Роль информации в организации ресурсов: новые ИТ технологии в управлении

Введение

Актуальность.
Главное направление в перестройке системы управления организацией менеджмента связано с его радикальным усовершенствованием, приспособлением к современным условиям предполагает необходимость массового использования современного компьютерного оборудования и телекоммуникационных систем, совершенствование на ее базе высокоэффективных информационных и управленческих систем. Технологии прикладной информатики применяются в современных системах менеджмента и маркетинга. Современные технологии, базирующиеся на использовании компьютерной техники, требуют значительных изменений в организационных структурах менеджмента, их регламентации, кадровом потенциале, системах документооборота, фиксировании и передаче информации. Технологии информационного менеджмента в значительной степени расширяют возможности работы с информационными ресурсами компаний. Развитие систем информационного менеджмента предполагает необходимость организации процессов обработки информации и знаний, а также их последовательного развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающего комплекс прикладных задач компании по всем направлением деятельности.
В настоящее время для получения конкурентных преимуществ компаниям необходимо обеспечить максимально эффективное расходование имеющихся финансовых материальных, человеческих и других ресурсов. Таким образом, повышение уровня эффективности управленческой работы представляет собой одно из направлений повышения эффективности деятельности компаний в целом, что обеспечивается использованием информационных систем. Автоматизация управленческих задач связана с необходимостью учета основных параметров деятельности компании: бухгалтерского, оперативного, налогового учета, а также учета результатов производственной деятельности в комплексе. В идеальном случае возможна интеграция всех показателей работы компаний в единой информационной системе.
Управленческие информационные системы используются в деятельности менеджмента компаний для поддержки решения задач по определению стратегии развития компаний, анализа текущего их положения. Управленческие информационные системы решают задачи, связанные с накоплением, хранением, передачей и обработкой информации. Информация складывается, формируется и работает в соответствии с регламентами, определенными методами и структурами управленческой деятельности, принятыми в конкретных организациях.
Цели работы: анализ технологий использования информационных систем в управленческой работе.
Задачи работы:
- анализ специфики использования информационных систем в управленческой деятельности;
- классификация управленческих информационных систем;
- анализ функционала программных продуктов для автоматизации управленческой деятельности.
Объект исследования: управленческие информационные системы.
Предмет исследования: использование информационных технологий в управленческой деятельности.

1. Анализ необходимости использования ИТ в управленческой деятельности

Руководством современных компаний осознаётся необходимость важности внедрения информационно-технологических решений для решения прикладных задач. Политика внедрения информационных систем предполагает необходимость решения следующих вопросов [4]:
Возможность адаптации персонала к изменению технологии работы, внедрению автоматизированного варианта решения поставленных задач;
Уровень квалификации руководства в условиях автоматизации основных технологических процессов;
Организация управления ИТ-ресурсами (разграничение ролей между ИТ-специалистами и специалистами профильных отделов);
Определение роли менеджмента компаний в автоматизированном варианте технологического процесса.
Определяются следующие заинтересованные группы, принимающие решения в области автоматизации бизнес-процессов [2]:
Руководители компании, которые должны управлять информационными ресурсами как стратегическим активом организации;
Сотрудники, курирующие вопросы поиска системных решений в области оптимизации бизнес-процессов;
менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;
менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия;
поставщики услуг в области информационных технологий;
специалисты ИТ-подразделений и отделов информационной безопасности.
При создании организационной структуры по управлению информационными ресурсами необходимо учитывать правильность распределения ролей между специалистами, а также уровень их компетенции

. Принятие ошибочных решений в области стратегии автоматизации приводит к неэффективному вложению значительных средств в ИТ-инфраструктуру, которая не будет выполнять поставленных задач, вследствие чего экономические выгоды от внедрения будут неочевидны, а в некоторых случаях может привести к прямым убыткам.
Зачастую, недостаточная компетентность сотрудников, ошибки в проектировании бизнес-процессов, приводят к росту объемов документооборота, наращиванию штата сотрудников – исполнителей, контролёров, менеджеров, проводящих сбор отчетности, необходимость которой далеко не очевидна. Такая организация работы характерна для государственных компаний.
Далее проведем краткий анализ управленческих информационных систем.

2. Характеристика прикладных управленческих информационных систем

Современные ERP-технологии позволяют работать с консолидированной информацией по большинству функций компаний, в независимости рода их деятельности или устава. На сегодняшний день ERP-технологии внедряются в работу как коммерческих, так и некоммерческих компаний, в также бюджетных организаций и органов государственного управления.
Отдельные приложения являются выступают в роли подсистем, осуществляющих управление производственными процессами, взаимоотношениями с поставщиками, потоками платежей, взаимоотношениями с клиентами, персоналом и логистикой [19].
Технологии ресурсного планирования используются для решения задач, связанных с интеграцией всех данных и процессов организации в единую систему. Для этого в типичных ERP-системах используется большое количество различных программных и аппаратных средств. Основным компонентом систем класса ERP является единая информационная система, в которую включены данные различных системных модулей
В рамках осуществления программ ERP-системы важным является построение единой системы, обслуживающей все запросы сотрудников всех подразделений предприятия. Каждое из подразделений, как правило, использует собственную информационную систему, оптимизированную под специфику своей работы. ERP-системы проводят интеграцию всех компонент в рамках единого программного решения, работающего с единой базой данных, таким образом, что все департаменты могут эффективно производить обмен информацией в рамках производственного процесса. Таким образом, исчезает необходимость в выполнении работ по обмену информацией между различными информационными базами, появляется возможность формирования единой картины деятельности предприятия.
Далее приведем описание функционала программного решения «1С: Предприятие. ERP».
Функциональные возможности системы:
Оптимизация производственного процесса, составление достоверного графика работы с учетом загрузки мощностей и обеспеченности ресурсами.
Возможность отслеживания ключевых параметров работы компании по всем подразделениям
Обеспечение согласованности работы подразделений компании при построении и исполнении планов реализации продукции, производству и закупкам.
Внедрение эффективной системы управления финансами компании, выработка оптимальных способов достижения целей компании;
Возможность обеспечения эффективности работы служб реализации и логистики, улучшить качественные характеристики обслуживания клиентов, повышение точности и оперативности получения данных