Особенности информационных технологий в бухгалтерском учете

Введение

На сегодняшний день уже практически не осталось ни одной сферы жизнедеятельности человека, где бы отсутствовали информационные технологии. Они прочно вошли в нашу жизнь. Современная бухгалтерия тоже не стала исключением, ведение бухгалтерского учета без компьютерной обработки данных практически немыслима.
Вся информация об обязательствах, активах, доходах и расходах организации обрабатывается бухгалтером с использованием информационных технологий, что значительно повышает его оперативность. Благодаря им в любой момент можно получить сведения о том, сколько и какого имущества у предприятия, организации, где оно находится, в каком состоянии, как используется, кто отвечает за его сохранность. Не используя ручные выборки и группировки, можно получить данные по обороту средств, определить сальдо по контрагентам, покупателям, поставщикам, а также счетам за любой период времени или любую дату. Таким образом, компьютер можно назвать надежным партнером современного работника бухгалтерии, с помощью которого работа организации, отдельной фирмы или предприятия представляется в виде различных информационных характеристик.
Каждая из существующих информационных технологий редко используются по одной, как правило, они все объединены в комплекс, который называется бухгалтерскими информационными системами.
Целью написания данной работы является изучение особенностей информационных технологий бухгалтерского учета.
Благодаря изученному материалу получены знания:
о целях использования бухгалтерской информации;
что такое бухгалтерская информационная система;
какие общие черты имеет БУИС с другими автоматизированными системами обработки информации и чем отличается.
Полученные знания будут полезны для изучения программных продуктов и дальнейшей профессиональной деятельности.
В ходе написания работы рассмотрены материалы периодических изданий Экономические науки, МСФО на практике, Бухгалтерский учет и Вестник НГИЭИ в которых освещены актуальные вопросы автоматизации бухгалтерского учета. А также изучены мнения таких авторов учебных пособий как В. А. Благодатских, М. А. Енгибарян, Е. В. Ковалевская, А.Л. Полковский и Н.Н. Хахонова.


Понятие бухгалтерской информационной системы (БУИС)
Информационная система (ИС) - это информация, взаимосвязанная совокупность средств и методов ее обработки, а также персонал, реализующий информационный процесс.
Бухгалтерский учет предполагает упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения электронной информации, выраженной в денежном эквиваленте, об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.
При этом необходимо понимать, что работа бухгалтерии заключается не только в том, чтобы обеспечить хранение данных об обязательствах и имуществе организации, а в главную очередь к созданию на основании этих данных бухгалтерских отчетов различной сложности. Конечно, для выполнения данной работы можно использовать различные программные продукты, предназначенные для удобного хранения данных - базы данных или, в простом случае, электронные таблицы, однако одним из основных требований к бухгалтерскому учету (согласно закону о бухгалтерском учете) является документальное обоснование каждой бухгалтерской операции.
В связи с этим информационные системы намного выгоднее и удобнее ручной формы бухгалтерского учета, так как имеют ряд характерных преимуществ. Например, многократное использование единожды зарегистрированной первичной информации, в связи с тем, что при работе на компьютере имеется возможность ее преобразования и группировки. Также во многих операциях бухгалтерского учета благодаря автоматизированной обработке исключена возможность появления случайных ошибок, которые могли быть допущены при ручной обработке. Многие задачи внутреннего контроля включены в современные бухгалтерские информационные системы, что позволяет одному специалисту выполнять такой объем работы, который при отсутствии автоматизации выполняется несколькими различными работниками. Также некоторые операции могут выполняются полностью в автоматическом режиме, например:
проводить начисление амортизации;
проводить расчеты с покупателями и поставщиками;
вести учет расчетов по заработной плате с сотрудниками;
проводить начисление ЕСН и НДФЛ;
вести операции по банку и кассе;
проводить расчеты с подотчетными лицами;
и многие другие разделы учета.
Информационные системы бухгалтерского учета – это совокупность технических, организационных, методических, программных средств для сбора, хранения, обработки, представления информации, предназначенной для поддержки функций бухгалтерского учета организации.
Особенности информационных систем бухгалтерского учета:
1

. Обязательность классов информационных объектов.
2. Связь объектов типичной системы жестко определяют правила бухгалтерского учета и законодательство, а только потом специфика предметной области.
3. Процедуры обработки также определяются правилами бухгалтерского учета и законодательством.
При использовании в работе автоматизированных систем бухгалтерского учета увеличивается оперативность работы. Это достигается благодаря тому, что бухгалтерам больше не приходиться выполнять выборку и группировку вручную, так как с помощью имеющихся систем они могут получить данные по оборотам средств, определить сальдо по поставщикам, покупателям, контрагентам и счетам на абсолютно любую дату или период времени. Также у них пропадает необходимость проверять данные синтетического и аналитического учета, в связи с тем, что имеется возможность детализации любой степени по поставщикам, синтетическим счетам и прочим показателям благодаря созданию единого массива записей.
Все аспекты деятельности организации взаимосвязаны и бухгалтерская деятельность не является исключением. В идеале информационная система организации отражает деятельность всего предприятия, и бухгалтерская система является одной из составляющих данной системы. Благодаря данному аспекту она получит необходимый информационный поток, а также сможет обеспечить им те подсистемы, которые в нем нуждаются.
Именно создание единой информационной системы, позволяющей не только выполнять запросы работников бухгалтерии, но при этом одновременно предоставлять информацию по запросам сотрудников других подразделений и отделов, вызывает наибольшие затруднения.
Данная информационная система обеспечивает видимость одной и той же информации нескольким сотрудникам организации, и предоставляет возможность ее редактирования и обновления, каждому из работников, в своей части.
Следовательно, бухгалтерские информационные системы увеличивают объем и качество получаемой информации о бухгалтерском учете и работе бухгалтера, позволяют вести оценку текущего финансового положения организации и строить перспективы его роста.

Основные пользователи бухгалтерской информации
Не так давно основными пользователями бухгалтерской информации были органы государственной власти. В современном обществе, благодаря переходу на международные стандарты, бухгалтерская информация необходима для принятия управленческих решений как внутри предприятия, так и за его пределами. Таким образом, всех пользователей информационных бухгалтерских систем можно разделить на внешних и внутренних.
Руководство организации, а также менеджеры различных служб, будут внутренними пользователя бухгалтерской информации. На ее основании оценивается наличие денежных ресурсов; чистая прибыль предприятия за последний отчетный период; соответствие нормы прибыли ожидаемой величине; соотношение чистых активов и уставного капитала; а также определяются наиболее прибыльные направления деятельности и себестоимость производимой продукции.
К внешним пользователям бухгалтерской информации относятся кредиторы, инвесторы, аудиторы, покупатели, инспектора налоговых служб, акционеры и клиенты. В таблице 1 приведены потребности и интересы внешних пользователей бухгалтерской информации.
Таблица 1 Интересы и потребности в бухгалтерской информации ее внешних пользователей
Внешние пользователи Интересы и потребности
Акционеры и инвесторы Насколько эффективно и прибыльно используется собственный капитал владельцев предприятия, нужны ли ему новые инвестиции или их объем следует уменьшить