Правила установления контакта с аудиторией при презентации нового проекта

Введение

Презентация проекта представляет собой выступление с раскрытием положительных сторон решения определенной задачи, проекта. Имеет значение не только форма презентации, но и форма преподнесения. Какой бы хорошей не была идея, при неправильной работе с аудиторией презентация может не возыметь нужной реакции, не будет принята слушателями.
Презентация – доклад, защита проекта, представление на обсуждение, то есть публичное выступление, которое рассчитано на определенную группу людей. Кроме сопровождения в виде визуальной демонстрации материалов, стоит уделить большое внимание тому, что будет сказано в речи, а также работа с аудиторией.
Главное в презентации – новая информация, либо идея. Ключевыми факторами презентации идеи сформулировал Э.Грин, и к ним можно отнести такие моменты как адаптация идеи, поддержка ценностей бренда, сформированная концепция. В процессе презентации проекта имеет значение имидж презентатора, то есть сформированный образ объекта. Самопрезентация во вступлении к проекту это процесс представления собственной личности как социально и культурно авторитетного человека, что бы публика воспринимала выступление с вниманием и вынесла из всей презентации положительный вывод. Компетентность оратора это его опыт и знания для эффективной работы в определенной области.
Теория презентации хорошо развита и является предметом изучения гуманитарных дисциплин, например в деловом общении.
Презентовать новый проект нужно комплексно, имея навыки общения, будучи осведомленным в теме работы.

Ошибки оратора
Прежде чем рассмотреть правила установления контакта с аудиторией, следует перечислить ошибки, которые часто встречаются в публичных выступлениях. Сравнивая выступления опытных ораторов и начинающих, существует ряд самых распространенных ошибок:
- несоответствие содержания речи с осанкой, языком тела, тоном речи. Это очень явно видно публике, вызывает недоверие, диссонанс.
- оправдания не уместны при презентации проекта. Ни в коем случае выступающему человеку нельзя говорить о том, что у него нет опыта, сильно волнуется, заранее прогнозирует плохое выступление. Эту ошибку часто совершают дилетанты, которые таким образом как дети пытаются получить индульгенцию от публики, но слушатели наоборот воспринимают такую подачу.
- очень похожей ошибкой являются извинения. Нельзя извиняться за плохой внешний вид, плохую подготовку, короткое выступление. Оратор должен, прежде всего, показывать свой авторитет. Есть различные уловки, что бы избежать спорных тем при обсуждении проекта, но это то что касается неуместных вопросов из зала. Это не значит, что нужно врать, ни в коем случае ложь недопустима. Большая аудитория обязательно заметит вранье, и тогда уже ничто не сможет оправдать оратора.
- глаза и брови. Язык тела – самый правдивый, контролировать тело и мимику неподготовленному человеку очень тяжело. Неправильная подача и пугающее выражение лица не сочетается с образом авторитетного специалиста, который может презентовать проект.
- подбор слов. Тщательно продумывать реплики, отрицательные частицы воспринимаются позднее остальных слов, потому из использование нежелательно. Статистика показывает, что аудитория воспринимает такие речевые построения неправильно.
- отсутствие юмора. Сухой лекционный материал неинтересен и плохо запоминается, потому стоит делать перерывы на то, что бы эмоционально поработать с публикой, расшевелить ее.
- всезнайство. Как ни странно, но это тоже отрицательное качество, которое негативно влияет на восприятие аудиторией лектора. Дело в том, что такой оратор считает себя умнее аудитории, не ведет диалог с публикой.
- суетливость. Нервные движения и суетливые манипуляции вызывают внимание публики, но совершенно не к теме презентации. К тому же это очень выдает неуверенность в себе.
- монотонность. Однообразный поток слов без эмоционального окраса, без изменения мизансцены негативно влияет на внимание аудитории. Монотонная лекция быстро утомляет. Так же как отсутствие пауз.
- отсутствие пауз. Те, кто не привык выступать перед аудиторией, боятся запнуться, замолчать. Очень часто тишина такими людьми заполняется междометиями, ничего не значащими звуками.

Этапы публичного выступления
Существуют последовательные этапы выступления, так же как построение театральной постановки имеет вступление, кульминацию, эпилог.
На этапе подготовки к выступлению следует распланировать место и время, определить итоговую задачу, составить план работы. Выходя с презентацией к публике, важно понять состояние и настроение аудитории, расположить к себе людей и обеспечить ровное начало. Этот период завершается установлением психологического контакта. В течение всего выступления надо не забывать о концентрации внимания аудитории, поддерживать внимание. Если есть расхождения во мнениях, стоит прибегнуть к убеждению и аргументации, но в разумных пределах. Завершение выступления это важный и критический момент. Нужно сделать выводы и подвести итог, а также поблагодарить публику, что бы оставить впечатление целостного и продуктивного выступления.
Подготовительные к презентации этапы называются докоммуникативной фазой, все остальные – коммуникативной, то есть имеющими взаимодействие с аудиторией.[3]
Правила подготовки выступления являются общепринятыми и помогают при правильном их употреблении.
Тщательно выбранная тема должна быть знакома при подготовке презентации, а также значима для публики. Что бы тема имела наибольший интерес, тема должна быть достаточно узкой.
Стоит решить, как презентовать новый проект, сколько должно быть текста, какое время займет полноценная презентация. Это поможет распределить тайминг, не заполнять речь ненужным и неинформативным материалом, но и не упустить важные моменты презентации.
Желательно подготовиться к презентации минимум за три дня. В зависимости от того какой проект предстоит представить аудитории. Марк Твен сказал «Требуется более трех недель, чтобы подготовить хорошую короткую речь экспромтом». И в этой шуточной фразе определенно есть смысл. Хорошие импровизации могут готовиться заранее. Выступление без подготовки почти наверняка обречено на провал.
Каркас, или скелет выступления готовится в первую очередь. Исходными данными для этого являются портрет целевой аудитории, их мотивация, главная идея речи и презентации. Стержень доклада – основной тезис, который формулируется с самого начала. Знание цели усиливает внимание. В самом теле речи может быть не более трех основных идей, но от количества зависит и полноценное их раскрытие во время презентации. Далее стоит расписать подзаголовки, разделив идею на несколько частей. В самом тексте презентации много раз упоминаются ключевые слова, что бы акцентировать внимание публики.
Предварительно стоит оценить целевую аудиторию, ее интересы, взгляды, возраст, ожидания от презентации. Обязательно принимаются ко вниманию такие характеристики аудитории как возраст, уровень образования, профессия, цель прихода на презентацию, уровень заинтересованности в теме, уровень осведомленности в теме

. В качестве отступления, стоит сказать о том, что в последнее время с переходам большего количества людей к новым технологиям при записи на презентацию, мероприятие, организаторами активно используется форма гугл анкетирования. Кроме вопросов о возрасте, поле и образовании можно добавить графу об ожиданиях от презентации и о предыдущих пройденных мероприятиях, если это имеет отношение к обучению.
Если новый проект набирает публику в оффлайн режиме, то стоит заранее поговорить с людьми из предполагаемой публики. Это помогает откорректировать отдельные фрагменты выступления. Нужно соблюдать определенный культурный уровень, что бы в дальнейшем эффективно работать на контакт с публикой.
Важный фактор – место выступления. Для того что бы быть уверенным в презентации стоит заранее осмотреть место, где будет проходить презентация. Если есть оборудование, микрофон, необходимо заранее позаботиться о настройках, регулировке, проверке техники. Кроме того что бы определить свое местонахождение перед публикой, стоит учесть собственный рост, что бы продумать тот момент, что все зрители должны видеть оратора. Также важен комфорт места, например, если презентацию необходимо будет раскрывать сидя. Положение сидя должно быть удобным, нужно стараться сидеть на краю стула, наклонившись вперед, с ровной спиной, смотреть людям в глаза и следить за их реакциями и эмоциями. Слегка наклоненный вперед корпус сигнализирует на уровне невербального общения о том, что человек настроен положительно и заинтересованно. И наоборот, откинувшись на спинку стула, поза говорит о том что человек пытается показать свое превосходство, чего не стоит делать при публичном выступлении.
Планирование логической части презентации проекта заключается в обдумывании темы, планирования, построения тезисов и структуры. Во всем важен опыт, потому не будет лишним несколько раз пересказать предварительно текст презентации, перед знакомыми, родственниками или перед зеркалом, что поможет откорректировать ошибки.
Вхождение в контакт с публикой является значительной частью для вклада в успешность презентации. Предполагается установление контакта оратора с публикой на психологическом уровне еще до начала презентации, и от успешности этого короткого этапа может зависеть вся презентация.
Невербальные средства влияния и общения, а именно мимика, жестикуляция и поза, имеют большое значение. Первое и важное впечатление о презентующем проект человеке формируется в первые полторы минуты. Потому важно создать о себе впечатление как о компетентном, уверенном, а значит опытном специалисте презентующим проект.
Существуют приемы для достижения этой цели. Что касается мимики и позы, важна естественность, ни в коем случае не проявлять волнения, спешки и неуверенности. После того как докладчика представили, он может слегка улыбнуться, что бы расположить к себе аудиторию и войти в зрительный контакт.
Нельзя представлять себя маленьким человеком перед слушателями. Что бы продемонстрировать значимость и вызвать уважение у людей, не стоит стоять на краю сцены. Занимая место в центре все время медленно обводить взглядом публику. Расправленные плечи, открытая поза и умеренная жестикуляция.
Что касается одежды выступающего, здесь есть несколько нюансов. Во первых одежда должна быть чистой и опрятной, особенно обувь. Также соответствовать месту и теме проводимой презентации, а также иметь элемент имеющий отношение к публике, что бы это сработало как подсознательный маркер «свой» в делении на «свой-чужой». Неподходящая к образу деталь может разрушить все впечатление о выступающем человеке в глазах аудитории. Одежда влияет на успех или неуспех. Психологическая основа этого – «эффект ореола».[8]
Беспорядок во внешнем виде оратора говорит о неуважении, как к публике, так и к себе самому. Но и кричащая одежда, и неформальная внешность снижают статус оратора, поскольку может восприниматься как свидетельство недостаточного уровня его культуры. Экстравагантная внешность и аксессуары отвлекают от предмета презентации, оставив в памяти слушателей только этот яркий акцент, вместо того, что бы донести смысл презентации. Умеренность и соответствие аудитории и внешности оратора свидетельствует о наличии эстетического вкуса и высокой культуры оратора.
Есть и еще момент, одежда, в которой человек собирается презентовать проект перед аудиторией должна быть комфортной, чтобы его не беспокоили мысли о том, что одежда непривычна, неудобна, хорошо ли она смотрится. Лишняя неуверенность в такой ответственный момент способна испортить даже информативный материал и отразится на установлении контакта с публикой.

Аргументация и убеждение
К аргументации прибегают в том случае, когда мнения лектора и слушателей не совпадают. Корректное поведение выступающего и его ответы отражают воспитанность, авторитетность мнения и знаний. Даже если презентация успешна, люди получили положительное впечатление, но конфликтная ситуация при плохой реакции лектора вызовет обратный эффект. Именно поэтому требуется знание правил поведения с оппонентом, который по каким-то причинам пытается опровергнуть мнение лектора касаемо презентации.
Опытные ораторы всегда советуют избегать конфликтных ситуаций. Но если кто-либо из аудитории настроен агрессивно, то это будет трудно осуществить. Кроме того, это может быть своего рода уловкой. Но оратор, знающий и умеющий себя контролировать в подобной ситуации, вызовет только уважение оппонентов.[1] Поэтому очень важно соблюдать некоторые простые правила поведения в предконфликтных ситуациях.
Никогда нельзя повышать голос, наоборот, можно снизить тон голоса, тогда оппонент неосознанно снизит напряжение своего голоса. Нельзя хмурить лицо. Каким бы не был выпад оппонента нельзя терять уверенности и бояться критики. Необходимо продемонстрировать уважение к тому, что человек имеет личное мнение. Вежливость, проявляемая к публике, помогает справиться с ощущением неприязни к аудитории или определенному представителю. Аудитории, который возможно пытается опустить авторитет выступающего в глазах всех слушателей.
Закрытые позы недопустимы для общения с оппонентом или аудиторией. Язык тела, невербальные его манипуляции очень ярко проявляют мысли оратора, его неуверенность, считываются публикой и губят все впечатление. Если подсознательно возникает желание защититься, можно взять в руки бумагу, ручку, указку, но не совершать лишних движений. Если оратор находится за трибуной, такие жесты как скрещенные ноги, закрытые защитные позы будут не так сильно заметны.
Отстаивать точку зрения во время презентации при провокационных вопросах необходимо вежливо. Может прозвучать вопрос из зала, в котором оратор не имеет достаточных познаний. В таком случае может быть уместно ответить, что данный вопрос хорош, но не имеет отношения к предмету разговора, а также уточнить, что если останется время после лекции, то можно обсудить его позже, и продолжать говорить конкретно о презентации. В большинстве случаев такой прием работает, но это вырабатывается на практике