Анализ существующей системы документооборота между органами и учреждениями социальной защиты населения в городском округе Подольск

«Обеспечение документарного управления (ДОУ) - это деятельность аппарата управления предприятием, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих функций; направление деятельности по разработке и обработке документов, организация их движения, учета и хранения на основе научной организации с использованием современных компьютерных технологий».
Поддержка документации руководства охватывает вопросы документации, организации работы с документами в процессе внедрения управления предприятием и систематизации архивного хранения документов.
Анализ показал, что существующий порядок организации служебной работы имеет ряд недостатков: имеются нарушения правил подготовки и подготовки документов; нет четкой процедуры регистрации документов; нет необходимых организационных документов для ведения служебной работы: инструкции по учету, расписанию рабочего процесса, номенклатуре дел, должностному инструкции секретаря; нет диаграммы маршрута документов.
При больших объемах обработанных документов возникают проблемы, неизбежные при работе с бумажными документами:
1.длительные процедуры передачи документов внутри организации;
2.возможность потери информации о местонахождении документов;
3.отсутствие эффективного контроля как за работу отдельных должностных лиц, так и за деятельность организации в целом от высших органов власти и общества;
4.высокие затраты на инфраструктуру хранения и перемещения бумажных документов;
5.высокая трудоемкость рутинных операций в деятельности чиновников и нехватка времени для подготовки качественных решений.
Часто эти проблемы приводят к излишне длительным срокам рассмотрения вопросов, неэффективности работы и плохого управления организацией.
Существует два возможных подхода к использованию информационных технологий для решения этой проблемы:
1