Система контроля при неопределенности в процессе деятельности во внешней и внутренней среде

Огромный вклад вносит система контроля в наше время. Контроль всюду, но везде он по своей силе разнообразный. Система контроля вооружена важными свойствами: гибкость, экономичность, своевременность и многими другими.
Актуальность выбранной темы заключается в том, что возникают постоянные неопределенности в процессе деятельности во внешней и внутренней среде. Поставленные руководством планы не всегда достигаются, так как часто руководителями правильно и эффективно выбираются сотрудники, которым они делегируют свои права и обязанности. Следовательно, чтобы руководитель или собственники получали необходимую выгоду им необходим контроль в управлении для решения и выполнения поставленных целей максимально эффективно.
Предмет изучения – контроль.
Объектом контроля является роль контроля с системе управления.
Предмет контроля — деятельность объектов управления.
Главная цель данной работы - рассмотреть сущность контроля и значение контроля в системе управления.
Из поставленной цели вытекают следующие задачи:
изучить понятие контроль и определить его сущность и основные виды;
рассмотреть процесс контроля и его этапов
рассмотреть значение контроля в системе управления.
Основной инструмент для разработки политики и принятия решений – это контроль.
Данная работа состоит из введения, трех глав основной части, заключения, а также списка используемых источников.
1 КОНТРОЛЬ, СУЩНОСТЬ И ВИДЫ
Для того чтобы в полной мере раскрыть тему данной работы необходимо определить сущность понятия «контроль».
Термин «контроль» происходит от французского языка «contrerôle», что на русский перевод означает список, который ведется в двух экземплярах. Контроль — одна из главных функций системы управления.
В наше время на любом производстве нужен внутренний контроль, как управленческая функция, которая будет осуществляться на всех уровнях управления.
Для определения сущности контроля необходимо выделить несколько моментов:
контроль – это процесс, обеспечивающий достижение системой поставленных целей, при котором происходит образование определенных стандартов, которые контролируются;
если образуется проблема, контроль не допускает ее разрастание;
особую роль играет обратная связь в контроле;
контроль должен быть экономным, чрезмерный контроль может преобразовать некоторые элементы управляемой системы.
Ниже на рисунке 1 можно увидеть организационные формы контроля.
В настоящее время законодательные и государственные органы контроля и управления осуществляют государственный контроль, тем самым представляя интересы государства и общества. Ведомственный контроль служит для проведения разных проверок, можно отнести сюда ревизии. Его возглавляет разные комитеты, департаменты, которые следят за деятельностью организаций и учреждений.
Рисунок 1 – Организационные формы контроля
Вневедомственный контроль – это независимый контроль, он также осуществляется в виде ревизий, которые проверяет производственно – хозяйственную деятельность.
Аудиторский контроль помогает улучшать деятельность разных организаций, контроль проводится аудиторскими фирмами, у которых есть лицензия на право заниматься такой деятельностью.
Внутрихозяйственный контроль следит за деятельностью филиалов, участков, отделов, многих разных служб, тем самым он обеспечивает повышение эффективности, защищает интересы организаций от некачественного ведения хозяйства.
По времени проведения контроль делится:
предварительный контроль;
текущий;
корректирующий контроль;
заключительный.
Предварительный контроль применяется всегда на начальных этапах работы в организации для того чтобы найти пути решения и тем самым устранить проблему. Некоторый исследователи контроля, считают, что предварительный контроль – это процесс, направленный на устранения последствий, которые были нежелательны до момента их появления.
Предварительный контроль подразделяется на некоторые виды ресурсов:
трудовые, в свое время проявляются на основе профессиональных навыков претендентов на должность в организации;
информационные, проверяют всю информацию, которая поступает, чтобы проверить ее на достоверность;
финансовые проверяют все доходы и расходы организации, то есть всю имеющую финансовую отчетность;
материальные, это полученные материальные ресурсы в организации при работе.
В ходе реализации решения берет свое осуществление текущий контроль, руководитель берет на себя обязанность осуществлять сам контроль. Текущий контроль способствует быстрому устранению возникшей ошибки, а также вносит исправления и корректирует процесс решения проблем. Таким образом, текущий контроль основан на измерении промежуточных результатов деятельности в условиях воздействия внешних и внутренних факторов путем установления эффективной обратной связи.
Текущий контроль также как и предварительный подразделяется на ресурсы. Трудовые возникают в процессе производственно-хозяйственной деятельности организации, например, проверяется аттестация мест, а также труд работников. Информационные проверяют систему обработки информации, тем самым выделяют срочную информацию или не срочную в пределах организации. Финансовые определяют проверку текущей работы финансовых поступлений, соответствия финансовой документации. Материальные проверяют эффективность использования имеющихся материальных ресурсов в процессе производственно-хозяйственной деятельности.
Когда действия наступили, то на это нужен корректирующий контроль, он в свое время исправляет ситуацию, в которой отклонения наступили, и процесс контроля направлен на то, чтобы в будущем такие ситуации больше не повторялись

.
При заключительном контроле после того как принятое решение уже реализовано, требуется измерение конечных результатов и сравнение их с нужными, поэтому на этом организации делают заключение о том, к какой цели они пришли с принятием решения. Заключительный контроль – это последняя стадия по времени проведения и в ней не возможно, поменять решение, которое привело к отрицательному исходу. Трудовые охватывают проверку при которой проводится соответствие квалификации работников своей должности, а также проверяется производительность их труда. Информационные ресурсы сосредоточены на проверке полноты информации, которая необходима для решения поставленных задач. Финансовые проводят проверку фактических финансовых результатов с запланированными, а материальные проверяют количество и качество изготовленной продукции.
По степени охвата контроль рассматривают общий, который изучает производственно-хозяйственной деятельности и выборочный, который исследует и проверяет лишь некоторые части процесса.
В настоящее время условия хозяйствования отмечаются постоянным увеличением текущей экономической информации, как на внешних, так и на внутренних уровнях. Государственно-контролирующими органами осуществляется внешний контроль, а внутренний контроль выявляет недостатки и нарушения, а потом находит пути их устранения или устраняет их последствия. К внешнему контролю относят:
государственный;
бюджетный;
банковский;
налоговый;
таможенный;
экспортный;
валютный и многие другие.
К внутреннему контролю относят:
производственный;
приемочный;
стратегический;
операционный;
контроль поставок.
Главная задача внутреннего и внешнего контроля вовремя найти проблему, а затем по ходу определить пути решения ее. После применения внутреннего и внешнего контроля можно использовать инструменты, которые помогут принять более эффективные и необходимые решения в системе управления. У обоих видов есть различия, но они оба всегда дополняют себя, а из этого можно получить совокупное представление о положении дел в организации.
По частоте проведения можно различать следующие виды контроля, которые изображены на рисунке 2:
Рисунок 2 - виды контроля при частоте проведения
По уровню автоматизации контроль можно разделить на неавтоматизированный, который проводится без привлечения автоматических средств, а также на не полностью автоматизированный и полностью автоматизированный, который проводится в полностью автоматическом режиме.
В заключение этой главы, можно подчеркнуть что, несмотря на такое многообразие видов контроля, между процессами принятия решений, планирования и контроля существует неразрывная связь. Она устанавливается целями организации.
Сущность контроля отображает законность, эффективность совершенных организацией хозяйственных операций.
2 ПРОЦЕСС КОНТРОЛЯ И ЕГО ЭТАПЫ
В предыдущей главе была рассмотрены понятия и сущность контроля, а в этой главе изучим процесс контроля, он всегда был направлен на достижение востребованных результатов. Процесс контроля протекает спокойно, он просто может быть не заметен, только тогда когда в организации все процессы идут отлаженно в соответствии с определенным регламентом, без нарушений в делах. Если вдруг что-то идет не так в процессе контроля, то все уходит от назначенной нормы, тогда организации начинают применять разные технологии для усиления контроля, потом в процессе с его помощью он обнаруживает причины, которые послужили инструментом для отклонения от основных норм в организации. Без функций и этапов контроля не возможно рассмотреть сам процесс контроля.
Многие функции контроля помогают найти проблемы в организационной деятельности и устранить ее, а если не получается устранить, то хотя бы скорректировать организационную деятельность, так чтобы выйти из этой проблемы не причиняя серьезный урон.
Важнейшая функция контроля – это разработка системы стандартов отчетности, проверка такой отчетности и анализ ее как по итогам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого подразделения в отдельности.
Контроль в системе управления организацией имеет ряд основополагающих функций, среди которых следующие:
проверочная функция, предполагающая установление обоснованности, целесообразности, законности решений;
информационная функция, подразумевающая сбор, передачу, информации о состоянии объекта;
диагностическая функция, которая предполагает оценку и изучение реального состояния дел в организации и в ее окружении, определение ключевых тенденций изменения его, возможностей и угроз;
прогностическая функция создаёт базу для предположений о потенциальном состоянии объекта и будущих возможных отклонениях его от заданных ранее параметров;
коммуникационная функция обеспечивает процесс установления и поддержания обратной связи;
ориентирующая функция контроля указывает, на чем необходимо концентрировать особое внимание;
стимулирующая функция предполагает то, что по результатам проведения контроля производится оценка персонала, наказание или поощрение;
корректирующая функция подразумевает что, на базе полученных результатов, поведение и состояние объекта и его частей меняются та, чтобы были обеспечены все необходимые значения характеристик его или постоянство функционирования в случае отклонения от них;
защитная функция контроля способствует обеспечению сохранности жизненно важных для организации ресурсов.
В течение года большинство организаций должны  проводить контроль не только раз в год для подведения итогов их деятельности, а чаще, например, раз в квартал. В случае отклонений от желаемых или ожидаемых результатов, проводятся корректировочные действия для того, чтобы их улучшить в последующий период