Унификация и оптимизация состава документации управления проектами.

Введение

Документирование представляет собой важный элемент в управлении проектом, поэтому ему обязательно нужно уделять должное внимание.
Под проектом понимают уникальный процесс, который включает в себя совокупность скоординированных и управляемых видов деятельности, имеющие четко обозначенные даты начала и завершения, определенные цели и обладают ограничениями по времени и ресурсам. Обычно выполнение проекта заключается в целом комплексе взаимосвязанных целей.
Эффективное управление проектами для реализации стратегических целей предприятия имеет огромное значение. Управлять проектом необходимо результативно и эффективно. Цель проекта заключается в создании уникальных продуктов, услуг или результатов.
Управление проектами произошло от классического менеджмента. В настоящее время управление проектами представляет собой самостоятельную научную дисциплину.
Объектом данного исследования является документы, которые образуются в процессе управления проектами.
Цель данного реферата заключается в определении места документа в системе управления проектами.


Примерный рекомендуемый перечень видов документов по управлению проектами
Рассмотрим документацию, которая необходима для организации проекта:
— Устав проекта;
— План управление проектом;
— Описание содержания проекта;
—Реестр заинтересованных сторон проекта;
— Анализ стейкхолдеров проекта (заказчиков проекта, потребителей проекта продукции или услуги, подрядчиков, инвесторов, поставщиков материалов, кадровых агентств и прочих организаций);
— Лист согласования участия в проекте;
— Организационная структура проекта;
— Отчет о статусе проекта;
— Запрос на изменение в проекте;
— План управления рисками;
— Послепроектный отчет;
— Протокол совещания;
— Положение об управлении рисками;
— Лист управления документом;
— Запрос на внесение изменений;
— Отчет по завершении проекта.
Итоговыми документами формулировки концепции проекта являются План управления проектом и Устав проекта.
Уставом проекта — это официальный документ проекта, который инициирует проект в организации и наделяет менеджера проекта правом привлекать требуемые ресурсы. Устав проекта отражает главные характеристики проекта [4] .
План управления проектом — это сводный документ, в котором кратко отражены главные институциональные подсистемы проекта. План управления проектом представляет собой единый документ, функция которого заключается в исполнении и контроле проекта [4].
План управления проектом может состоять из одного или нескольких планов, также может быть резюмирующим или детализированным[5].
Разные типы проектов отличаются своим набором или пакетом документов проекта.
Сводный перечень документов по управлению проектами, предлагаемый стандартами PMI и IPМА

Наиболее распространенными в России являются Стандарты IPMA и PMA.
В России представителем IPMA является Национальная Ассоциация управления проектами СОВНЕТ, представителем PMI – Московское отделение Института управления проектами [1].
IPMA (англ. International Project Managment Organization, IPMA) — это Международная Ассоциация Управления Проектами. Ее цель заключается в объединении специалистов в области управления проектами
Каждый из этапов процесса проекта должен быть задокументирован. Комплектность и наименование документов могут быть различны, в зависимости от принятых в компании политик.
Рассмотрим в виде таблицы основные документы, которые должны применяются при управлении проектами.
Таблица 1
Перечень основных документов, необходимых для практического управления проектами
Назначение документации Тип документа
документы по управлению интеграцией проекта список фаз проекта, обоснование и критерии выбора проекта, стратегический план, план проекта, Устав проекта, приказы

.

документы по управлению содержанием проекта описание и анализ проекта, обоснование проекта, техническая документация, анализ прибыли, цели проекта, базовый план по содержанию проекта и план управления содержанием проекта
документы по управлению человеческими ресурсами проекта должностные инструкции, организационная структура работ, потребность в персонале, список проектных ролей, анализ участников проекта, матрицы ответственности, области взаимодействия проекта, план назначения и высвобождения персонала, характеристики назначенных членов команды проекта, описание действующей системы мотивации, описание мер по развитию команды.

документы по управлению сроками проекта календари, оценки длительности операций, обоснование потребности в ресурсах, расписание проекта, даты основных событий и график движения денежных средств
документы по управлению качеством проекта контрольные графики, анализ прибыли и затрат при управлении качеством, стоимость качества, диаграммы зависимостей
документы по управлению взаимодействием в проекте обоснование выбора технологии взаимодействия, анализ участников проекта, требования к программному обеспечению, структура сбора и регистрации, структура распределения, описание распространяемой информации, методы распределения информации, система отчетности, отчеты об исполнении, анализ отклонений, анализ освоенных объемов, прогнозы по завершению проекта, запросы на изменения, описание системы документов проекта, описание типов проектных документов, документы по завершению проекта, финальные отчеты, архив проекта и реестр архивных документов, описание усвоенных уроков, рекомендации на будущее

документы по управлению рисками в проекте план управления рисками, методология управления, роли и ответственности, бюджет управления рисками; сроки и периодичность управления рисками; оценки и интерпретации, пороги реагирования, формы отчетности; отслеживание и учет
документы по управлению контрактами проекта содержание работы (требования заказчика или техническое задание), обоснование выбора типа контрактов, план управления контрактами, конкурсные документы: приглашение к участию; запрос предложений, запрос о расценках, предложения подрядчика;протоколы выбора подрядчика, система управления контрактами и их изменениями.

[7]
Зависимость состава документации от стадии проекта
Различают большие и малые проекты, которые делятся на стадии. В жизненном цикле типичного проекта обычно присутствуют четыре стадии:
— концепция заключается в определении целей;
— планирование или проектирование;
— выполнение или реализация;
— окончание или применение [6]
Рассмотрим зависимость состава документации от стадии проекта на примере традиционного строительного проекта.
Начальная (прединвестиционная) фаза жизненного цикла проекта обычно заключается в выполнении разработки проектно-сметной документации, планирование проекта и подготовка к строительству.
Проводится разработка плана проектно-изыскательских работ
Задание на разработку ТЭО (проекта) строительства и разработка
Разработка проектносметной документации, далее осуществляется планирование проекта и подготовка к строительству
Наличие комплекса проектной документации в процессе качественного выполнения проекта играет очень важную роль