Разработка БД персональных данных о сотрудниках бюджетной организации

Введение

На сегодняшний день информационные технологии достигли высокого уровня развития. В связи с этим большинство развивающихся компаний используют автоматические средства, позволяющие эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные. Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы любого учреждения, нельзя не отметить, что его эффективная работа всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного учета.
Одним из факторов, определяющих уровень развития современного общества и его интеллектуальные возможности, является оснащённость его средствами вычислительной техники – основы автоматизации умственной деятельности человека. Сфера использования ЭВМ в настоящее время настолько широка, что нет такой области, где применение ЭВМ было бы нецелесообразным. Среди прочего на ЭВМ разрабатывают разного рода информационные системы, которые в последствии используют предприятия, корпорации.
В настоящее время все большее распространение, как в производстве, так и в документообороте предприятий находит компьютерная техника, все шире становится перечень охватываемых ею задач. Постоянно растет объем и сложность обрабатываемой информации, требуются все новые виды ее представления.
Некоторые из преимуществ, которые дает использование вычислительной техники при работе организации:
1) возможность оперативного контроля за достоверностью информации;
2) уменьшение числа возможных ошибок при генерировании производных данных;
3) возможность быстрого доступа к любым данным;
4) возможность быстрого формирования отчетов;
5) экономия трудозатрат и затрат времени на обработку информации.
Все эти преимущества в данный момент оценены многими организациями, поэтому, сегодня наблюдается процесс бурного развития специализированных информационных систем и внедрения их в работу различных учреждений.
Корпоративная информационная система (КИС) — это масштабируемая система, предназначенная для комплексной автоматизации всех видов деятельности больших и средних предприятий, в том числе корпораций, состоящих из группы компаний, требующих единого управления, а также для организации документооборота предприятий.
Для функционирования КИС необходим один или несколько выделенных серверов с установленной операционной системой, и СУБД. В качестве СУБД для крупных предприятий наиболее распространены: Oracle, DB2 и Microsoft SQL Server.
В данном реферате будет рассмотрено использование базы данных в организации БУОО «МФЦ».
Цель данного реферата – рассмотреть процесс разработки базы данных для отдела кадров. Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:
провести анализ и описание предметной области;
сформулировать постановку задачи по проектированию БД;
сформулировать требования к БД;
провести концептуальное проектирование БД;
привести обоснование используемой СУБД;
провести даталогическое проектирование БД;
сформировать код создания базы данных;
произвести тестирование БД на соответствие проектным решениям.
1 Описание и анализ предметной области

В данном реферате предметной областью является организация деятельности отдела кадров.
Кадровая  служба - функциональное подразделение организации.     
Задачами кадровой службы являются:
-участие в реализации кадровой политики организации, а также в разработке предложений по ее совершенствованию;
-планирование кадровых потребностей;
- поиск, подбор и расстановка кадров, обеспечение укомплектованности кадрами организации;
-создание кадрового резерва;
-оценка квалификации и профессионально важных черт работника организации;
-адаптация сотрудников;
-организация профессиональной подготовки кадров по следующим видам обучения:
1) первоначальная профессиональная переподготовка;
2) повышение квалификации;
3) стажировка;
4) постоянно действующие тематические семинары;
5) краткосрочные целевые семинары;
6) сборы и конференции;
-оформление трудовых отношений (прием, перевод, увольнение, предоставление отпусков сотрудникам);
-разработка штатного расписания и т.д.
Функциями кадровой службы являются:
-обработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;
-оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством РФ;
-учет личного состава;
-хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
-контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;
-изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
-анализ деловых качеств специалистов организации с целью рационального использования кадров;
-создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
-работа по созданию резерва на выдвижение на руководящие должности;
-подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников;
-подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;
-подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению;
-организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
-ведение всей отчетности по кадровым вопросам;
-рассмотрение писем, жалоб, заявлений работников, связанных с кадровыми вопросами;
-подготовка графиков отпусков работников, а также документов, связанных с предоставлением отпусков, ведение учета предоставления отпусков;
-подготовка документов, связанных с медицинским страхованием, назначением пенсий, оформлением допуска к работе с секретными документами сотрудников;
-участие в комиссиях, связанных с оценкой профессионального уровня подготовки кадров (аттестационных, по проведению квалификационного экзамена для присвоения классного чина, конкурсных и других);
-оформление и выдача служебных удостоверений и т.д.
В каждой конкретной компании деятельность кадровой службы уникальна и её деятельность зависит от целей и задач, которые она преследует.
Характеристика отдела кадров и построение модели «как есть (as-is)»
бизнес-процессов.
Общие положения:
Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением предприятия. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия. Отдел подчиняется непосредственно директору предприятия. Отдел возглавляет руководитель, назначаемый на должность приказом директора предприятия.
. Структура предприятия представлена на рис1.

Рисунок 1-Организационная структура отдела кадров
Права:
Отдел кадров имеет право:
1) запрашивать в структурных подразделениях необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников - мнение руководителей соответствующих структурных подразделений;
2) контролировать в структурных подразделениях соблюдение в отношении работников законодательства о труде, предоставление установленных льгот и преимуществ;
3) давать руководителям структурных подразделений предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции отдела кадров;
4) требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач;
5) самостоятельно вести переписку по вопросам подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем предприятия.
Взаимоотношения (служебные связи):
Для выполнения функций и реализации прав отдел кадров взаимодействует c:
1) генеральным директором: получение приказа о найме рабочего по определённой специальности.
2) бухгалтерией: получение справки о доходах.
3) кандидатом на работу: получение от него резюме, паспортных данных, заполненной анкеты.

1.1 Модель процессов предметной области

Проект:
1) будет внешним, т.к. в процессе участвуют только сотрудники отдела кадров;
2) будет предназначен для: предприятия в целом;
3) будет выполнять: поиск сотрудников в базе данных, поиск сотрудников не зарегистрированных в базе данных и занесение их в нее, подписание договора с сотрудником;
4) будет использоваться другими службами: бухгалтерией, генеральным директором.
Проект не будет:
1) полномасштабной системой работы с кандидатами на работу;
2) рассматривать работу по выстраиванию графика работы.
3) рассматривать нарушения договора с сотрудниками.
На основании информации, полученной при анализе предметной области, построим диаграммы в нотациях IDEF0 и DFD.

1.2 Диаграмма процессов в нотации IDEF0

Модель процессов предметной области реализована при помощи системы BРwin

. Основное назначение данной модели состоит в представлении информации для обоснования выбора модели и структуры данных, используемых в созданной информационной системе.
Данная предметная область описана с помощью методологии IDEF0, которая предназначена для описания существующих бизнес-процессов или информационных потоков с использованием, как естественного языка, так и графических изображений.
Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм. На верхнем уровне произведем описание системы в целом и её взаимодействие с окружающим миром. На рисунке 2 изображена контекстная диаграмма, отображающая основной процесс системы – «Работа с сотрудниками».

Рисунок 2 – Контекстная диаграмма

Входной информационный поток содержит личные данные сотрудников. На выходе формируется служебная информация, например, отчеты. Потоком управления для этой и всех детализирующих диаграмм служат законы, регулирующие действия сотрудников отдела кадров, а также нормативно-техническая документация (НТД). Механизмом управления для каждого процесса в данной модели является сотрудник отдела кадров.
Более детальное описание процессов предметной области приведено на рисунке 3 – декомпозиционной диаграмме процесса «Работа с сотрудниками».

Рисунок 3 – Диаграмма детализации процесса «Работа с сотрудниками»
Данная диаграмма включает в себя 6 процессов: «Обработка личных данных», «Формирование отпусков», «Регистрирование больничных листов», «Оформление командировок», «Заключение трудовых договоров», «Изменение информации об отделах».
Входом для процесса «Обработка личных данных» являются «Личные данные сотрудников». Выходом для данного процесса служат «Обработанные данные», которые подаются на вход во все остальные процессы, выходы из которых объединяются в единый «Служебная информация». Выходные данные для процессов соответственно: «Формирование отпусков» - «Информация об отпусках», «Регистрирование больничных листов» - «Информация о больничных листах», «Оформление командировок» - «Информация о командировках», «Заключение трудовых договоров» - «Информация о трудовых договорах», «Изменение информации об отделах» - «Информация об отделах и должностях».
Более детальное описание процесса «Изменение информации об отделах» представлено на рисунке 4.

Рисунок 4 – Диаграмма детализации процесса «Изменение информации об отделах»

Входом для процессов, представленных на рисунке 4, являются обработанные данные сотрудников. Выходы процессов: «Изменение карточек отделов» - «Измененные карточки отделов», «Изменение информации о должностях» - «Измененная информация о должностях».

1.3 Диаграмма процессов в нотации DFD

Методология DFD представляется виде графического структурного анализа, описывающего внешние по отношению к системе источники и адресаты данных, логические функции, потоки данных и хранилища данных, к которым осуществляется доступ.
На рисунке 5 приведена диаграмма детализации процесса «Изменение информации об отделах».

Рисунок 5 – DFD-диаграмма детализации процесса «Изменение информации об отделах»

Как видно из DFD-диаграммы, каждый процесс осуществляет запросы к базе данных, из которой потом выбирается необходимая служебная информация и формируются отчеты.

2 Постановка задачи по проектированию БД

Отделу кадров в ближайшем будущем требуется сохранять в базу определенные данные, с возможностью их последующего редактирования и удаления. Каждая функция будет делать запросы к соответствующим объектам базы данных, которые ассоциируется с объектами реального времени:
личные данные сотрудника;
отпуска;
больничные;
командировки;
трудовые договоры;
отделы;
должности.


3 Требования к БД

Функциональная полнота. Это требование БД обеспечивается учетом информационных требований всех потенциальных пользователей ИС.
Минимальная избыточность. Избыточность данных является причиной аномалий включения, удаления и редактирования данных в БД и, как следствие, является причиной нарушений таких важных свойств БД как: целостность, непротиворечивость, логическая и физическая независимость, расширяемость. Минимальная избыточность достигается исключением дублирующих элементов данных, вычисляемых элементов, описывающих предметную область, и нормализацию логического представления данных.
Целостность БД. Свойство БД, которое дает возможность сохранять определенные ограничения значения данных при всех модификациях БД. В БД различают такие виды целостности: целостность домена, целостность таблицы, ссылочная целостность, целостность, обеспеченная правилами бизнеса.
-целостность домена - обеспечивает принадлежность каждого элемента логической записи определенному домену. Это свойство обеспечивается средствами СУБД с помощью таких параметров: имя поля, тип данных, точность для числовых полей, диапазон числовых переменных;
-целостность таблицы - обеспечивает уникальность каждой логической записи в ней. В каждой таблице соблюдается данный тип целостности с помощью первичного ключа записи;
-ссылочная целостность - между таблицами данных выдержана при помощи внешних ключей. Между связными таблицами установлено каскадное обновление данных и запрет на удаление записи в родительской таблице, если в дочерней таблице есть хотя бы одна запись, содержащая ссылку на удаляемую запись.
Непротиворечивость. Одним из наиболее важных источников противоречивости данных является наличие ненормализованных отношений логической модели предметной области. Поэтому на этапе проектирования реализации необходимо обеспечить наличие в даталогической модели только неприводимых отношений. Еще одна причина возникновения противоречивости данных - это ошибки ввода данных. В данном случае непротиворечивость обеспечивается автоматической проверкой на дублирование кодов.
Безопасность. Свойство безопасности обеспечивается доступом к системе только через пароль. Доступ к файлам администратора БД имеет только администратор БД по специальному паролю.
Восстанавливаемость. Обеспечивается администратором БД путем регулярного создания страховых копий файлов данных и сохранение их в страховой директории. Обеспечивается также возможность обновления файлов БД из страховой директории в случае возникновения внештатной ситуации.
Согласованность. В процессе разработки автономного локального варианта размещения БД последовательности действий пользователей разграничивается доступом к данным. Справочная информация и расписание предназначено только для просмотра, доступ к иным данным обеспечивается соответствующей организацией приложения через меню кнопки и т.д. Администратор БД имеет возможность войти в БД в любой момент, воспользовавшись своим паролем, при этом текущая работа пользователе не приостанавливается.
Эффективность. Необходимо обеспечить минимальное время отклика в процессе выполнения каждого приложения при ограничениях на занимаемую память. Эффективность определяется оптимальным набором комплекса аппаратно-технических средств, операционной системы, СУБД, построением оптимальной логической и физической модели данных в процессе физического проектирования БД. В Данном случае для эффективности работы системы выбрана ПЭВМ типа PENTIUM PCI MAIN BOARD PT-733A.
Логическая и физическая независимость. Обеспечивается нормализацией логического представления модели данных предметной области и разработкой на физическом уровне универсальных программных модулей.
Расширяемость или открытость. Обеспечивается оптимальной структурой данных в смысле независимости логического и физического представления данных. Это обеспечивает неизменность полученной модели данных при расширении границ предметной области, то есть при изменении разработанной структуры данных, добавлением новыхструктур и связей с существующими, или просто при добавлении новых запросов к БД в виде новых обрабатывающих программ.
Дружественность пользовательского интерфейса. Обеспечивается подсказками, запросами на подтверждение действий пользователя, меню и т.д.


4 Инфологическое проектирование БД

Данная модель отображает объекты и параметры предметной области , в виде сущностей и атрибутов, а так же взаимосвязей между ними. В данной модели описываются данные на том языке, который понятен людям , участвующим в проектировании и разработке. (Рис. 2)
В данной модели:
Нет привязки к аппаратной и программной частично
Не указываются первичные и внешние ключи
Связи ведутся от названия сущности к полю другой таблицы


Рисунок 6 – Инфологическая модель

5 Обоснование и выбор СУБД

Microsoft SQL Server — система управления реляционными базами данных (СУРБД), разработанная корпорацией Microsoft