаемая организационная структура Проектного комитета Администрации Новокузнецкого городского округа
Также рекомендуется в Администрации Новокузнецкого городского округа и в отдельных районах города создать проектные офисы.
В городской администрации рекомендуем с этой целью преобразовать в Проектный офис Отдел перспективного развития промышленности и инновационной политики. Такое решение обосновывается тем, что данное подразделение уже выполняет часть функций, которые относятся к функциям Проектного офиса, только в области промышленной и инновационной политики. Таким образом, достаточно будет добавить в Проектный офис специалистов в области ЖКХ, строительства, социальных вопросов, чтобы сформировать полноценную структуру, имеющую возможность реализовывать муниципальные проекты и программы по всем приоритетным направлениям социально-экономического развития. Преобразование Отдела в Проектный офис обеспечит выполнение текущих и новых функций на более качественном уровне в связи с использованием проектной методологии.
На первоначальном этапе организационная структура Проектного офиса Администрации Новокузнецкого городского округа может выглядеть следующим образом (см. рис. 6).
Рисунок 6 – Предлагаемая организационная структура Проектного офиса Администрации Новокузнецкого городского округа
Схема взаимодействия Проектного комитета, Проектного офиса и проектных офисов районных администраций выглядит следующим образом:
планирование деятельности Администрации Новокузнецкого городского округа осуществляется «сверху вниз», от Главы города, через Проектный офис, далее через заместителей Главы проектные офисы районных администраций и до конкретных должностных лиц;
отчетность формируется в обратном порядке.
Важным вспомогательным процессом при внедрении проектного управления является управление мотивацией участников. Администрация г. Новокузнецка может столкнуться с такой ситуацией, что сотрудники администрации города и районов будут сопротивляться и саботировать внедрение проектного подхода, поэтому важно обеспечить соответствующий настрой коллектива, личную заинтересованность сотрудников при участии в реализации муниципальных проектов.
Мотивация участников проектов городской администрации должна осуществляться на основе системы проектной мотивации, применяемой в дополнение к существующей системе мотивации всех должностных лиц Администрации г. Новокузнецка с использованием ключевых показателей эффективности (КПЭ).
КПЭ при этом могут быть 3-х типов:
КПЭ проекта, который един для всех участников проекта;
КПЭ блока мероприятий, который устанавливается для исполнителей соответствующего блока;
индивидуальный КПЭ, который является уникальным для каждого участника и включает показатели индивидуальной эффективности в зависимости от функциональной роли в проекте, своевременности выполнения контрольных событий и поручений, эффективности взаимодействия с другими участниками проекта, своевременности предоставления отчетности.
Для мотивации участников проектов в Новокузнецком городском округе можно использовать как материальное, так и нематериальное стимулирование.
Предлагаемая система материального стимулирования участников проектов на муниципальном уровне отражена в таблице 6.
Таблица 6 – Система материального стимулирования участников проекта в Администрации г