Планирование и подготовка переговоров

Введение

В настоящее время экономические условия складываются таким образом, что многим компаниям, в том числе и крупным, достаточно тяжело существовать в отрыве от рынка. Регулярно возникает необходимость общения с другими фирмами: партнерами, поставщиками, конкурентами. В целом, можно сказать, что данная тенденция не несет ничего негативного.
Переговоры всегда являлись одной из важнейших составляющих успешного существования фирм, людей и даже целых стран. В ходе переговоров достигаются многие важные, взаимовыгодные решения, без применения других инструментов, зачастую имеющих непредсказуемый или негативный характер.
Переговоры – это важная часть делового общения на любом уровне, начиная от бытового, заканчивая мировым. В данной работе в наибольшей степени будет рассмотрен уровень международный, касающийся крупных компаний.
В то же время, переговоры не предполагают сугубо общение двух сторон и решение задач. Переговоры являются большим и комплексным мероприятием, которому в значительной мере требуется большая и серьезная подготовка.
Исходя из всего вышеперечисленного, можно с уверенностью говорить о том, что данная тема является как никогда актуальной. Рассмотрение данной темы видится важным, так как в настоящее время переговоры занимают огромное место и имеют особую важность для множества компаний по всему миру.
Целью данной работы является детальный разбор планирования и подготовительного этапа переговоров на примере компании АО «Лукойл»
Для того чтобы достичь поставленной цели, необходимо решить ряд задач, а именно:
Рассмотреть понятие переговоров и их сущность;
Выделить основные этапы подготовки к переговорам;
Показать отличительные стороны для переговоров крупных международных компаний на примере компании АО «Лукойл»;
Сделать выводы по проделанной работе.
При выполнении поставленных задач, можно будет с уверенностью говорить о том, что цель работы полностью достигнута.
В ходе работы использовались теоретические материалы в виде книг и учебных пособий общепризнанных авторов, а также Интернет-ресурсы.

Теоретические основы переговорных процессов
Сущность и понятие переговоров
Для того чтобы наиболее полно раскрыть заданную тему, необходимо, прежде всего раскрыть основное понятие работы – переговоры. Для этого обратимся к литературе.
В наиболее общем смысле под переговорами понимается «универсальное средство общения между людьми, позволяющее достигать согласия по различным вопросам, где интересы сторон могут различаться. Обращаясь к истории, переговоры делились на:
Дипломатические (призванные улаживать конфликты между странами или договариваться о союзничестве);
Торговые (касающиеся цен на продукцию и ее объемов);
Спорные (призванные разрешать споры между гражданами или компаниями.
В целом, можно сказать, что в настоящее время данная классификация сохранилась, однако расширилась и стала более детализированной.
Рассмотрим наиболее точное определение переговоров. Переговоры – это коммуникация между сторонами, которая нацелена на достижение целей каждой из сторон. Стороны в данном случае имеют равные возможности в процессе обсуждения и принятия решения. Чаще всего переговорные процессы заканчиваются договорами, согласиями и иными доказательствами принятия общего решения. Однако в случае неуспешных переговоров, такого согласия естественно не будет.
Суть переговоров состоит из двух основных вещей:
Желание добиться договоренности по конкретным вопросам;
Стремление сдержать конфронтацию (при ее наличии), стремление избежать негативного исхода.
Переговоры, как уже говорилось ранее, не являются обособленным событием. Переговоры включают в себя комплексный ряд действий, который можно назвать обобщенно «переговорным процессом».
С научной точки зрения, переговорный процесс — это особый вид совместной деятельности людей. Особенность данной деятельности сводится к тому, что зачастую позиции сторон не совпадают. Еще одна особенность переговорного процесса состоит в том, что оппоненты очень близко контактируют друг стругом и им реально приходится учитывать мнения и позицию противоположной стороны [2].
Однако переговорный процесс это не только переговоры, но и подготовка к ним. Очень важно понимать, что подготовка – это больше половины успеха в переговорном процессе. В данной работе акцент сделан в большей степени на то, как происходит подготовка к переговорам, как важно производить планирование. Рассмотрим данный процесс на примере компании АО «Лукойл».
Теоретическая основа подготовки к переговорам
Рассмотрим теоретические основы подготовки к переговорам. Как уже было сказано ранее, переговорный процесс не является одиночным элементом разговора между двумя отдельными сторонами. Переговорный процесс делится на:
Подготовку к переговорам;
Непосредственные переговоры.
Именно от подготовки к переговорному процессу зависит во многом успех второго этапа. На практике, большинство компаний готовятся к переговорам достаточно серьезно, рассматривая все варианты развития беседы. В целом, это наиболее правильный подход, который позволяет не только достичь желаемого результата, но и более уверенно чувствовать себя в ходе переговорного процесса.
Во всем мире существуют определенные правила ведения переговоров, которым большинство компаний стараются следовать. Рассмотрим основные нюансы, которые присущи подготовке к переговорному процессу.
В первую очередь, если возникает необходимость прямого контакта с фирмой по тем или иным вопросам – направляется запрос на проведение переговоров. Данный запрос может быть выполнен, как в письменной форме (письмо, электронное письмо), так и в устной форме, по телефону.
После подтверждения обеих сторон и согласия на проведение переговоров, назначается точное время и день их проведения. Данная процедура согласовывается между компаниями таким образом, чтобы каждый участник процесса был способен присутствовать на переговорах. Помимо времени и даты, обязательно оговаривается место для проведения встречи [1].
Местом проведения переговоров может быть практически любое заведение, если переговоры носят относительно неформальный характер. Однако в данной работе мы в большей мере рассматриваем переговорный процесс со стороны крупных серьезных компаний, которым не характерно проведение неформальных встреч для решения глобальных вопросов.
Таким образом, для встречи чаще всего выбирается место в офисе той или иной компании. У любой крупной уважающей себя компании есть место для переговоров. Однако если формат деловой встречи не может быть организован в офисе, арендуется помещение в бизнес-центрах, которое подходит для переговорного процесса.
Очень важно следовать установленному времени и не опаздывать. Во-первых, это показывает серьезность намерений компании. Во-вторых, опоздания – это неуважение к людям и их времени.
В целом, это основные аспекты, которые требуется соблюсти для формальной подготовки к переговорам

. Многие люди и компании пренебрегают этим, из-за чего зачастую случаются непредвиденные ситуации. Такие ситуации могут не только повлиять на качество проводимых переговоров, но и вовсе сделать так, что переговоры не состоятся.
Далее рассмотрим непосредственный процесс подготовки к самим переговорам, выделим его ключевые особенности.
Подготовка к переговорам – это прежде всего глубокое изучение рассматриваемого вопроса. Иными словами, перед проведением переговоров необходимо наиболее полно проанализировать и изучить вопрос, который будет рассматриваться, и обсуждаться в ходе проведения переговоров.
Зачастую результат переговорного процесса зависит от полноты владения информацией. Асимметрия информации в рыночных условиях позволяет многим компаниям занимать доминирующую позицию. Это же касается и переговоров. Владение информацией и умение вовремя ее подать – залог успеха в ходе переговорного процесса.
Практика переговорных процессов показывает, что для ответа на конкретный вопрос лично требуется гораздо больше времени, чем для написания письма и получения на него ответа. Однако личный контакт предпочтительнее по многим психологическим и тактическим причинам. Именно поэтому многие вопросы решаются не в ходе переписки, а напрямую, через личный контакт. Кроме этого, личная встреча показывает всю полноту и серьезность намерений собравшихся.
Для того, чтобы изучать тему переговоров, важно определить представителей компании, которые будут присутствовать на обсуждении. Иногда это могут быть представители топ-менеджмента и юристы, иногда непосредственно глава управления и его заместители. В случаях, если переговоры носят не столь значимый характер, возможна отправка специальных людей, чаще всего со знанием юридических тонкостей тех или иных вопросов [3].
Переговоры по основным вопросам отношений, условий договора или договоров должны вестись только с авторитетными представителями другой стороны. Масштабы новых переговоров по-прежнему являются существенным фактором, ускоряющим или тормозящим принятие ожидаемого решения.
Знание правил партнерской организации, страны, ее таможни и особенно внутренних отношений позволяет избежать просчетов, которые могут помешать принятию ожидаемого решения. Примером такого просчета является ссылка на мнение человека, которого собеседник в рассматриваемых вопросах не признает авторитетом или просто не любит.
Рассмотрим основные этапы подготовки к переговорам и их проведения. Подготовка переговоров и их проведение, как правило, делятся на три этапа.
На первом этапе необходимо собрать всю необходимую информацию, разобраться в проблемах переговорщиков и наметить пути к соглашению. Составьте список собственных интересов и интересов других людей и изложить их на бумагу в наиболее полной форме.
На втором этапе следует рассмотреть различные варианты переговоров и выбрать наиболее приемлемый вариант. Важно просчитать все варианты развития событий, от самого позитивного, до самого негативного. Поэтому разработка вариантов того, что будет делать представитель компании, если не получится достигнуть соглашения, увеличивает шансы на то, что компания останется успешной и в будущем.
На третьем этапе необходимо выявить и понять различия в подходах к обсуждаемым проблемам. Подготовка новой стратегии переговоров может занять определенное количество времени. Однако само решение должно быть принято быстро и немедленно реализовано.
Ответственность в этом случае очень велика. В случае неудачи или банкротства виноваты будут представители компании, поэтому планирование переговоров является важнейшим этапом их подготовки. План должен полностью охватывать интересующие компанию темы. Нельзя ограничиваться только установлением даты, времени и места переговоров. В ней в общих чертах изложены основные проблемы, которые следует учитывать, и состав участников переговоров.
Затем разрабатывается поэтапный план. Наличие плана дает исполнителям уверенность в успехе бизнеса.
Практика показывает, что при планировании переговоров важно изложить возможную реакцию партнера на предложения и учесть его собственные ожидания от этих переговоров. Поэтому план должен быть достаточно гибким, но обеспечивать ответы на все вопросы поставленные изначально. Известно, что непредвиденная ситуация может привести к срыву переговоров. Этого можно избежать, только заранее разработав альтернативные предложения [4].
Все переговоры должны быть ограничены во времени. Крайне неблагоприятно сказывается бессрочная продолжительность переговоров (часто из-за дезорганизации участников). Они свидетельствуют о неподготовленности и формальном отношении руководителя переговоров к ним, о его профессиональной неподготовленности и неспособности принимать ответственные решения, а также о пренебрежении к своему партнеру.
Обязательным условием для контакта с представителями других организаций (фирм) является предварительное соглашение о дате и месте встречи. Крайне невежливо приходить в компанию без согласования и добиваться достойной встречи. Требование несогласованной встречи может вызвать у сотрудников компании ложное впечатление о ее статусе и авторитете ее руководителя.
В такой ситуации легко получить отказ от личной встречи или быть отправленным к сотруднику, чей статус гораздо ниже предполагаемого, иными словами получить своеобразную «моральную пощечину. Однако, когда достигнуто соглашение о встрече, требуется абсолютная пунктуальность, а точность является неотъемлемой чертой любого уважающего себя предпринимателя.
Переговоры не всегда происходят в помещениях. Встречи с деловыми партнерами, которые имеют неформальный характер, могут проходить совершенно в различных местах: в кафе, в ресторане, на спортивном мероприятие, на природе. Переговоры в неформальной обстановке требуют особенно тщательной подготовки, так как сложно представить, что под рукой в быстром доступе будет план переговоров, все возможные и необходимые документы. Не исключено, что представители конкурирующих компаний окажутся случайными свидетелями [5].
В общем плане переговоров должно содержаться следующее:
1. Место, дата и время встречи;
2. Состав участников;
3. Вопросы обсуждения;
4. Альтернативы встречным предложениям;
5. лицо, ответственное за заседание и выступающее за представителя другой стороны;
6. Ответственный за организацию прохладительных напитков и иных удобств во время переговоров.
При подготовке переговоров первостепенное значение имеет правильный выбор языка общения. Если деловые переговоры ведут партнеры, свободно говорящие на одном и том же языке, то проблема выбора языка переговоров не возникает. Если языковая среда отличается, переговоры, как правило, ведутся на гостевом языке с участием переводчика, свободно владеющего необходимой терминологией. Следует отметить, что профессионалы, как правило, склонны сотрудничать с квалифицированным переводчиком, даже если достаточно хорошо знают язык партнера