Применение АБИС при инвентаризации фондов школьных библиотек и ИБЦ

Введение

Процесс инвентаризации фонда – неотъемлемая и важная часть библиотечной работы.
Все библиотечные учреждения должны проводить инвентаризацию фонда в целях его сохранности и полноты отражения, как правило, библиотечный фонд состоит из большого количества экземпляров, и составляет значительные суммы в стоимостном выражении, как и многие автоматизированные библиотечные процессы, инвентаризация библиотечных фондов имеет свои особенности.
Библиотеки учебных заведений имеют упорядоченный фонд документов и доступ к другим источникам информации, а их главной задачей является обеспечение образовательных, культурных, информационных потребностей пользователей. 
Школы также формирует программу по созданию фонда учебников с определением источников финансирования, определяют выбор учебных программ и учебно-методической литературы для организации образовательного процесса в соответствии с образовательной программой, учебным планом школы, поэтому темы, связанные с инвентаризацией фондов школьных библиотек и информационно-библиотечных центров являются особенно актуальными.
Объект: школьные библиотеки и информационно-библиотечные центры (ИБЦ).
Предмет: АБИС для инвентаризации школьных библиотек и ИБЦ.
Цель: выбрать и проследить все этапы АБИС при инвентаризации фонда школьной библиотеки.
Задачи:
– изучить возможности применение АБИС Руслан при инвентаризации фондов школьных библиотек и ИБЦ;
– расписать алгоритм применения АБИС Руслан для инвентаризации библиотечного фонда;
– рассчитать эффективность применения АБИС Руслан в работе педагога-библиотекаря;
– проанализировать ожидаемые результаты проведения инвентаризации с применением системы АБИС Руслан.
Реферат состоит из введения, четырех параграфов, заключения и списка использованной литературы.


1. Применение АБИС при инвентаризации фондов школьных библиотек и ИБЦ
В настоящее время важным элементом автоматизации всей библиотечной деятельности является создание и внедрение автоматизированных библиотечно-информационных систем (АБИС). Рассмотрим более подробно, что же собой представляет АБИС.
Автоматизированная информационная система (АИС) – комплекс программных, технических, информационных, лингвистических, организационно-технологических средств и персонала, предназначенный для сбора, обработки, хранения, поиска и выдачи данных в заданной форме или виде для решения разнородных профессиональных задач пользователей системы» [9].
Автоматизированные системы не только повысили скорость и точность поиска необходимой информации, но и обеспечили одноразовый ввод данных и многоцелевое их использование; надежное хранение; поиск данных по различным признакам и их сочетаниям, с помощью АБИС проводят инвентаризации фондов.
В современное время в структуре практически любого учебного заведения есть своя библиотека, не исключение и школы. Как правило, библиотечный фонд школы делится на фонд учебников и фонд художественной литературы, фонд учебников включает учебную программу: учебники, учебные пособия (хрестоматии, сборники задач, лабораторные практикумы, словари, методические пособия для учителей, электронные учебные средства).
Библиотечные фонды учебных заведений комплектуют исходя из утвержденного перечня учебников и учебных пособий, которые имеют гриф Минобразования. При этом расходы на пополнение фонда учебников финансируют за счет средств госбюджета, в том числе и для учреждений, содержащихся за счет местных бюджетов [7, с. 47].
Порядок проведения инвентаризации имущества бюджетных учреждений, в том числе и библиотечных фондов, определен Инструкцией № 90. Инвентаризация библиотечных фондов имеет свои особенности, которые связаны с особенностями их учета. Поэтому далее на этом вопросе остановимся подробнее.
Чаще всего вопрос отнесения к библиотечным фондам возникает при обработке периодических изданий. Например, школа может выписывать специализированные журналы по таким предметам, как математика, физика, а также литературно-художественный журнал «Юность». Поскольку информация, которая содержится в этих журналах, будет полезна на протяжении длительного времени, логично отнести их к библиотечному фонду, одновременно установив срок полезного использования. Что же касается газет общественно-политического характера или бухгалтерской направленности, которые содержат текущую информацию и их длительное хранение, как правило, лишено смысла, то их не включают в состав библиотечного фонда [3, с. 69].
Для того, чтобы облегчить себе работу современные библиотеки используют различные АБИС, особенно популярными сейчас являются следующие:
– LiberMedia – многопользовательская система, работает в режиме реального времени, автоматизирует все библиотечные процессы: комплектование, каталогизацию, ведение справочников, поиск и обмен библиографическими записями, учет читателей, выдачи и возвраты документов, МБА, печать выходных форм, статистику, бюджет. Единственный минус – на сегодняшний день больше не поставляется;
– Либэр. ЭБ – универсальный программный комплекс, который может успешно работать в любой библиотеке независимо от используемой автоматизированной библиотечной системы, является законченным программным решением для создания электронной библиотеки ВУЗа или публичной библиотеки

. Возможность хранения книг и документов в различных форматах;
– Absotheque UNICODE – современная автоматизированная информационная библиотечная система для управления библиотеками, медиатеками и центрами документации. Созданная с использованием передовых Web-технологий она обладает рациональным и дружественным пользовательским интерфейсом, проста в установке на вычислительной технике и благодаря своей гибкости легко приспосабливается к нуждам библиотеки;
– АБИС Руслан – полнофункциональная библиотечная система, занимающая свою нишу на рынке современных автоматизированных систем. Большинство пользователей – крупные вузовские и публичные библиотеки, ведущие в своих регионах в области библиотечно-информационных технологий [8, с. 56].
Конечно, школьную библиотек сложно сравнивать с публичными и крупными вузовскими, но если школьная библиотека или информационно-библиотечный центр имеет внушительный фонд, который также необходимо инвентаризировать, то внедрение АБИС не станет лишним, рассмотрим инвентаризацию библиотечного фонда школьной библиотеки на примере АБИС Руслан.
Итак, на первом этапе, главное для учебного заведения определить, какие из документов относить к библиотечным фондам, а какие – нет, ведь именно библиотечные фонды подлежат учету и инвентаризации. 


2. Алгоритм применения АБИС Руслан для инвентаризации библиотечного фонда
В настоящее время под «инвентаризацией» принято понимать проверку наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта.
АБИС «Руслан» обеспечивает автоматизацию всех основных процессов обработки литературы и обслуживания читателей в библиотеках различного профиля. Многие библиотеки учебных заведений сегодня переходят на АБИС Руслан, подойдет она и для школьных библиотек и информационно-библиотечных центров [2, с. 182].
Функциональность АБИС «Руслан» может наращиваться постепенно, путем добавления новых модулей без модификации или замены уже приобретенных. Это обеспечивает возможность поэтапного внедрения системы, что как раз подходит школьным библиотекам, также возможен переход на АБИС «Руслан» с других АБИС (DOS-систем, файл-серверных архитектур).
Важным компонентом системы является АРМ Администратора, позволяющий настраивать и управлять сервером «Руслан» и базами данных, вести учет пользователей системы, оповещать в on-line режиме работающих с АБИС пользователей, управлять правами доступа к базам данных. Работа со всех автоматизированных рабочих мест осуществляется только при авторизации пользователей и автоматической настройке функций АРМа в зависимости от категории пользователя и его полномочий. Все операции с базами данных выполняются в АРМе системного администратора: заведение и поддержка, резервное копирование, пакетные операции изменения и переиндексации данных, откат к предыдущим версиям записей [6, с. 34].
Принципиально новой возможностью сервера Руслан, реализованной в последней версии, стала поддержка процессов автоматизированной инвентаризации библиотечных фондов. До текущего момента эта возможность оставалась последней серьезной функциональностью, не охваченной в АБИС Руслан. Во многом это объяснялось тем, что без формирования максимально полного электронного каталога (ЭК) в АБИС и внедрения электронной книговыдачи реализовать автоматизированную инвентаризацию библиотечных фондов не представляется возможным.
Но в библиотеках, эксплуатирующих АБИС Руслан более 5 лет, как правило, введены в ЭК практически все вспомогательные и учебные фонды и внедрена электронная книговыдача, это и создает реальную основу для применения средств автоматизированной инвентаризации фондов.
Инвентаризация фонда в автоматизированном режиме в АБИС Руслан проводится в несколько этапов:
1. Тщательный отбор документов, числящихся в базе (теоретический фонд), так с помощью меню «Инвентаризация» необходимо ввести критерии (название библиотеки или отдела) для проведения инвентаризации фонда. Программа позволяет выбирать для сверки документы, например, одного определенного типа, носителя, а внутри типа – от шифра хранения (номер) до шифра хранения (номер) и т.п.
2. Ввод штрих-кодов документов, реально имеющихся в фонде (ввод реального фонда), вводим лишь те штрих-коды, которые действительно находятся в фонде библиотеки, чтобы избежать дальнейших сложностей при работе с АБИС.
Педагог-библиотекарь считывает по порядку расстановки у каждой из книг коды или данные с RFID меток с помощью специального сканера. Сканер формирует файл с данными. Затем эти данные вносятся в автоматизированную систему. Помимо этого, в системе задаются границы проверяемого диапазона. Далее система автоматически производит сверку считанных штрихкодов с данным из АБИС и сама выделяет группы, по которым распределяются книги в результате инвентаризации. Библиотекарю только остается перенести результаты из системы в необходимые документы.
3. Расчет инвентаризации, после ввода реального фонда запускается процедура полной сверки теоретических и действительных данных о документах (третий этап инвентаризации).
4. Вывод результатов инвентаризации.
5