Теоретические и методологические основы управления закупками

Введение

Актуальность темы исследования. Закупочная деятельность характерна для любого субъекта экономической деятельности. В науке не существует комплексных исследований управления закупочной деятельностью, содержащих управленческий аспект. Нет единства в определении понятия закупочной деятельностью, существуют разные подходы к оценке ее эффективности. Закупочная деятельность корпораций не становится конкурентной: на торгах проводится лишь 5,6% закупок корпораций, остальные идут в обход процедуры конкурсов и аукционов.
Корпорации предпочитают закупать у единственного поставщика (таких закупок треть), но еще чаще они закупают с помощью иных способов (62,7%), причем если рассматривать первое полугодие 2019 года, то заказчики изобрели 308 новых способов определения поставщика – этими способами они часто маскируют закупочную деятельность у единственного поставщика. Больше всего конкуренции в сфере строительства (в среднем подают почти 2 заявки), на конкурсах по предоставлению финансовых услуг конкуренция ниже (0,84 заявки).
Анализ существующей практики хозяйствования на предприятиях индустриально развитых стран показывает, что общим ориентиром в оценке эффективности запасами является их минимизация в допустимых пределах, приводящая к ускорению оборота собственных и привлеченных средств и повышение на этой основе конкурентоспособности, упрочение и расширение своей ниши на рынке товаров, работ и услуг.
Однако возросший уровень конкуренции, динамичные изменения, как в поведении поставщиков, так и в характере потребления материалов привели к необходимости воздействия на рынок с тем, чтобы формировать его структуру, не довольствуясь предложенной. Сегодня приходит понимание того, что правовое и организационное обеспечение закупок товаров (работ, услуг) активно влияют на прибыль и финансовое положение предприятия.
Прежде чем ужесточать закупочную деятельность, необходимо провести системный мониторинг, чтобы определить, почему такие закупки выгодны корпорациям, и установить реальную эффективность закупочной деятельности.
Нельзя в закупочной деятельности, а уж тем более в закупках корпораций все сводить к оценке конкурентоспособности в потенциальный ущерб эффективности.
Цель работы: исследовать управление закупочной деятельностью компании
В рамках достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:


Объектом исследования выступает деятельность предприятия в области закупок.
Предмет исследования: правовое и организационное обеспечение закупок предприятия.
В процессе работы были использованы различные методы исследования: сравнение, систематизация и обобщение, а также эмпирические – наблюдение, статистические методы.
Степень научной разработанности темы. Вопросы теоретического характера, связанные с рядом аспектов, в том числе и понятийного аппарата по проблемам правового и организационного обеспечение закупок товаров (работ, услуг) освещаются в работах Дадашев Б.Э., Баранникова Е.С., Иванов О.Б., Кикавец В.В., Кузнецова М.Н., Мокренко А.В., Абрамова Н.А. и других.
Организация и управление обеспечением закупок товаров (работ, услуг) изучается и освещается в свете различных концепций, экономистов, специалистов и рассмотрены в работах следующих авторов: Николаева М.А., Островная М.В., Павлюченко Д.А., Проценко И.О., Пьянкова Н.Г., Савченко В.В. и др.
Основные пункты научной новизны: обоснование совершенствования управления закупочной деятельностью на примере конкретного субъекта.
Практическая значимость работы представляется в возможности использования ее результатов в практике правового и организационного обеспечения закупок товаров на предприятиях.
Структура работы включает в себя: введение, 3 главы, заключение и список литературы.

1 Теоретические и методологические основы управления закупками
1.1 Понятие и механизмы функционирования системы управления закупками

Для обеспечения предприятий материальными ресурсами необходимо учитывать закупочную деятельность, которая предполагает временное хранение ресурсов на складах и дальнейшую выдачу в производство.
Она представляет возможным управлять материальными потоками (производственными или вспомогательными ресурсами) через комплекс операций, влияющих на снабжение предприятия необходимыми ресурсы, а также распределять объем незавершенного производства, полуфабрикатов и готовой продукции на предприятии по подразделениям и между ними.
Фирмы могут закупать сырье, товары или услуги для удовлетворения собственных нужд. Торговые фирмы (оптовые, розничные) закупают запасы для перепродажи. Производственные предприятия используют запасы для обработки, чтобы использовать для своей выпускаемой продукции, также товарно-материальные ценности могут использоваться и для капитальных ремонтов, содержания оборудования и многое другое. Существенное влияние на экономику производит закупка товарно-материальных ценностях с целью их дальнейшей переработки, перепродажи, для собственных нужд. Иногда влияние закупочной деятельности бывает решающим для экономики [6, с. 192].
С целью эффективного удовлетворения потребности фирмы в товарно-материальных ценностях важно обеспечить бесперебойность функционирования предприятия. В условиях сокращения затрат важно принять во внимание стоимость используемых ресурсов и материалов. Закупочная деятельность имеет большое влияние на часть расходов будущих периодов, производственных запасов, полуфабрикатов собственного изготовления и незавершенного производства.
В любом производстве преобладающим фактором, влияющим на эффективность использования ресурсов, является закупочная деятельность услуг или материалов для прогрессирующих процессов. Качество услуги или выпускаемой продукции, в частности, зависит от высокого уровня сотрудничества с поставщиками [22, с. 126].
Закупочная деятельность во многом зависит от перечисленных факторов, а также подтверждают важность их анализа и решения выявленных проблем. Нельзя точно утверждать, что только от этих факторов будет зависеть успешность предприятия. При закупке тех или иных товарно- материальных ценностей, также оказывают существенное влияние на экономику предприятий:
1. Для повышения качества обслуживания клиентов необходимо обеспечить быстрый материальный и информационный обмен внутри фирмы и внешними субъектами экономики, занять лидирующие позиции на рынке, что снизит расходы.
2. Для повышения динамики процессов необходимо все имеющиеся ресурсы вкладывать в основные средства: производственное оборудование, транспорт, сооружения для хранения производственных ресурсов, готовой продукции, продукции незавершенного производства и т.д.
3. Покупка запасов, наличие продуктов, товаров незавершенного производства объясняют причину роста издержек хранения [5, с. 307]. Можно сказать, что факторы закупок оказывают большое влияние на деятельность фирмы. Закуп продукции предполагает процесс планирования, так как товар имеет различную степень технической готовности и большой спектр ассортимента.
Для многих фирм важна четко разработанная структура закупа материальных потребностей. Их можно объединить в несколько групп по процедуре закупа:
1) товар одного производства будет использован, как материал для переработки или комплектации другого производства;
2) полуфабрикаты;
3) сборочные единицы и комплектующие узлы;
4) материалы общего назначения [10, с. 280].
Иногда в каждой из этих групп должны создаваться специальные условия для закупки (например, соответствующая инфраструктура и другое).
Долговременные договора позволяют поставлять сложные комплектующие, которые используются как компоненты готовой продукции.
Управление закупочной деятельности является важным подразделением любой фирмы. В общем, виды закупочной деятельности можно разделить на торги и неторговые процедуры. Торги - это закупки, проводимые способом конкурса или аукциона. По результатам торгов заказчик должен заключить договор с участником, предложившим лучшие условия. Можно выделить основные виды закупочной деятельности, представленные на рис. 1.

Рисунок 1 – Основные виды закупочной деятельности [11, с. 224]

Федеральный Закон № 223-ФЗ имеет достаточно гибкий и лояльный характер, поэтому многие называют его «рамочным». Ряд его положений лишь очерчивает общую нормативную структуру, при этом, не ставя жестких рамок и нерушимых границ. Вот и такая сфера, как виды и способы закупок по 223-ФЗ во многом определяется самими субъектами данного законодательного акта при условии соблюдения общих условий. Согласно закону «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» каждая организация, действующая по его нормам, обязана разработать, согласовать, утвердить и опубликовать свое собственное Положение, касающееся правил проведения закупок, в том числе, их видов и способов [4].
Единственное четкое правило, которое должны соблюдать субъекты данного акта - это обязательное внесение в Положение таких видов закупок, как электронный конкурс и электронный аукцион по 223-ФЗ. Обязательным является само внесение этих форм в Положение, а не их практика в ходе закупочной деятельности [55]. Заказчики, работающие по Федеральному Закону № 223-ФЗ, имеют полное право осуществлять свои закупки теми способами, которые удобны для них в тех или иных ситуациях. Среди наиболее распространенных процедур, в соответствии с которыми сегодня осуществляются электронные торги по 223- 15 ФЗ, есть конкурентные и неконкурентные [4]

.
Неконкурентным видом закупки является закупка у единственного поставщика. К числу конкурентных закупок относят:
- конкурсы - двухэтапные, селективные, открытые, закрытые и др.;
- аукционы - открытые и закрытые;
- запросы котировок;
- запросы предложений;
- конкурентные переговоры.
Кроме всего прочего, заказчик, работающий по 223-ФЗ, может устанавливать и свои собственные виды закупок, не практиковавшиеся никогда ранее.
Целями в управлении системы закупок на предприятии являются:
- сокращение общих затрат ресурсов и исключение убытков;
- расширение номенклатуры товаров;
- контроль над специальными заказами;
- избавление от неликвидных запасов товаров;
- контроль над упущенными продажами;
- увеличение доли закупок, реализуемых по процедуре стандартного заказа.
Основными формами снабжения сырьем и материалами являются:
- транзитная – поставка продукции осуществляется непосредственно потребителю с предприятий-изготовителей. Для поставщика и потребителя данная форма будет рентабельной при условии достаточно большого количества реализуемой продукции, чтобы окупить затраты на прямой сбыт, при небольшом числе потребителей, расположенных на относительно небольшой территории, а также если продукция требует высокоспециализированного обслуживания;
- складская – поставка продукции происходит через распределительные и промежуточные складские комплексы, и терминалы;
- поставка закупленной продукции непосредственно от поставщиков в розничные торговые предприятия [8, с. 7].
Активная политика организации в области условий поставки заключается в том, что товар при продаже должен быть доставлен как можно ближе к складу покупателя. При покупке товар должен быть получен в собственность к максимально возможному близкому расстоянию от склада продавца. Это способствует лучшему контролю цепи поставок и планированию деятельности.
К преимуществам активной политики условий закупки относится лучший контроль цепи поставки и планирование предпринимательской деятельности с точки зрения обслуживания потребителей в соответствии с закупками.
На предприятии для выполнения функции закупок совершается ряд операций:
проводится анализ рынка;
изучаются тенденции цен и проводится анализа стоимости производства поставщика. Процесс покупки происходит при наиболее благоприятных условиях и в самое лучшее время;
получается предложение поставщика и проводится его оценка;
выбирается поставщик;
согласовывается стоимость обслуживания и заключается договор;
проводится проверка на соответствие закупаемого товара определенным требованиям или спецификации покупателя;
проводятся переговоры между покупателем и поставщиком;
размещается заказ;
делегируются полномочия и проводится оценка результатов закупочной политики;
в отношении с поставщиками устанавливается единая политика;
разрабатываются методы учета продукции;
сокращается время проверки и одобрения спецификации продукции;
ускоряется оплата продукции;
экономятся ресурсы организации, например, с помощью консолидации заказов и установления стандартов запаса;
подбираются более дешевые заменители продукции без ущерба для ее потребительских свойств;
отбираются, классифицируются и анализируются данные, необходимые для поиска альтернативного вида продукции;
прогнозируется снабжение, спрос и цены на основные виды закупаемой продукции;
анализируются ценности и возможности поставщика;
разрабатываются новые методы обработки необходимых данных для эффективной работы системы закупок [11, с. 224].
Все вышеперечисленные операции можно объединить в несколько этапов закупочной деятельности в организации (рисунок 2).

Рисунок 2 – Этапы закупочной деятельности [13, с. 43]

Перечислим цели планирования закупок продукции:
поддержание необходимого уровня обслуживания потребителей;
снижение уровня сверхнормативного запаса продукции;
координация графика доставки и плана по производству.
На рисунке 3 представим факторы, учитывающиеся при разработке плана закупок.
К принципам, которым придерживается планирование потребностей в сырье, товарах и расходных материалах относятся разбивка по времени и согласование потребностей в материалах и плана производства готовой продукции.
Одной из важных задач закупочной деятельности, является ответ на вопрос, у кого закупать. Здесь необходимо принятие одного из двух решений, либо самостоятельно сформировать ассортимент, закупая необходимые ресурсы непосредственно у производителя, либо закупать эти ресурсы у посредника, специализирующегося на формировании широкого ассортимента, и поставках его потребителям в скомплектованном виде, разукрупнении производственных партий.

Рисунок 3 – Факторы, учитывающиеся при разработке плана закупок

На рисунке 4 представлены основные компоненты системы планирования потребности в материалах.

Рисунок 4 – Основные компоненты системы планирования потребности в материалах [15, с. 999]
Определим по каким причинам закупка у посредника может быть выгоднее, чем у производителя.
При закупке товарных ресурсов через посредника, компания может получить широкий ассортимент из-за небольших партий. Тем самым, происходит сокращение потребности в запасах, складской площади, снижается объем договорной работы с производителями отдельных позиций ассортимента.
У посредника цента товара может быть ниже, чем у производителя.
Производитель товара может находится территориально намного дальше, нежели посредник. Следовательно, дополнительные транспортные расходы могут оказаться выше, чем разница между ценами изготовителя и посредника.
Как только данная задача будет решена, и организация определила, какие материалы и сырье необходимо закупать, решается вопрос выбора поставщика. При выборе условий поставки акцент делается на выгодности организации доставки продукции.
Все это позволяет организатору торгов вести свою закупочную деятельность с максимальной эффективностью и при минимуме временных потерь, применяя к каждому конкретному случаю индивидуальную процедуру. Например, запросы котировок проводятся тогда, когда предстоит ряд закупок с небольшой стоимостью, и смысла проводить «большой» тендер просто нет. Селективный конкурс объявляется как альтернатива закрытого и открытого тендера. Подать свои конкурсные заявки могут любые поставщики, а вот к участию будут допущены только те, кого «пропустит» заказчик [17, с. 43].
Есть и такая разновидность закупки как конкурентные переговоры. Обычно они организовываются, если предмет закупки имеет какой-то сложный характер, требует консультаций и обсуждений. Такие переговоры проводятся в соответствии с запросами и планом заказчика. Любые торги, тендеры и аукционы должны проводиться в соответствии со строгим установленным регламентом, подразумевающим абсолютный контроль соответствующих органов. Такой вид закупок по 223-ФЗ как тендер представляет огромный интерес не только для заказчика, но и для всех его участников. С помощью тендера организатор сможет выбрать самого ответственного поставщика, а победивший поставщик станет обладателем выгодного контракта. Все формы выбора поставщика обладают своими особенностями. Именно особенности обеспечивают выбор той или иной формы проведения закупок, в зависимости от ситуации. Корпорация – это юридическое объединение с определенными экономическими целями, предусматривающее долевое участие собственников, правовой статус и правоспособность которой определяется местом её создания [20, с. 222].
Критерии выбора поставщика корпорации кроме цены включают качество, полезные свойства продукта, время и точность доставки, финансовые затраты и условия платежа, надежность поставщика, предоставляемые поставщиком услуги, наличие у поставщика международных сертификатов качества. Однако определения закупочной деятельности корпораций нет. С учетом анализа понятий закупочной деятельности и корпорации, можем сформулировать следующее определение. Закупочная деятельность корпорации – это процесс, целью которого является получение товаров, работ, услуг определенного качества в необходимом количестве в требуемое время и по минимальной цене.
Таким образом, самыми популярными закупками являются государственный заказ (ориентирован на государственные нужды), коммерческий заказ (для нужд определенного круга людей) и муниципальный заказ (удовлетворяет нужды местного самоуправления).
Закупки могут быть традиционными (сырье, особые товары, малоценные товары) и нетрадиционные (услуги и товары для перепродажи).


Методы и модели оптимального управления закупками

С целью определения эффективности закупочной деятельности проводится комплексная оценка работы службы закупок.
Существуют три основных показателя, по которым осуществляется контроль деятельности закупочного отдела: время, цены и надежность поставщиков.
Контроль фактора времени подразумевает контроль задержанных поставок, а также последствий опозданий. При этом должны анализироваться такие, например, показатели, как:
доля задержанных заказов рассчитывается по формуле 1 [24, с. 99]:

ЗП=ЧЗЧП×100, (1)

где ЗП – доля задержанных поставок;
ЧЗ – число задержанных поставок;
ЧП – общее число поставок.
Фактор «цена» подразумевает анализ цен, уплаченных при закупках продукции, в частности, их сравнение с ранее намеченными ценами, а также попытки избежать таких отклонений от бюджета закупок