Технические средства формирования и использования дел

Введение

В современных условиях конкурентной экономики, прогресса информатизации, рыночных и общественных отношений правильное и своевременное решение стратегических задач в области делопроизводства и документооборота, в частности формирования и использования дел с помощью технических средств, определяет жизнеспособность организации.
Актуальность изучения проблемы использование информационных технологий при формировании и использовании дел заключается в том, что сегодня повышение уровня управления в организациях и эффективности труда работников во многом зависят от того, насколько рационально поставлен процесс делопроизводства предприятии. Основным методом совершенствования делопроизводственных процессов считается внедрение систем электронного документооборота. В данной работе будет рассмотрен отечественный программный продут «Дело», обеспечивающий автоматизацию процесса делопроизводства и возможности использования электронного документооборота организации
Реализация мероприятий по использованию технических средств в делопроизводстве дает возможность повысить эффективность и экономичность управления, обеспечивает защиту интересов собственников и управленцев организации.


Основная часть


В настоящее время различными компаниями разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документооборотом, характеризующихся использованием технических средств, специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. Но обозначим некоторые теоретические моменты по формированию и использованию дел. Дело представляет собой совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. Формирование дела заключается в группировке исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.
На предприятии должен быть налажен такой порядок хранения дел и документов, при котором можно было бы оперативно найти требуемую информацию по решению определенного вопроса: очень часто наступает необходимость последующего неоднократного обращения к делам и документам по их завершении. Поэтому исполненные документы должны в определенном порядке подшиваться в папки (скоросшиватели, регистраторы), то есть помещаться в дела.
После того как документы исполнены, они размещаются в соответствующих делах и внутри них систематизируются. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.
Принцип работы по информационно-документационному обеспечению сводится к набору одних и тех же операций, но в некоторых организациях они выполняются вручную, а в других – данные процессы автоматизированы и делопроизводство осуществляется с помощью технических средств. Но так как все этапы работы с документами делопроизводственного цикла аналогичны, то и профессиональный сотрудник предприятия может правильно оформить, составить дело, и знает, какие виды работ выполняются с определенными документами.
Применение автоматизированных систем сегодня широко распространено. Постоянно проводятся конференции-выставка DocFlow по электронному документообороту и управлению информационными ресурсами, в которых участвуют разработчики, задающие уровень информационно-технических решений

. Необходимо отметить, что многие системы автоматизации разрабатываются индивидуально для конкретного предприятия в силу их спецификация для внутреннего использования, поэтому на рынок такие продукты не выставляются. И хотя есть очевидная необходимость в сфере информационных технологий отсутствует система мониторинга программ и разработок.[5]
Перечислим основные преимущества информационных технологий в вопросе формирования и использования дел:
•Сокращение бумажного документооборота
•Создание для всех подразделение единого делопроизводственного пространства и цикла, включая удаленные локации
•Возможность использования технических средств, для ускорения процесса, например, средства электронной подписи
•Оперативная и актуальная информации о месте нахождения, статусе и состоянии дела
•Уменьшение времени при создании дела, документа с помощью шаблона
•Организация единого электронного архива дел
•Контроль руководителем любого уровня исполнения выданных поручений в реальном времени, в режиме online
•Оперативность в поисках нужных дел по реквизитам
•Уменьшение времени прохождения дела и доведения поручений до исполнителей
•За счет сокращения временных и трудовых ресурсов на рутинные процессы, создаются благоприятные возможности для повышения интеллектуальной производительности труда работников предприятия. [1]
В управлении организациями эффективное и оперативное делопроизводство осуществляется с помощью использования автоматизированных систем типа «документооборот», которые предназначены для автоматизированной обработки, учета и контроля исполнения дел и документов. Эффективность такой системы достигается за счет разработок и правильного применения справочников по классификациям: номенклатура дел, виды документов, исполнители, сроки контроля. В корпоративных автоматизированных системах поиск дела происходит по его реквизитам, например, по виду, названию, номеру, дате, номеру или по контексту, то есть по любому слову, словосочетанию или любых атрибутов дела, содержащихся в заголовке, аннотации и самом тексте документа.
На современных предприятиях системы электронного документооборота находятся в числе самых важных элементов информационной инфраструктуры. Они представляют собой автоматизированную многопользовательскую систему, позволяющую организовать работу с электронными делами, документами; где главным назначением такой системы выступает организация хранения документов и обеспечение работы с ними. На сегодняшний день существует 2 способа совершенствования документооборота: сокращение объема и улучшение технологий документооборота.
Основной тенденцией в разработках информационных систем в делопроизводстве считается создание полноценного продукта с системным подходом, который позволяет после внедрения технологий говорить о комплексном решении задачи документационного обеспечения управления в организации. К конкретным требованиям систем относят: выполнение всех задач по полному документационному обеспечению управления; подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по базе документов. Применяемые системы делопроизводства должны быть построены на единых методологических принципах и технологических решениях в рамках действующих нормативных актов законодательства, национальных и международных стандартов, требований, и т.п